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企业行政管理标准化工具包

一、会议组织与管理标准化工具

适用范围与场景

本工具适用于企业内部各类会议的规范管理，包括但不限于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、季度/年度工作总结会等，旨在通过标准化流程提升会议效率、保证会议目标达成及成果可追溯。

操作流程指引

1.会议发起与申请

发起时机：根据工作需要（如定期部署、临时事项协调、问题解决等）由会议发起人提出。

申请内容：填写《会议申请表》，明确会议名称、目的、时间（起止时间精确到分钟）、地点（线上需注明会议平台及）、参会人员（部门/职务）、主要议题、预计时长、所需物料（如投影仪、白板、会议资料等）及特殊需求（如茶歇、同声传译等）。

提前时限：常规会议需提前2个工作日申请；紧急会议（需24小时内召开）需在申请中标注“紧急”，并说明原因。

2.会议审批

审批权限：

部门内部例会：由部门负责人审批；

跨部门会议：由发起部门负责人审批，并抄送相关参会部门负责人；

全公司级会议（如年度总结会）：需分管副总及以上领导审批。

审批反馈：审批人需在1个工作日内完成审批，若不通过需注明原因并退回发起人调整。

3.会议通知

通知内容：审批通过后，由会议发起人或行政专员通过企业通讯工具（如钉钉、企业）发送正式通知，包含会议名称、时间、地点/、参会人员、议题及会前准备要求（如需携带资料、提前阅读材料等）。

确认机制：通知发出后，要求参会人员“确认收到”，对未确认人员需单独提醒。

4.会议准备与召开

场地与物料准备：行政专员根据申请提前布置会场（调试设备、摆放座位、准备物料等），线上会议需提前测试平台稳定性。

会议主持：由会议发起人或指定主持人主持，开场明确会议目标及议程，控制会议节奏，保证各议题按计划讨论。

记录要求：指定专人（通常为会议发起人助理或行政专员）负责记录，内容包括：参会人员签到、各议题讨论要点、决议事项、责任部门/人及完成时限。

5.会议记录与归档

记录整理：会议结束后2个工作日内，记录人需整理形成《会议纪要》，经会议发起人审核确认后发送至参会人员及相关存档部门。

归档管理：纸质版会议纪要需经参会人签字确认后交行政部归档；电子版需至企业共享文档系统（如钉钉知识库、企业云盘），按“年份-月份-会议类型”分类存储，保存期限不少于3年。

配套表单模板

表1：会议申请表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

会议名称

会议类型

□例会□专项□紧急

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

□线下会议室□线上平台（请注明：______）

参会人员

（部门/职务，多人分行列出）

预计时长

______分钟

会议议题及目标

1.______2.______3.______

所需物料

□投影仪□白板□麦克风□资料打印□其他：______

特殊需求

（如茶歇、翻译设备等）

审批意见

部门负责人签字：______日期：______分管领导签字：______日期：______

表2：会议签到表

会议名称：______________________时间：______年______月______日

序号

部门

姓名

职务

1

2

3

关键管理要点

会议需聚焦议题，避免无关内容讨论，超时议题需记录并转入下次会议；

参会人员需提前10分钟到场，确需请假需提前1个工作日向会议发起人及部门负责人报备；

会议决议事项需明确责任人和时限，未完成的需在下次会议中跟进汇报；

禁止在会议期间处理与会议无关的工作，保持会议纪律。

二、办公用品申领与管理标准化工具

适用范围与场景

本工具适用于企业办公用品的日常申领、发放、库存管理及费用控制，覆盖员工办公所需的基础文具（如笔、本）、耗材（如打印纸、墨盒）、劳保用品（如口罩、消毒液）等，保证资源合理配置、避免浪费。

操作流程指引

1.需求提报

提报周期：每月25日前，各部门根据下月工作需求提交《办公用品需求计划表》；日常零星需求可通过企业OA系统或行政专员临时申领。

提报要求：需注明物品名称、规格型号、单位、需求数量、用途（按部门/项目分类），避免“按需申领、杜绝过量”。

2.部门审核

审核职责：部门负责人对本部门办公用品需求的合理性进行审核，重点关注高频使用物品的必要性及数量是否符合实际工作标准（如打印纸按人均每月X包核定）。

审核反馈：审核通过后，需求表提交至行政部；对不合理需求需注明原因并退回部门调整。

3.采购与入库

采购流程：行政部汇总各部门需求，编制《月度采购计划》，经财务部审核、分管领导审批后实施采购（优先选择定点供应商，保证质量与性价比）。

入库管理：物品到货后，由行政专员与采购员共同核对数量、质量及规格，确认无误后填写《办公用品入库台账》，登记物品名称、规格、数量、单价、供应商、入库日期，并贴好库存标签（注明名称、