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公司活动组织及宣传素材规划模板

一、适用场景与核心价值

二、活动组织与宣传规划全流程步骤

阶段一：活动筹备期——目标锚定与资源整合

步骤1：明确活动核心目标

与需求部门（如行政部、市场部、人力资源部）沟通，确定活动核心目的（如“提升团队凝聚力”“推广新产品功能”“增强员工归属感”），避免目标模糊导致方向偏移。

设定可量化目标（如“参与人数≥200人”“社交媒体曝光量10万+”“员工满意度评分≥4.5/5”）。

步骤2：精准定位受众与场景

分析受众画像（如内部员工、客户、合作伙伴、公众），明确其需求与偏好（如员工关注互动体验，客户关注产品价值）。

结合活动目标选择场景（如室内会议厅适合发布会，户外拓展基地适合团建），保证场景与活动调性匹配。

步骤3：编制预算与资源清单

细化预算项（场地租赁、物料制作、宣传推广、人员费用、应急备用金等），明确各项费用上限及审批流程。

梳理可用资源（如内部场地、自有宣传渠道、合作供应商资源），优先盘活存量资源降低成本。

步骤4：组建专项团队与分工

明确活动总负责人（总协调人），下设策划组（流程设计、内容策划）、执行组（场地、物料、人员对接）、宣传组（素材制作、渠道投放）、后勤组（餐饮、交通、应急保障），各组职责清晰，避免推诿。

阶段二：活动执行期——落地推进与素材落地

步骤1：制定详细执行方案

输出《活动执行手册》，含流程表（时间节点、环节内容、负责人）、场地布置图、人员分工表、应急预案（如天气突变、设备故障）。

提前3天完成彩排，重点测试流程衔接、设备调试、人员配合，保证活动当天顺畅。

步骤2：宣传素材标准化制作

根据受众与渠道特点，规划素材类型（如预热海报、活动邀请函、现场照片/视频、嘉宾采访、回顾长图），保证素材风格统一（符合VI规范）。

明确素材核心信息（如活动主题、时间地点、亮点环节、报名方式），由宣传组牵头设计，需求部门确认后定稿。

步骤3：多渠道宣传投放

提前2周启动预热：内部渠道（企业群、OA系统、公告栏）覆盖员工，外部渠道（公众号、视频号、行业媒体）触达目标受众。

活动当天实时传播：安排专人拍摄照片/短视频（突出互动瞬间、关键成果），通过直播、图文快讯等形式增强现场感。

阶段三：活动收尾期——复盘优化与效果沉淀

步骤1：素材二次加工与传播

活动结束后3个工作日内，整理高质量素材（如精彩集锦视频、嘉宾金句海报、数据成果长图），通过多渠道二次传播，延长活动影响力。

向参与者发送感谢信（含活动回顾照片），增强参与感与归属感。

步骤2：效果评估与数据复盘

收集数据（参与人数、渠道曝光量、互动评论、满意度问卷等），对比目标值分析达成情况，形成《活动效果评估报告》。

召开复盘会，总结亮点（如“短视频直播观看量超预期”）、不足（如“物料准备延迟”），提出改进措施（如“建立供应商备选库”）。

步骤3：资料归档与经验沉淀

整理活动全流程资料（方案、设计稿、数据报告、复盘纪要），分类归档至企业知识库，为后续活动提供参考。

三、核心工具表格

表1：活动基础信息登记表

项目

内容填写示例

备注

活动名称

2024年度公司“凝心聚力”主题年会

需体现核心主题

活动类型

内部团建+成果展示

区分内部/外部、线上/线下

核心目标

提升员工归属感，年度成果可视化呈现

需可量化

时间

2024年12月15日14:00-20:00

精确到小时，预留缓冲时间

地点

公司总部A栋多功能厅+户外拓展基地

附场地平面图

总负责人

（行政部经理）

24小时联系方式（内部号）

预算总额

15万元

分项预算另附

受众画像

全体员工（200人），含异地分支机构代表

年龄、岗位、兴趣标签

表2：宣传素材规划清单

素材类型

内容主题

核心信息

呈现形式

负责人

完成时间

投放渠道

预热海报

年会主题发布+报名倒计时

时间、地点、亮点环节

电子海报（JPG）

（设计组）

12月1日

企业公众号

邀请函

嘉宾邀请+员工参会须知

流程安排、着装要求

H5互动邀请函

（策划组）

12月5日

OA系统、邮件

现场照片

领导致辞、团队互动、颁奖环节

突出情感共鸣与成果展示

精修图+9宫格

赵六（摄影组）

活动当天

朋友圈、工作群

回顾长图

年会精彩瞬间+2024年度数据成果

数据可视化、关键里程碑

长图（PNG）

（设计组）

12月18日

公众号、内部刊物

表3：活动执行进度跟踪表

阶段

任务名称

负责人

计划时间

实际时间

完成状态（□未开始□进行中□已完成□延期）

备注（如需协调资源）

筹备期

场地确认

**

11月20日

11月18日

□已完成

提前预留布置时间

筹备期

嘉宾邀请函发送

**

12月5日

12月6日

□延期

1位嘉宾临时出差调整

执行期

现场设备调试

周七

12月15日9:00

12月15日10:30

□已完成

投影仪