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会议室预定及活动安排标准化模板

一、模板适用范围

二、标准化操作流程

1.需求发起与信息确认

发起人：根据会议或活动需求，明确核心信息，包括：

活动名称（如“2024年Q3销售目标研讨会”）；

活动类型（会议/培训/接待/团建等）；

时间需求（具体日期、开始/结束时间，精确到30分钟，如“2024年7月15日14:00-16:30”）；

参与人数（预计人数，需考虑会议室容量）；

场地需求（是否需要特定布局，如课桌式、剧院式、圆桌式；是否需要独立茶水间、投影设备等）；

特殊要求（如茶歇、横幅、翻译设备等）。

输出：填写《会议室预定申请表》（见第三部分“配套工具表单”），保证信息完整、准确。

2.会议室查询与预定申请

查询方式：通过企业会议室管理系统、共享文档（如Excel/在线表格）或行政部查询指定日期可用会议室，确认会议室容量、设备配置（投影仪、麦克风、白板、视频会议系统等）是否匹配需求。

申请提交：将填写完整的《会议室预定申请表》提交至审批部门（如行政部/直接上级），若为跨部门活动，需提前沟通协调。

关键动作：

避免预定“非工作时间”（如节假日、周末，除非特殊审批）；

长期活动（如连续3天以上的培训）需提前1周申请；

临时预定需至少提前4个工作日提交（紧急情况需注明原因，经特批后处理）。

3.审核与预定确认

审批人：部门负责人/行政部根据会议室使用规则审核，重点确认：

时间是否与其他预定冲突；

会议室规模与人数是否匹配；

特殊需求是否可满足（如设备调试、物料摆放等）。

结果反馈：审批通过后，审批人在申请表签字确认，同步通知发起人预定成功；若不通过，需说明原因并建议调整时间或场地。

信息同步：行政部将预定信息录入会议室管理系统，更新“会议室占用日历”，避免重复预定。

4.会前准备与协调

会议室布置：

根据预定布局提前30分钟布置场地（如摆放座椅、调试投影仪、连接麦克风、放置席卡等）；

若需茶歇，提前与行政部确认茶歇种类、摆放时间及位置。

设备检查：活动前1小时，由行政部/发起人指定人员检查会议室设备（网络、投影、灯光、空调等），保证正常运行。

人员通知：发起人提前1-2天向参会人员发送会议通知（含时间、地点、议程、联系人*及联系方式），重要活动需再次提醒。

物料准备：根据需求准备会议资料、签到表、笔、纸、饮用水等，放置于会议室入口处。

5.活动执行与现场管理

签到引导：活动开始前15分钟，安排人员在会议室入口引导签到，发放会议资料，协助参会人员就座。

设备保障：活动期间安排专人（如行政人员/IT支持*）在会议室待命，及时处理设备故障（如投影黑屏、声音异常等）。

流程把控：主持人严格按照议程推进会议，控制各环节时间；若需临时调整，需提前与参会人员沟通。

突发情况处理：

若设备故障无法及时修复，立即启用备用会议室（如有）或调整活动形式（如改用线上会议）；

若参会人员临时增加，确认会议室是否可容纳，必要时调整座位布局；

若活动时间延长，提前与后续预定方沟通，协商调整方案。

6.会后整理与反馈收集

场地复原：活动结束后1小时内，由行政部/发起人指定人员清理会议室（如整理座椅、关闭设备、清理垃圾、回收物料等），保证场地恢复原状。

设备检查：再次检查会议室设备（如关闭投影仪、拔掉电源线、确认麦克风归位等），填写《设备使用登记表》。

反馈收集：发起人通过问卷或口头反馈，收集参会人员对会议组织、场地设备、流程安排的评价和建议，填写《会议/活动反馈表》（见第三部分“配套工具表单”）。

资料归档：将会议通知、签到表、会议纪要、反馈表等资料整理存档，便于后续查阅。

三、配套工具表单

表1：会议室预定申请表

基础信息

内容

申请人*

所在部门

联系方式

会议/活动名称

会议/活动类型

□会议□培训□接待□团建□其他（请注明：________）

时间安排

日期

年月日

开始时间

：（24小时制）

结束时间

：（24小时制）

预计时长

小时分钟

场地与设备需求

参与人数

人（含主讲人/嘉宾*）

会议室名称

□A101□B205□C301□其他（请注明：________）

布局要求

□课桌式□剧院式□圆桌式□自由组合□无特殊要求

设备需求

□投影仪□麦克风□白板□视频会议系统□音响□翻页笔□其他（请注明：________）

特殊需求

□茶歇□横幅□席卡□饮用水□其他（请注明：________）

参会人员范围

（如：市场部全体成员、客户代表*等）

备注

（如：需提前调试视频会议设备、需摆放绿植等）

审批信息

部门负责人审批*

签字：日期：

行政部审核*

签字：日期：

申请人确认

已收到预定通知，确认无误。签字：日期：

表2：活动执行准备清单

时间节点

任务内容

负责人*

完成状态

备注