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采购与供应商信息维护模板

一、适用场景与背景说明

在企业采购管理中，供应商信息的准确性与完整性直接影响采购效率、成本控制及供应链稳定性。本模板适用于以下场景：

新增供应商引入：当企业需要开发新的供应商资源时，用于收集、登记供应商基础信息及资质文件；

现有供应商信息更新：当供应商的联系方式、经营范围、资质证书等信息发生变更时，用于同步更新档案；

供应商定期梳理：企业每半年或年度对现有供应商信息进行复核，保证信息的时效性与合规性；

供应商分类管理：根据供应商的合作类型（如原材料供应商、服务外包商等）进行信息分类归档，便于后续采购决策。

二、操作流程详解

1.需求发起与申请

发起主体：采购部门专员或需求部门负责人。

操作说明：

因新增供应商或信息变更需维护档案时，发起人填写《供应商信息维护申请表》（见模板表格），明确维护类型（新增/更新）、供应商名称及变更事项（如联系人、资质文件等）；

若为新增供应商，需附供应商初步合作意向书或报价单作为附件；若为信息更新，需附供应商出具的变更说明函（如营业执照更新复印件等）。

输出物：《供应商信息维护申请表》及附件材料。

2.信息收集与核对

执行主体：采购专员。

操作说明：

新增供应商：向供应商索取完整信息，包括但不限于营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）、法定代表人证件号码明、开户许可证（或银行开户信息）、产品/服务资质认证（如ISO9001质量体系认证等）；

信息更新：与供应商确认变更后的具体内容，核对新提供的信息与原档案的差异点（如注册地址变更、联系人更换等），保证变更真实有效；

信息核对：通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实供应商的统一社会信用代码、经营范围、经营状态（如存续、吊销等）是否与提供材料一致，避免虚假信息录入。

3.信息录入与系统登记

执行主体：采购专员或数据管理员。

操作说明：

将收集并核实的供应商信息，完整录入至《供应商信息维护模板》（表格）中，保证字段无遗漏（如供应商全称、统一社会信用代码、资质有效期等关键信息必填）；

若企业使用ERP或采购管理系统，同步将信息录入系统，按要求设置供应商分类标签（如“战略供应商”“备选供应商”等），并关联对应的采购项目或合同编号；

录入完成后，自查信息准确性，重点检查数字、文字、日期等是否无误（如营业执照注册日期、资质到期日等）。

4.审核与审批

审核主体：采购经理、法务专员（涉及资质合规性时）、财务专员（涉及银行账户信息时）。

操作说明：

采购经理审核：重点核对供应商的合作必要性、信息完整性及分类标签的合理性；

法务专员审核：检查供应商资质文件是否满足行业准入要求（如特种行业需提供相应许可证）、合同条款中关于信息变更的约定是否合规；

财务专员审核：核对供应商银行账户信息与开户许可证是否一致，避免因账户错误导致付款风险；

审核通过后，由采购经理在《供应商信息维护申请表》上签字确认；若审核不通过，退回采购专员补充材料或重新核实。

5.档案归档与信息发布

执行主体：采购专员及档案管理员。

操作说明：

将审批通过的《供应商信息维护模板》纸质版打印、签字，并与附件材料（如营业执照复印件、变更说明函等）一并归档，档案编号规则示例：“CG-供应商简称-年份-序号”（如“CG-科技有限公司-2023-001”）；

电子版档案存储于企业指定服务器或云端，设置查阅权限（仅采购部门及相关授权人员可访问）；

信息更新后，及时通知相关部门（如仓库、财务部）同步系统数据，保证后续采购、付款等环节使用最新信息。

三、供应商信息维护模板（表格）

信息类别

信息项

填写说明

示例

基本信息

供应商全称

与营业执照一致的全称

市贸易有限公司

统一社会信用代码

18位社会信用代码A05678

注册地址

营业执照载明的注册地址

市区路号大厦5层

经营地址

实际经营地址（若与注册地址不同）

市区科技园区栋

成立日期

营业执照载明的成立日期

2015年3月15日

注册资本

货币单位（万元/元）

500万元

经营范围

核心经营范围，可简写

电子产品研发、销售及技术服务

开户行及账号

用于付款的银行账户信息（账号可部分隐码）

开户行：银行支行；账号：622848

资质信息

营业执照编号

与营业执照一致A05678

营业执照有效期

截止日期

2035年3月14日

相关许可证名称及编号

如行业特殊许可证（食品经营许可证、安全生产许可证等），需注明名称及编号

食品经营许可证编号：JY

许可证有效期

截止日期

2026年5月20日

资质认证文件

如ISO9001、ISO14001等认证名称及有效期

ISO9001:2015质量管理体系认证，有效期至2027年6月

资质文件存放位置

电子档路径（如“服务器