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跨部门协作流程规范化指导书

一、适用协作场景

本指导书适用于企业内部需多部门共同完成的各类协作事项，常见场景包括但不限于：

新产品/服务开发：如市场部提出产品需求，需联动研发部、设计部、生产部、测试部共同推进从概念到落地的全流程。

跨部门项目攻坚：如公司年度战略目标落地，需成立专项小组，涉及财务部、人力资源部、运营部等多部门协同。

资源协调与共享：如市场活动需调用技术部支持系统接口、行政部协调场地物资，需明确资源申请与分配流程。

流程优化与制度建设：如财务部牵头优化报销流程，需联合各部门收集痛点、制定方案并落地执行。

二、协作全流程操作指引

（一）需求发起与申请

责任主体：协作发起部门（如市场部、项目组等）

操作要点：

明确协作目标与范围：清晰描述需解决的核心问题、预期成果及涉及部门（例如：“为提升用户活跃度，需技术部支持开发积分功能，运营部配合策划活动，设计部提供UI方案”）。

评估资源需求：列出所需人力、时间、预算等支持（如“需技术部2名开发人员，周期2周；运营部1名活动策划，周期1周”）。

填写《跨部门协作申请表》（详见模板1），提交至协作协调人（如项目总监、部门负责人指定人员）进行初步审核。

输出成果：《跨部门协作申请表》（经发起部门负责人签字确认）。

（二）协作对接与可行性评估

责任主体：协作协调人、涉及部门负责人

操作要点：

协调人收到申请后，1个工作日内组织相关部门负责人召开对接会（或线上沟通），明确协作事项的核心目标与各方初步诉求。

各部门负责人评估本部门资源匹配度与协作可行性，2个工作日内反馈意见（如“技术部当前人员紧张，可延期1周启动”或“设计部需明确UI风格要求，3个工作日内提供”）。

若存在重大分歧（如资源冲突、目标不一致），协调人需组织二次沟通，必要时上报分管领导协调，直至达成初步共识。

输出成果：《协作对接会议纪要》（明确各部门初步反馈、需协调的问题及解决方案）。

（三）方案制定与任务分工

责任主体：协作发起部门、涉及部门负责人

操作要点：

根据对接共识，发起部门牵头制定《跨部门协作方案》，内容包括：协作目标、详细步骤、时间节点、各部门具体任务、交付标准、沟通机制、风险预案等。

各部门负责人确认本部门任务细节（如“研发部需在X月X日前完成积分功能开发，并提供测试环境”），签字确认方案。

协调人审核方案完整性，保证目标清晰、责任到人、时间可行，若需调整则反馈发起部门修订。

输出成果：《跨部门协作方案》（经所有涉及部门负责人签字确认）。

（四）执行推进与过程管控

责任主体：各部门任务负责人、协作协调人

操作要点：

各部门按方案分工推进任务，指定专人负责本部门工作落地（如“市场部经理负责活动文案策划，技术部工负责接口开发”）。

建立“双周进度同步+关键节点复盘”机制：

双周：各部门负责人向协调人提交《协作进度跟踪表》（详见模板2），说明已完成工作、未完成原因及需支持事项。

关键节点：如方案中“需求评审完成”“功能开发完成”等节点，协调人组织相关部门召开复盘会，评估进度是否符合预期，偏差超10%需制定纠偏措施。

过程中出现风险（如人员变动、需求变更），责任部门需第一时间（24小时内）向协调人报备，共同商议解决方案（如“技术部工离职，协调人安排工接手，同步调整开发周期”）。

输出成果：《协作进度跟踪表》（双周更新）、《关键节点复盘纪要》。

（五）成果验收与归档

责任主体：协作发起部门、涉及部门、协作协调人

操作要点：

任务完成后，发起部门组织各部门按《协作方案》中的“交付标准”进行验收（如“积分功能需通过测试用例100%，活动方案需通过用户调研满意度≥80%”）。

验收通过后，各部门提交《成果确认表》（详见模板3），签字确认协作成果达标。

发起部门负责整理协作过程中的文档（申请表、方案、会议纪要、进度表、验收报告等），按公司档案管理规定归档（电子档存共享服务器，纸质档交行政部备案）。

输出成果：《成果确认表》（经所有涉及部门负责人签字）、《协作成果归档清单》。

（六）复盘优化与知识沉淀

责任主体：协作协调人、所有涉及部门负责人

操作要点：

协作结束后5个工作日内，协调人组织召开复盘会，重点讨论：

协作中的亮点（如“跨部门沟通效率高，提前3天完成目标”）；

存在的问题（如“需求变更未及时同步导致返工”“资源预估不足”）；

改进建议（如“建立需求变更审批流程”“加强前期资源调研”）。

复盘会形成《协作复盘报告》，报分管领导审阅后，由发起部门更新至公司“协作知识库”，供后续协作参考。

输出成果：《协作复盘报告》（含问题清单、改进措施及责任部门/人）。

三、协作工具模板清单

模板1：跨部门协作申请表

事项名称

发起部门

协作日期

涉及部门

（如市场部、技术部、运营部等）

协作协调人

联系方式

协作目标

（需明确、可量