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企业人事资料存档规范管理模板

一、适用情境

二、规范操作流程

1.资料收集与初始核对

触发时机：员工入职当日、岗位调动、信息变更（如联系方式、学历等）、离职办理时。

责任主体：人力资源专员、用人部门负责人。

操作步骤：

（1）资料清单确认：根据员工状态，对照《人事资料必备清单》（见“核心表格模板”）收集资料，保证材料齐全、无缺漏。

（2）信息真实性核验：对证件号码、学历学位证、职业资格证等原件进行核验，留存复印件时需注明“与原件一致”及核验人姓名、日期。

（3）资料初步整理：按“入职类-在职类-离职类”大类对资料进行分类，标注员工姓名（*号代替）、工号及所属部门，形成初步资料包。

2.资料分类与编码归档

分类标准：

一级分类：按员工状态分为“在职档案”“离职档案”“历史档案”（超保存期限档案）。

二级分类：按资料类型分为“基本信息类”“合同协议类”“考核奖惩类”“培训发展类”“社保公积金类”等。

编码规则：采用“部门代码-入职年份-工号-资料类型代码”组合（示例：“HR-2023-001-01”，其中“01”代表基本信息类），保证每份资料有唯一编码。

操作步骤：

（1）在资料封面及首页右上角标注档案编码，使用铅笔轻写，避免污染原件。

（2）将编码录入《人事资料存档目录表》（见“核心表格模板”），登记资料名称、份数、存档日期及存放位置。

3.资料存档与保管

物理存档：

（1）使用统一规格的无酸档案盒，按档案编码顺序存放，档案盒外标签注明“部门-工号-员工姓名（*）-档案类别”。

（2）存放环境需满足“防火、防潮、防虫、防鼠、防光”要求，定期检查档案盒完好性，每年更换一次防虫剂。

电子存档：

（1）将资料扫描为PDF格式（分辨率不低于300DPI），文件名与物理档案编码一致，存储于企业内部加密服务器，设置“查阅-编辑-管理”三级权限。

（2）电子档案需定期备份（每月增量备份+季度全量备份），备份数据异地存放，防止数据丢失。

4.资料查询与调阅

权限管理：仅人力资源部负责人、档案管理员及员工本人（经审批）可查阅相关资料，外部单位查询需提供单位介绍信及法定代表人授权书。

操作流程：

（1）申请人填写《人事资料调阅申请表》，注明调阅资料编码、用途、调阅期限及归还承诺，经部门负责人审批后提交档案管理员。

（2）档案管理员核对审批权限，调阅电子档案需在服务器“查阅日志”中记录调阅人、时间、内容；调阅物理档案需当场登记，原则上不借出，确需借出的需经人力资源总监签字，借阅期限不超过3个工作日。

5.资料更新与定期归整

触发更新：员工信息变更（如婚姻状况、紧急联系人调整）、合同续签、培训记录新增等。

操作步骤：

（1）人力资源专员在信息变更当日收集新资料，替换原档案中对应材料，并在《员工资料变更记录表》（见“核心表格模板”）中记录变更详情。

（2）每季度末对档案进行全面清点，核对《人事资料存档目录表》与实际库存，保证账实一致；对破损、褪色资料及时修复或复印替换。

三、核心表格模板

表1：员工基本信息存档表

工号

姓名（*）

性别

部门

岗位

入职日期

证件号码号

学历

联系方式

紧急联系人

紧急联系人电话

档案编码

存档日期

001

*小明

男

销售部

销售经理

2023-01-15

310*

本科

5678

*张华

1398765

HR-2023-001-01

2023-01-15

填写说明：1.证件号码号仅存末四位，其余用*代替；2.紧急联系人信息需员工本人签字确认。

表2：员工资料变更记录表

工号

姓名（*）

变更事项

变更前内容

变更后内容

变更日期

经办人

审批人

档案编码

001

*小明

联系方式

5678

1396789

2023-06-20

李静

王芳

HR-2023-001-01

填写说明：1.变更事项需明确（如“学历提升”“岗位调动”等）；2.审批人为人力资源部负责人。

表3：人事资料存档目录表

档案编号

资料类别

资料名称

份数

存档日期

存放位置（物理/电子）

备注

HR-2023-001-01

基本信息类

入职登记表

1

2023-01-15

档案柜A-01-01/服务器-HR-2023-001

原件

HR-2023-001-02

合同协议类

劳动合同

2

2023-01-15

档案柜A-01-01/服务器-HR-2023-001

正本1份，副本1份

填写说明：1.资料类别按“二级分类”填写；2.存放位置需具体到档案柜编号或电子文件夹路径。

四、关键管理要点

1.保密管理

人事资料涉及员工隐私，档案管理员需签订《保密协议》，严禁非工作目的泄露员工信息；电子档案加密密钥由人力资源部负责人与档案管理员分别保管，双人授权方可访问。

2.完整性管理

新员工入职时，若资料缺失（如体检报告），需在入