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企业行政管理事务性工作执行手册

前言

本手册旨在规范企业行政管理中高频事务性工作的执行标准，涵盖会议组织、办公用品管理、员工差旅、固定资产管理及文件归档五大核心模块，通过明确流程、工具表单及风险控制点，提升行政工作效率与规范性，为企业运营提供标准化支撑。手册适用于企业行政部、各部门行政对接人员及相关岗位，请结合实际场景灵活应用。

目录

第一章会议组织管理标准化流程

第二章办公用品采购与领全流程规范

第三章员工差旅管理执行指南

第四章固定资产管理全周期操作规范

第五章企业文件归档管理标准

第一章会议组织管理标准化流程

一、适用场景与工作目标

适用场景：公司级会议（如年度总结会、战略研讨会）、部门级例会（如周会、月度复盘会）、外部对接会议（如客户洽谈会、对接会）等各类会议的组织与执行。

工作目标：保证会议筹备周全、召开有序、收尾高效，避免资源浪费，保障会议决议落地。

二、标准化执行流程

（一）会议筹备阶段

明确会议基本信息

会议发起人（如部门经理*）需提前3-5个工作日确定会议主题、目标、时间（精确到分钟）、地点（会议室/线上平台）、参会人员（含主持人、记录人）、议程（含各环节时长分配）及所需物料（投影仪、麦克风、文具、饮用水等）。

若为外部会议，需提前确认对方对接人*及特殊需求（如翻译设备、茶歇规格）。

提交会议申请

发起人填写《会议申请审批表》（详见本章配套工具），经部门负责人*审批后，提交至行政部。

行政部根据会议室使用情况（避免时间冲突、场地容量不足）进行协调，审批通过后反馈会议安排结果。

会前准备与通知

行政部提前1个工作日完成：

会议室布置：调试设备、摆放桌椅、设置席卡（若有）、准备会议物料；

发送会议通知：通过企业/邮件同步会议时间、地点、议程、参会要求及提前准备材料（如PPT、数据报表），提醒参会人员准时出席。

（二）会议召开阶段

签到与入场

行政部安排专人负责签到（线上会议通过签到），发放会议资料（纸质/电子版），提醒参会人员将手机调至静音。

现场协调

主持人按议程主持会议，控制各环节时长；

行政部全程在场，及时处理突发情况（如设备故障、临时加座），保障会议顺利进行。

会议记录

记录人需全程记录会议关键内容：决议事项、责任人、完成时限、待办问题，会后2个工作日内整理成《会议纪要》（详见本章配套工具），经主持人*审核后分发至参会人员及相关部门。

（三）会议收尾阶段

场地清理与物料回收

会议结束后，行政部负责清理会议室，回收可复用物料（如席卡、文具），关闭设备电源。

决议跟踪与归档

行政部每周跟踪会议决议执行进度，更新《会议决议跟踪表》（详见本章配套工具），并按文件归档要求将会议申请、纪要、记录等资料存档保存期限不少于3年。

三、配套工具表单

表1-1会议申请审批表

会议主题

会议时间

会议地点

参会人数

发起部门

发起人

联系方式

审批状态

会议议程（简述）

所需物料

□投影仪□麦克风□文具□饮用水□其他：________

部门负责人审批

签字：________日期：________

行政部审批

签字：________日期：________

表1-2会议纪要模板

会议基本信息

会议主题：____________________时间：____年__月日:-:__

地点：____________________主持人：________记录人：________

参会人员：____________________缺席人员及原因：____________________

会议内容及决议

议题

讨论内容摘要

决议事项

责任人

完成时限

议题1

议题2

待办问题

问题描述：____________________跟进部门：________计划解决时间：________

分发范围：____________________存档部门：行政部

四、关键控制点与风险规避

会议冲突风险：提前3天提交会议申请，行政部通过共享日历实时同步会议室使用情况，避免“一室多会”。

物料遗漏风险：会前1天对照《会议物料清单》（含备用设备）逐项检查，保证麦克风、投影仪等关键设备正常。

决议执行风险：明确决议责任人及完成时限，行政部每周发送进度提醒，未按时完成的纳入部门绩效考核。

第二章办公用品采购与领用流程规范

一、适用场景与工作目标

适用场景：企业日常办公用品（如纸张、笔、文件夹）、劳保用品（如口罩、手套）、电子耗材（如墨盒、硒鼓）的采购申请、审批、入库及领用管理。

工作目标：规范采购流程，控制行政成本，保障办公用品供应及时，避免浪费或闲置。

二、标准化执行流程

（一）需求收集与提报

月度需求提报：各部门每月25日前填写《办公用品需求申请表》（详见本章配套工具），列明物品名称、规格型号、预估数量、用途，经部门负