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企业内部审计档案管理流程规范

引言

内部审计档案作为企业审计活动的原始记录与成果载体，不仅是衡量审计工作质量、明确审计责任的重要依据，更是企业宝贵的信息资源和历史凭证。科学、规范地管理内部审计档案，对于提升审计工作效率、保障审计工作连续性、防范审计风险、促进企业治理水平提升具有不可替代的作用。为确保审计档案的真实性、完整性、安全性和可利用性，特制定本流程规范，旨在为企业内部审计档案管理工作提供系统性的指导。

一、审计档案的形成与收集

审计档案的形成始于审计项目的立项，贯穿于审计实施的全过程，直至审计项目的最终终结。

1.收集责任：审计项目负责人是该项目审计档案收集、整理工作的第一责任人，应指定专人（通常为项目组成员）负责审计过程中各类文件材料的及时收集与初步整理。

2.收集范围：审计档案应收集与审计项目相关的具有查考利用价值的各种形式的记录材料，主要包括但不限于：

*审计立项阶段：审计委托书或审计通知书、审计工作方案、被审计单位基本情况资料等。

*审计实施阶段：审计证据（包括书证、物证、视听资料、电子数据、访谈记录等）、审计工作底稿（含审计发现、审计结论、处理意见和建议）、审计过程中形成的会议纪要、与被审计单位的沟通函件等。

*审计报告阶段：审计报告征求意见稿、被审计单位对审计报告的反馈意见、审计组对反馈意见的说明、审定后的审计报告正本、审计决定书（如适用）、审计建议书等。

*后续整改阶段：被审计单位的整改报告、审计跟踪检查记录、整改结果确认材料等。

*其他相关材料：与审计项目有关的法律法规、政策文件、行业标准、以前年度相关审计档案的查阅复制件等。

3.收集要求：

*及时性：审计过程中形成的文件材料应随时产生随时收集，避免遗漏或延误。

*真实性与相关性：收集的材料必须是审计活动中直接形成或获取的，真实反映审计情况，与审计事项密切相关。

*完整性：确保每一审计环节的材料齐全，特别是审计证据的链条完整，审计报告及相关决策文件的审批手续完备。

*规范性：收集的材料应符合有关格式要求，手续齐全，如调查记录需有被调查人签字，复印件需注明原件来源及与原件核对无异等。

二、审计档案的整理与排序

审计档案的整理是将收集到的零散文件材料进行系统化、条理化处理的过程，是档案管理的基础环节。

1.分类：根据审计项目的性质和文件材料的内在联系，对收集的材料进行分类。通常可按审计工作的程序阶段（如立项类、实施类、报告类、整改类）或文件材料的内容属性进行划分。

2.排序：在分类的基础上，对各类文件材料进行系统排列。排列原则应遵循审计工作的自然流程和文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于查阅。一般顺序为：

*结论性文件材料（如审计报告、审计决定书等）在前，依据性文件材料（如审计证据、工作底稿等）在后；

*正件在前，附件在后；

*定稿在前，修改稿在后；

*批复在前，请示在后。

3.编号与编目：

*卷内文件编号：对排序后的卷内文件材料，应逐页编写页号。页号一般编写在文件材料正面右上角、背面左上角的空白处。

*卷内目录编制：卷内目录应包括顺序号、文号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等要素。目录所列文件应与卷内文件材料一一对应。

*备考表编制：备考表置于卷末，用于说明卷内文件材料的完整性、补充说明材料情况、立卷人、检查人及立卷日期等信息。

三、审计档案的装订

审计档案在整理排序完毕并经检查合格后，应进行规范装订，以保护档案材料，便于长期保管和利用。

1.装订前检查：再次检查文件材料的完整性、顺序的正确性、页号的连续性，确保无错装、漏装。

2.装订材料：应选用符合档案保管要求的装订材料，如优质牛皮纸封面、卷内目录、备考表、装订线等。应避免使用易锈蚀的金属钉、塑料夹等。

3.装订要求：

*去除文件材料上的金属物，对破损、褪色、规格不一的文件材料应进行修补、复制或折叠、加边处理，以保证卷面整齐。

*装订应牢固、整齐、美观，做到不压字、不掉页、不倒页。

*装订后的档案厚度应适中，一般不宜过厚，以便于翻阅。

四、审计档案的保管

审计档案的保管是指对已整理装订完毕的审计档案进行科学管理，确保其安全和完整。

1.保管责任：企业内部审计部门应设立专门的档案管理岗位或指定专人负责审计档案的集中统一保管。档案保管人员应具备良好的职业道德和专业素养。

2.保管条件：

*档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。

*配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等，并保持存放有序。

3.档案接收与登记：档案保管人员在接收审计档案时，应与审计项目负责人办理交接手续，核对档案数量、质量，