审核检查清单含纠正措施和验证流程.docVIP

内部审核检查清单及纠正措施管理工具

一、应用场景与适用对象

本工具适用于各类组织开展内部管理体系审核（如质量、环境、职业健康安全等）或专项工作检查时，系统化开展检查记录、不符合项管理、纠正措施跟踪及有效性验证的全流程管控。适用对象包括：企业内部审核组、各业务部门负责人、体系管理部门、合规监督部门等，可帮助组织实现审核问题闭环管理，持续改进管理效能。

二、详细实施步骤

步骤1：审核准备阶段

目标：明确审核范围、依据及分工，保证审核有序开展。

1.1确定审核目的与范围

明确本次审核的核心目标（如体系合规性、流程执行有效性、风险控制情况等）及覆盖范围（如部门、区域、流程/条款等）。

1.2组建审核组

指定审核组长（如组长），选择具备专业能力、独立性的审核员（如审核员A、审核员B），明确组员职责（如文件审查、现场检查、记录汇总等）。

1.3编制审核计划

内容包括：审核目的、范围、依据（如ISO9001标准、组织内部管理制度等）、审核日程、审核组成员、受审核部门对接人等，提前至少3个工作日发送至受审核方。

1.4准备审核工具

包括本《内部审核检查清单》《不符合项报告》《纠正措施验证表》等模板，结合审核范围细化检查内容（如“文件管理”可细化为“文件审批流程”“版本控制有效性”等检查点）。

步骤2：现场审核实施阶段

目标：通过客观证据收集，判定管理体系或工作流程的符合性、有效性。

2.1首次会议

审核组与受审核方负责人（如部门经理）及关键岗位人员召开会议，明确审核目的、流程、纪律及沟通方式，确认审核计划。

2.2现场检查与证据收集

检查方法：采用文件审查（记录、报告、制度等）、现场观察（作业环境、设备状态、操作规范等）、人员访谈（随机提问岗位职责、流程执行情况等）相结合的方式。

证据要求：记录需具体（如“2023年10月日《设备维护记录》未填写保养人签字”）、可追溯（含时间、地点、人员、事件要素），避免主观描述（如“记录混乱”应改为“区域5份生产记录未按日期顺序归档”）。

2.3汇总审核发觉

每日审核结束后，审核组内部沟通，对检查结果进行分类：符合项（记录并肯定）、观察项（潜在风险，建议改进）、不符合项（需启动纠正措施）。

步骤3：不符合项判定与报告

目标：明确问题性质，落实责任部门及整改要求。

3.1不符合项判定标准

体系性不符合：管理体系文件与标准/法规要求冲突（如“未制定《供应商年度评估制度》，不符合ISO9001条款8.1.1要求”）。

实施性不符合：未按文件规定执行（如“制度要求‘安全培训需签到’，但月次培训无签到记录”）。

效果性不符合：执行结果未达到预期目标（如“目标‘产品一次合格率98%’，但*季度实际为92%”）。

3.2编制《不符合项报告》

内容包括：不符合项编号（如“NC-2023-001”）、不符合事实描述（客观、具体）、不符合条款/制度依据、责任部门（如生产部）、责任人（如主管）、严重程度（轻微/严重）、完成时限（一般不超过15个工作日）。

步骤4：纠正措施制定与实施

目标：针对不符合原因制定有效措施，消除问题根源。

4.1原因分析

责任部门组织人员（如工程师、操作员）采用“5Why分析法”“鱼骨图法”等分析不符合根本原因（如“记录未签字”的根本原因可能是“培训不到位”“缺乏考核机制”）。

4.2制定纠正措施

措施需满足“5W1H”原则：

What：具体措施（如“修订《培训管理制度》，增加‘记录填写’专项培训”）；

Who：责任人（如培训专员）；

When：完成时限（如“2023年11月*日前”）；

Where：实施部门（如人力资源部）；

Why：措施目的（如“保证员工掌握记录规范，避免漏签”）；

How：实施方法（如“组织1次线下培训+线上考核，考核通过率需达100%”）。

4.3措施审批与实施

责任部门将纠正措施计划提交审核组长审批后实施，实施过程保留记录（如培训签到表、考核结果）。

步骤5：纠正措施验证

目标：确认措施是否落实、问题是否解决，防止复发。

5.1验证方式

文件验证：审查纠正措施记录（如培训计划、修订后的制度文件）；

现场验证：检查措施执行效果（如现场抽查*份记录，均规范填写签字）；

数据验证：对比措施实施前后的指标变化（如“产品一次合格率从92%提升至97%”）。

5.2验收结论判定

有效：措施已落实，问题彻底解决，根本原因已消除（如“连续3个月抽查记录均规范签字”）；

基本有效：问题解决，但存在次要风险（如“记录已签字，但归档仍需优化”），需制定后续改进计划；

无效：措施未落实或问题复发（如“培训后仍有记录漏签”），需重新制定措施并升级跟踪。

5.3编制《纠正措施验证表》

记录验证过程、结论及验证人（如审核员C），经责任部门确认签字后归档。

步骤6：审核总结与归档