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单套制档案管理制度

为了加强单套制档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的开发利用，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理的相关规定，结合实际工作情况，特制定本制度。

适用范围

本制度适用于本单位内所有形成的单套制电子档案的管理，涵盖各类文件、记录、图表、报告、合同等各种形式的电子数据信息。涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私等特殊内容的电子档案，除遵循本制度的一般规定外，还应按照相关保密法规和专项制度进行管理。

管理职责

档案管理部门

负责制定和完善单套制档案管理的规章制度、工作流程和技术标准。对各部门的档案工作进行业务指导和监督检查，确保档案管理工作符合规范要求。组织开展档案的收集、整理、存储、保管、鉴定、销毁和利用等工作，确保档案的安全和有效利用。建立并维护档案管理信息系统，对电子档案进行集中管理和实时监控。定期对档案管理工作进行总结和评估，提出改进措施和建议。

业务部门

负责本部门电子文件的形成、收集、整理和初步审核工作，确保文件的真实性、完整性和准确性。按照规定的时间和要求，将经过整理和审核的电子文件移交档案管理部门，并做好交接记录。配合档案管理部门开展档案的鉴定、检索、利用等工作，提供必要的业务支持和技术协助。

技术部门

负责保障档案管理信息系统的正常运行和数据安全，提供技术支持和维护服务。协助档案管理部门制定和实施电子档案的存储、备份、迁移等技术方案，确保档案数据的长期保存和可访问性。对电子文件的格式、存储要求等进行技术指导，提供必要的技术培训和咨询服务。在系统升级、网络改造等技术变更时，及时对档案管理系统进行相应调整和优化，确保档案数据不受影响。

单套制电子档案的收集与整理

收集范围

凡是反映本单位职能活动、具有查考利用价值的各类电子文件及其元数据，均属于收集范围。包括但不限于上级机关颁发的与本单位业务相关的文件、本单位制发的对外文件和内部文件、会议纪要、工作计划与总结、科研项目文档、财务报表、合同协议、人事档案等。图像、音频、视频等多媒体电子文件，以及数据库、网页等特殊格式的电子文件，也应纳入收集范围。

收集要求

电子文件的收集应遵循及时、完整、准确的原则。各业务部门应在电子文件形成后的规定时间内完成收集工作，确保文件不遗漏、不延误。收集的电子文件应保持其原始性和完整性，包括文件内容、格式、元数据等信息。元数据应包含文件的基本信息、业务背景、流转过程等关键要素，以支持文件的识别、检索和利用。对于重要的电子文件，应同时收集其相关的支持性材料和背景信息，以全面反映文件的形成和使用情况。

整理规则

电子文件的整理应按照文件的形成规律和业务逻辑进行，遵循分类科学、便于检索的原则。可采用年度-机构（问题）-保管期限等分类方法，对电子文件进行分类整理。同一类别的电子文件应按照一定的顺序进行排列，如按照时间顺序、重要程度顺序等。建立清晰的文件索引和目录结构，便于快速查找和定位文件。电子文件的整理应与档案管理信息系统的功能相适应，利用系统的分类、排序、检索等功能，提高整理工作的效率和准确性。同时，应对整理过程进行记录，确保整理工作的可追溯性。

单套制电子档案的存储与保管

存储方式

采用集中存储的方式，将电子档案统一存储在档案管理信息系统的服务器或数据中心。存储介质应选用安全可靠、性能稳定的设备，如磁盘阵列、磁带库等。为确保数据的安全性和可靠性，应采用多副本存储策略，在不同的物理位置设置备份存储设备，定期进行数据备份和恢复测试。同时，应根据电子档案的重要程度和使用频率，合理划分存储级别，采用不同的存储设备和存储方式，以提高存储资源的利用效率。

存储环境

档案存储环境应具备良好的物理条件，包括适宜的温度、湿度、洁净度等。服务器机房应安装空调、除湿机、空气净化器等设备，确保环境参数符合存储要求。同时，应采取防火、防盗、防潮、防雷、防电磁干扰等措施，保障存储设备和数据的安全。建立完善的存储环境监控系统，实时监测温度、湿度、电力供应等参数，及时发现和处理异常情况。对存储设备进行定期巡检和维护，确保设备的正常运行。

保管期限

根据国家有关规定和本单位的实际情况，确定电子档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的电子档案主要包括涉及本单位重要职能活动、具有长远历史价值和查考利用价值的文件；长期保管的电子档案一般保管期限为30年，主要包括具有一定历史价值和查考利用价值的文件；短期保管的电子档案保管期限为10年，主要包括一般性的文件和临时文件。定期对电子档案的保管期限进行鉴定和调整，对已超过保管期限且无继续保存价值的电子档案，按照规定的程序进行销毁。

数据维护

定期对存储的电子档案进行数据检查和修复，确保数据的完整性和准确性。采用数据校验、哈希