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采购申请审批与供应商评估工具指南

一、适用工作情境

本工具适用于企业内部各类采购活动的规范化管理，涵盖常规物料采购、设备采购、服务外包等场景。具体包括：

部门因业务需要新增采购项目时，需通过采购申请流程发起审批；

涉及新供应商合作或现有供应商续约时，需同步开展供应商评估；

采购金额达到一定标准（如单笔超万元）或涉及关键物资时，需严格遵循审批与评估流程，保证采购合规性与经济性。

二、操作流程详解

步骤一：采购申请发起与填写

操作内容：

申请人（需求部门经办人）根据实际采购需求，填写《采购申请表》，明确以下信息：

采购基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期、采购类别（如“办公用品”“生产设备”“技术服务”等）；

物资/服务明细：品名、规格型号、数量、单位、预估单价、总价、用途说明（需注明使用场景及必要性）；

附件材料：如技术参数表、市场询价记录（至少3家供应商报价）、历史采购合同（类似项目）等，作为审批依据。

责任人：申请人*（需求部门经办人）

关键要求：内容需真实、完整，预估价格需基于市场调研，避免虚高或漏填。

步骤二：部门初审

操作内容：

申请部门负责人对采购申请的必要性、预算合理性及附件完整性进行审核。重点确认：

采购需求是否符合部门年度工作计划；

预估金额是否在部门预算范围内，超预算需说明理由并附预算调整申请；

技术参数、规格型号等是否明确，避免模糊描述（如“电脑1台”需补充具体配置要求）。

责任人：部门负责人*

输出结果：审核通过后签字确认，若不通过需注明原因并退回申请人修改。

步骤三：财务审核

操作内容：

财务部门对采购申请的预算合规性、资金来源及付款方式进行审核，具体核查：

采购项目是否纳入年度预算，预算科目是否准确；

资金支付计划是否符合公司财务制度（如预付款比例、结算周期等）；

大额采购（如超10万元）需评估资金占用成本，必要时提供资金可行性说明。

责任人：财务审核人*

输出结果：审核通过后签字，若涉及预算外支出，需提交财务总监*审批。

步骤四：采购部门对接与供应商初选

操作内容：

采购部门接收审批通过的申请后，启动供应商对接流程：

对于常规物资，从《合格供应商名录》中筛选至少2家供应商进行询价；

对于新供应商或特殊项目，需通过公开招标、竞争性谈判等方式确定候选供应商，并收集其营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等）、产品/服务案例等资料。

责任人：采购经办人*

关键要求：供应商选择需遵循“公开、公平、公正”原则，优先选择长期合作信誉良好的供应商。

步骤五：供应商评估与打分

操作内容：

采购部门组织相关部门（如需求部门、质量部门、财务部门）成立评估小组，对候选供应商进行综合评估，填写《供应商评估表》。评估维度包括：

价格水平（权重30%）：对比市场均价、历史采购价，评估报价合理性；

质量保障（权重25%）：查验供应商质量认证体系、产品合格率、售后质保条款等；

交付能力（权重20%）：考察供应商交货周期、产能、应急配送方案等；

服务能力（权重15%）：评估技术支持、响应速度、培训服务等；

合作稳定性（权重10%）：参考过往合作记录、付款条件、信用评级等。

评估小组采用百分制打分，80分以上为“优秀”，60-80分为“合格”，60分以下为“不合格”。

责任人：评估小组（由采购经办人、需求部门代表、质量专员*等组成）

输出结果：《供应商评估表》及评估报告，明确推荐供应商或淘汰原因。

步骤六：最终审批与合同签订

操作内容：

采购部门将《采购申请表》《供应商评估表》及相关附件提交至公司管理层（如分管副总、总经理）进行最终审批。审批通过后，由采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方权利义务、交付标准、验收方式、违约条款等。

责任人：最终审批人、采购负责人

关键要求：合同条款需经法务部门（或指定法务专员*）审核，保证合规性。

步骤七：执行、验收与归档

操作内容：

采购执行：供应商按合同约定交付物资/服务，需求部门负责核对数量、规格，并签署《收货确认单》；

质量验收：质量部门（或需求部门）对物资/服务进行质量检测，出具《验收报告》；

付款结算：财务部门凭《采购申请表》《合同》《收货确认单》《验收报告》等单据办理付款；

资料归档：采购部门将所有流程文件（申请、审批、评估报告、合同、验收单等）整理归档，保存期限不少于3年。

责任人：需求部门、质量部门、财务部门、采购部门

三、核心模板清单

模板1：采购申请表

字段名称

填写说明

申请部门

需求部门全称

申请人

部门经办人姓名（用*代替）

联系方式

办公电话或内部工号

申请日期

年/月/日

采购类别

□物料采购□设备采购□服务外包□其他（请注明）

物资/服务明细

（表格形式）品名、规格型号、数量、单位、预估单价、总价、用途说明

附件清单

□技术参数表□询