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企业文件存档及归档管理规范

一、适用范围与管理目标

本规范适用于企业各类文件（含电子文件与纸质文件）的存档、归档、保管、借阅及销毁管理，涵盖合同、制度、报告、人事档案、财务凭证、项目资料等核心文件类型。旨在通过标准化管理实现文件信息的完整性、安全性及可追溯性，保障企业运营合规，提升信息共享效率，规避文件丢失、泄露等风险。

二、文件全生命周期管理流程

（一）文件收集与整理

责任主体：各部门指定专人（如“部门文件管理员”）作为本部门文件收集的第一责任人，档案管理员负责统筹协调。

收集范围：

合同类：已签订的采购合同、销售合同、服务协议等；

制度类：企业内部管理制度、流程规范、岗位职责等；

报告类：年度/季度总结、审计报告、项目验收报告、会议纪要等；

人事类：员工入职档案、劳动合同、培训记录、异动手续等；

财务类：凭证、账簿、报表、税务申报资料等；

其他：具有保存价值的业务资料、客户信息、技术图纸等。

整理要求：

核对文件完整性（如合同需含签字盖章、报告需含审批意见），缺失部分需及时补充；

去除无关附件（如草稿、重复复印件），保留最终有效版本；

纸质文件按时间顺序排序，电子文件按“部门-类型-年份”命名（如“财务部-凭证-2023”）。

（二）文件分类与编码

分类标准：

一级分类：按部门/职能划分（如行政部、财务部、人力资源部、研发部）；

二级分类：按文件类型划分（如合同类、报告类、制度类、档案类）；

三级分类：按具体项目/年份划分（如“2023年度项目”“项目”）。

示例：行政部-制度类-2023年、财务部-凭证类-2023年-Q1。

编码规则：采用“部门缩写-文件类型-年份-流水号”格式，保证唯一性。

部门缩写：行政部（XZ）、财务部（CW）、人力资源部（RL）、研发部（YF）；

文件类型缩写：合同（HT）、报告（BG）、制度（ZD）、档案（DA）；

流水号：按归档顺序从001起编，每年重置。

示例：“XZ-ZD-2023-001”（行政部-制度类-2023年-第1号）。

操作流程：文件管理员填写《文件分类与编码登记表》（见表1），经档案管理员审核后生效，编码标注于文件首页及档案盒封面。

（三）文件存储与保管

电子文件存储：

存储于企业指定服务器/云盘（如“企业档案管理系统”），设置访问权限（仅相关部门可查阅）；

采用“一式三份”备份策略：本地服务器+异地备份+云端备份，每周增量备份，每年全量备份；

文件命名与编码一致，定期（每季度）检查文件完整性，损坏文件及时修复。

纸质文件存储：

使用统一规格档案盒（长×宽×高：330mm×240mm×30mm），标签标注“编码+名称+年份”（如“XZ-HT-2023-001行政部2023年合同”）；

存放于专用档案室，配备防火、防潮、防盗、防虫设施（如灭火器、除湿机、防盗门），温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；

按分类顺序排列，档案盒编号与文件编码一致，填写《文件存放位置登记表》（见表2），记录电子路径与纸质柜号（如“档案室-A区-3排-5柜”）。

（四）文件借阅与利用

借阅流程：

申请人填写《文件借阅申请表》（见表3），注明文件编码、名称、借阅用途、计划归还时间；

部门负责人审批（核心文件需经分管领导审批）；

档案管理员*核对信息后，电子文件通过系统授权查阅，纸质文件登记后提供（借阅时需当面检查文件完整性）。

借阅期限：

普通文件：不超过3个工作日，到期需续借需重新申请；

核心文件（如合同、涉密档案）：不超过1个工作日，需在档案室指定区域查阅，不得带出；

利用后需及时归还，归还时档案管理员*检查文件是否完好，如有损坏需书面说明原因并上报处理。

（五）文件鉴定与销毁

鉴定周期：每年12月由档案管理小组（由总经理、法务部、档案管理员组成）对到期文件进行集中鉴定。

销毁条件：

保管期限已满（如临时通知保管1年、一般报告保管3年、核心合同保管10年）；

无继续保存价值（如草稿、重复文件、过期制度）；

法律法规规定可销毁（如税务报表保存期满且无未结事项）。

销毁流程：

档案管理员*填写《文件销毁审批表》（见表4），注明文件编码、名称、销毁原因；

经法务部审核、总经理审批后，由档案管理员与部门代表共同监销；

销毁时需全程记录（如拍照、录像），销毁后填写《文件销毁清单》（包含文件名称、编码、数量、销毁日期、监销人签字），存档备查。

三、核心管理表单模板

表1：文件分类与编码登记表

文件编号

文件名称

形成部门

形成日期

文件类型

保管期限

存放位置

归档人

归档日期

XZ-HT-2023-001

办公室采购合同

行政部

2023-03-15

合同类

10年

档案室-A区-1排-2柜

*

2023-03-20

CW-BG-2023-001

2023年Q1财务报告

财务部

2023-04