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行政后勤服务标准化操作手册与表单

一、办公环境维护管理

适用工作情境

适用于公司总部及各分支机构的日常办公区域（包括工位、会议室、走廊、茶水间、卫生间等）的环境清洁、设施维护及绿植养护管理，旨在为员工提供整洁、有序、舒适的办公环境。

操作流程指引

（一）日常清洁管理

每日清洁安排

（1）后勤管理员*提前1个工作日根据各区域面积和使用频率，制定《每日清洁任务分配表》，明确清洁人员、区域、内容及完成时间。

（2）清洁人员每日8:30前到达岗位，按以下标准执行清洁：

工位区域：擦拭桌面、键盘、鼠标，清理垃圾桶内垃圾（垃圾桶内垃圾不得超过2/3满），地面无纸屑、污渍。

会议室：会议结束后30分钟内清理桌面，归位桌椅，擦拭白板/投影仪屏幕，补充纸巾、矿泉水（如有需求）。

公共区域（走廊、茶水间、卫生间）：每2小时巡查1次，保持地面干燥、无积水，卫生间无异味、洗手液充足，纸巾/烘手机正常使用。

每周深度清洁

（1）每周五17:00后进行深度清洁，包括：地毯吸尘、玻璃窗擦拭、空调滤网清洁、绿植叶片除尘等。

（2）清洁完成后，后勤管理员*检查各区域清洁质量，签字确认《每周深度清洁记录表》。

（二）设施维护报修

问题发觉与上报

（1）员工发觉办公设施故障（如灯具不亮、空调制冷异常、门锁损坏等），可通过OA系统“后勤报修”模块提交申请，或直接联系后勤管理员*，说明故障位置、具体问题及紧急程度。

（2）后勤管理员*接到报修后，30分钟内响应，1小时内现场核实情况。

维修跟进与反馈

（1）小修问题（如更换灯泡、修复松动桌椅）：由后勤管理员*协调内部维修人员，24小时内完成修复。

（2）大修问题（如空调系统故障、电路故障）：联系外部维修单位，要求提供维修方案及预估时间，经部门负责人审批后实施，修复后及时向报修人反馈结果。

（3）所有维修需填写《设施维修记录表》，记录维修时间、人员、更换配件及费用（如涉及）。

（三）绿植养护

绿植配置

（1）根据办公区域光照条件，选择适宜绿植（如绿萝、多肉、吊兰等），每10平方米配置1-2盆中型绿植。

（2）新入职员工工位可申请1盆小型桌面绿植，由后勤管理员*统一发放。

定期养护

（1）每周安排专业人员对绿植进行浇水、施肥、修剪（避开工作时间，避免影响办公）。

（2）每月检查绿植生长状况，及时更换枯萎、病虫害植株，填写《绿植养护记录表》。

标准化表单模板

表1：办公环境日常巡检表

巡检区域

巡检项目

检查标准

检查结果（正常/异常）

处理情况

检查人

日期

工位区

桌面整洁度

无杂物、无污渍

垃圾桶

垃圾不超过2/3满

会议室

设备完好度

投影仪、麦克风正常工作

物料补充

纸巾、矿泉水充足

卫生间

环境卫生

无异味、地面干燥

洗手用品

洗手液、纸巾充足

表2：设施维修记录表

报修日期

报修区域

故障描述

报修人

联系方式

响应时间

维修时间

维修人员

维修结果

验收人

关键注意事项

清洁作业时需轻拿轻放，避免发出过大噪音影响员工办公；使用清洁剂前确认不会损坏办公设备表面。

设施维修前需提前告知报修人及所在区域同事，避免突然断电、断水影响工作。

绿植养护时注意浇水适量，避免造成地面湿滑；定期检查花盆稳固性，防止倾倒。

每月25日前，后勤管理员*需汇总本月环境维护情况，编制《办公环境维护月度报告》提交行政部负责人。

二、办公用品管理

适用工作情境

适用于公司各类办公用品（包括文具、耗材、办公设备配件等）的采购、入库、领用、盘点及库存管理，旨在规范物资流转，保障办公需求，控制成本支出。

操作流程指引

（一）需求统计与采购

月度需求提报

（1）每月25日前，各部门助理统计下月办公用品需求，填写《办公用品需求申请表》，经部门负责人审批后提交至后勤管理员*。

（2）后勤管理员*汇总各部门需求，结合库存情况，编制《月度办公用品采购计划》，列明物品名称、规格、数量、预估单价及总预算，提交行政部负责人审批。

采购执行

（1）采购金额在500元以下的，由后勤管理员*从公司定点供应商处采购；500元以上的，需签订采购合同，由采购部协同完成。

（2）采购时需核对物品质量、价格及售后服务，保证符合采购标准，保留采购凭证（如订单截图、收据）。

（二）入库与登记

入库验收

（1）办公用品到货后，后勤管理员*与采购人共同验收，核对物品名称、规格、数量是否与采购计划一致，检查有无破损、过期等情况。

（2）验收合格后，填写《办公用品入库登记表》，记录入库日期、物品信息、供应商、数量、入库人等信息；验收不合格的，及时联系供应商退换货。

库存管理

（1）入库物品需分类存放于指定货架（如文具区、耗材区），张贴标签注明物品名称及数量，做到“先进先出”。

（2）建立《办公用品库存台账》，实时更新入库、领用、库存数据，保证账实相符。

（三）领用与发放

领用流程

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