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- 2026-01-20 发布于广东
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****有限公司
环境/职业健康安全管理体系文件
文件编号
AH-B.03.10
修改状态
E
文件名称
记录控制程序
页码
第PAGE5页
共5页
****
****有限公司
环境/职业健康安全管理体系文件**************************************************
文件名称:《记录控制程序》
文件编号:AH-B.03.10
版本:E
页码:共5页
生效日期:
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文件修订、批准页
修订记录：
版本
修订日期
修订（内容）说明
文件审批：
编制/日期
体系管理标准化审查/日期
部门审核/日期
其他部门会签/日期
批准/日期
1目的
通过对记录的有效控制，用于证明相应过程的可追溯性，为验证和制定纠正及预防措施提供证据，并为保持和改进安环管理体系提供信息。
2范围
适用于本公司环境、职业健康安全（以下简称“安环”）、活动、管理等有关记录的管控。
3引用标准、文件
ISO14001：2004《环境管理环境管理体系要求及使用指南》
OHSAS18001：2007《职业安全健康管理体系》
AH-A.0
AH-B.03.06《文件控制程序》
4术语与定义
记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
安环记录：为了证明安环管理体系的要素运行的有效性提供客观证据的文件。凡为安环体系文件要素和公司（工厂）安全管理规定的记录、报告、监测数据等，均属“安环记录”。
5管理职责
5.1安环体系管理部门
负责对安环管理体系记录进行归口管理。
5.2各部门
分别负责本部门产生、收集、使用的记录进行整理，归档，保存和对过期的记录按相关程序进行处理。
6程序及要求
6.1记录的体现形式
记录以书写、拷贝、刻录等方式来实现，可以用卡片、表格、图表、报告进行表述，以纸张、电子文档、光盘等形式进行呈载。
6.2安环（产品及服务）记录的分类
根据安环管理的过程，安环记录分为以下类型：
a)管理体系规划管控类记录；
b)运行与监视、测量记录；
c)投诉记录及相关方信息；
d)培训记录；
e)纠正、预防措施记录；
f）其他形式的记录（如：像片、临时性记录等）。
6.3记录保存期限要求
序号
记录的类别
保存期限
保存责任单位
a
规划管控类
安环体系文件（手册、程序文件、管理规定与操作规程）
3年
安环体系管理部门
公司管理架构图、各部门组织架构图与职责
3年
人事部
安环体系内审（含稽查）、管理评审、外审记录
2年
安环体系管理部门
b
运行与监视、测量类
环境因素识别、评价、控制记录
2年
安环体系管理部门、各部门
危险源辩识、风险评估记录
2年
安环体系管理部门、各部门
法律法规合规性评价记录
2年
安环体系管理部门、各部门
目标、指标运行记录
3年
安环体系管理部门、各部门
职工体检（含职业病体检）记录
5年
行政部
职工工伤事故调查、处理记录
5年
行政部
劳保用品发放、回收记录
2年
生产部、行政部
动火作业记录
2年
行政部
消防器材台帐、更换、点检记录
1年
行政部
设备仪器仪表合格验收记录
2年
工业工程部
设备仪器仪表运行、点检、维护记录
1年
工业工程部
废弃物（含危险废弃物）回收、处理记录
5年
行政部、仓储部
危险物品储存记录
2年
仓储部
c
投诉类
安环信息反馈记录
5年
安环体系管理部门、行政部
安环事故调查记录
5年
安环体系管理部门、行政部
d
培训类
入职、在职安环培训与考核记录
2年
人力资源部
特种作业人员培训记录
人力资源部
e
纠正、预防类
不符合项纠正、预防记录
3年
体系管理部门/行政部
运行环节纠正、预防记录
2年
各部门
不符合处理记录
3年
各部门
f
其他类
委外合约
按约定
各部门
客户合约、特裁
按约定
各部门
人事档案记录
2年
人力资源部
本表未涉及到的相关记录
至少1年
各部门
对于记录的保留，当上表中要求的保留期限与客户要求的记录保留有冲突时，以保存期限相对较长的要求为准。
6.4记录的管理
各部门应在本部门内指定兼职的记录管理员，负责对本部门的记录进行归口管理，对于记录的有效管理各部门长为第一责任人。对于记录的管理，需按以下内容进行操作：
作业流程
作业者
输入依据
输出要素及要求
记录表格的制定、增加
记录表格的制定、增加
安环体系管理部门
安环管理体系要素、文件
安环管理实现过程的相关记录表格。
各部门
实际
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