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项目招投标标准化文档管理模板

一、适用项目阶段与场景说明

项目立项阶段：需收集项目建议书、可行性研究报告、立项批复文件等基础资料，明确招标需求边界；

招标文件编制阶段：需规范编制招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款等核心文件，保证信息完整且无歧义；

投标文件递交阶段：需统一投标方的响应文件格式，包括技术方案、商务报价、资质证明等材料，便于评审对比；

评审阶段：需汇总评标记录、澄清文件、评审报告等过程性文档，保障评审结果可追溯；

合同签订与归档阶段：需整理中标通知书、合同文本、履约保函等文件，形成闭环管理，为后续项目执行提供依据。

二、标准化文档管理操作流程

步骤1：文档分类与目录建立

操作内容：根据招投标项目阶段，将文档分为“立项资料”“招标文件”“投标文件”“评审资料”“合同文件”“其他文件”六大类，每类下设子类（如“招标文件”可细分为“公告类”“须知类”“条款类”“附件类”）。使用Excel或文档管理系统建立三级目录结构（例如“1.2.3-招标公告-XX项目”），明确文章样式规则（如“项目代码-阶段代码-序号”，如“P2024-001-01”）。

负责人：项目文档管理员

工具/方法：Excel表格、文档管理系统（如钉钉文档、企业网盘）

步骤2：模板选择与定制

操作内容：从公司标准模板库中选取对应文档类别的模板（如《招标公告模板》《投标文件响应模板》），根据项目具体需求调整内容，补充项目名称、编号、工期、预算等关键信息。模板需包含固定要素（如招标公告需包含项目概况、投标人资格要求、投标截止时间等；投标文件需包含投标函、法定代表人证件号码明、资质证书等）。

负责人：招标专员（招标方）/投标专员（投标方）

工具/方法：公司内部模板库、Word/PDF编辑软件

步骤3：内容填充与审核

操作内容：按照定制模板填写文档内容，保证数据准确（如预算金额、技术参数）、表述清晰（无错别字、歧义表述）。填写完成后，执行三级审核流程：

一级审核：编制人自查内容完整性与准确性；

二级审核：部门负责人审核合规性（如是否符合招标法律法规、公司制度）；

三级审核：项目负责人（如招标经理、投标负责人）最终确认。

审核通过后，在文档页眉标注“审核通过”及审核日期，审核人签字（或电子签章）。

负责人：编制人、部门负责人、项目负责人

工具/方法：PDF批注功能、电子签章系统

步骤4：版本控制与分发

操作内容：文档修订后，需更新版本号（如V1.0→V1.1），在文件名中标注版本（如“P2024-001-01-招标公告-V1.1.pdf”），并通过《文档变更记录表》记录变更内容、变更人、变更日期、审核人等信息。分发时，根据文档密级设置访问权限（如“公开级”“内部级”“保密级”），通过加密邮件或文档管理系统定向发送，保证仅相关人员可查阅。

负责人：项目文档管理员

工具/方法：文档管理系统、加密邮件

步骤5：归档与调用

操作内容：项目结束后（如合同签订或履约完成），由项目文档管理员将所有招投标文档整理归档，按《归档目录表》分类存储（电子档存入公司档案系统，纸质档装订成册并标注归档编号）。归档后，建立文档检索索引（如按项目名称、日期、关键词），便于后续项目调用或审计。

负责人：档案管理员、项目文档管理员

工具/方法：档案管理系统、文件柜

三、核心文档管理模板清单

表1：招标文件清单表

适用场景：招标方在招标文件编制阶段，用于梳理需编制的文档清单及状态

序号

文档类别

文档名称

版本号

编制人

审核人

发布日期

存放路径

备注（如是否盖章）

1

公告类

XX项目招标公告

V1.0

*张三

*李四

2024-03-01

招标文件/公告

已盖章

2

须知类

投标人须知

V1.0

*张三

*王五

2024-03-05

招标文件/须知

-

3

条款类

合同条款（专用部分）

V1.1

*赵六

*李四

2024-03-10

招标文件/条款

修订工期条款

表2：投标文件响应表

适用场景：投标方在投标文件递交阶段，用于记录对招标文件条款的响应情况

序号

招标文件条款号

响应内容

证明材料索引（如“附件3-1”）

编制人

审核人

响应日期

1

3.2.1

资质要求：具备建筑工程总承包一级资质

附件2-1：资质证书扫描件

*周七

*吴八

2024-03-15

2

4.1.3

工期要求：180日历天

投标函P1

*周七

*吴八

2024-03-15

表3：评审意见汇总表

适用场景：评审阶段，用于记录评委对各投标文件的评审意见及得分

序号

投标单位

评审维度（如技术、商务）

评分标准（如100分制）

得分

评审意见（如“技术方案可行，但报价偏高”）

评审人

评审日期

1

A公司

技术方案

40分

35

施工流程合理，但节能措施描述不足

*郑九

2024-03-20

2

B公司

商务报价

30分