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企业资料归档与管理制度框架

一、适用范围与核心场景

本制度框架适用于各类企业（涵盖中小型企业、集团公司、分支机构等）的资料归档与管理工作，旨在规范企业各类文件、记录、合同等资料的、收集、整理、保管及利用流程。核心应用场景包括：

日常运营管理：行政通知、会议纪要、工作计划等内部资料的归档；

人力资源管理：员工档案、劳动合同、培训记录、考勤资料等人事资料的归档；

业务流程管控：客户合同、项目方案、招投标文件、销售数据等业务资料的归档；

财务合规管理：财务报表、费用凭证、审计报告、税务资料等财务资料的归档；

法律风险防控：知识产权文件、诉讼材料、合规证明等法律相关资料的归档。

二、资料归档全流程操作指南

（一）资料分类：明确标准，避免混乱

一级分类（按部门/职能）：根据企业组织架构，将资料分为行政类、人力资源类、财务类、业务类、法务类、战略类等。

示例：行政类（含行政通知、会议纪要、固定资产台账等）；人力资源类（含员工入职登记表、劳动合同、离职证明等）。

二级分类（按资料类型）：在一级分类下，按文件性质进一步细分。

示例：行政类下分为“综合管理”（如公章使用登记表）、“后勤保障”（如采购合同）、“办公设备”（如电脑领用记录）。

三级分类（按时间/项目）：针对二级分类资料，按形成年度、季度或具体项目编号进行细分。

示例：“2024年行政类-综合管理-第一季度会议纪要”。

（二）资料收集：责任到人，及时完整

明确收集责任主体：各部门指定资料管理员（如经理为行政部资料负责人，主管为人力资源部资料负责人），负责本部门资料的日常收集。

确定收集时限：

日常资料：如周报、月报，每月最后1个工作日前完成当月资料收集；

项目资料：如项目合同、验收报告，项目结束后5个工作日内完成收集；

特殊资料：如年度审计报告、年度总结，次年1月15日前完成收集。

资料完整性检查：收集时需核对资料要素（如文件标题、形成日期、责任人、盖章情况），缺失或信息不全的资料需及时补充（如合同缺少双方签字的，退回业务员*补充）。

（三）资料整理：规范整理，便于检索

排序与装订：

纸质资料：按形成时间顺序或逻辑顺序排序，使用无酸纸夹装订（避免使用金属夹，防止氧化），对超过50页的资料制作封面（含资料名称、编号、归档日期、部门）。

电子资料：按“部门-类型-时间”文件夹层级存储（如“人力资源部-员工档案-2024”），文件名统一为“资料编号_资料名称_形成日期”（如“HR-2024-001_张三入职登记表）。

剔除无效资料：重复文件、草稿（除最终审批稿）、过期临时通知（如活动通知已过期）等无需归档的资料，经部门负责人*审核后销毁。

（四）资料编号：唯一编码，精准定位

采用“部门代码-年份-流水号”的编号规则，保证每份资料唯一标识：

部门代码：行政部（XZ）、人力资源部（HR）、财务部（CW）、业务部（YW）、法务部（FW）、战略部（ZY）；

年份：资料形成年份（如2024年）；

流水号：按资料收集顺序从001开始编号。

示例：2024年行政部第3份归档资料编号为“XZ-2024-003”；2024年人力资源部第15份员工档案编号为“HR-2024-015”。

（五）资料归档：统一存储，安全保管

归档方式：

纸质资料：移交至企业档案室（或指定存储区域），按编号顺序放入档案盒，档案盒外粘贴标签（含编号、资料名称、数量、归档日期）；

电子资料：至企业指定的档案管理系统（如OA系统、档案管理软件），设置访问权限（如普通员工仅可查看本部门资料，管理员可全权限操作）。

归档交接：资料管理员与档案管理员办理交接手续，填写《资料归档交接表》（见模板三），双方签字确认。

（六）资料保管：控制环境，定期检查

存储环境要求：

纸质档案室：保持温度14-24℃，湿度45-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设备（如灭火器、除湿机、遮光窗帘）；

电子档案：定期备份（每日增量备份+每周全量备份），备份数据存储在异地服务器（避免因火灾、断电等导致数据丢失）。

定期检查：档案管理员每季度对纸质资料进行清点（核对档案盒标签与实际资料是否一致），每半年对电子资料进行备份有效性检测，检查结果形成《资料保管检查表》，报行政部负责人*审核。

（七）资料借阅：规范流程，责任可溯

借阅申请：员工因工作需要借阅资料，填写《资料借阅申请表》（见模板三），说明借阅资料编号、名称、用途、借阅期限（纸质资料不超过5个工作日，电子资料不超过3个工作日）。

审批权限：

普通资料（如会议纪要、工作计划）：部门负责人*审批；

机密资料（如财务报表、未公开合同）：分管领导*审批；

涉密资料（如法律诉讼文件、核心技术资料）：总经理*审批。

借阅与归还：

纸质资料：经审批后，档案管理员核对借阅人身份，发放资料，借阅人签字确认；归还时