企业行政管理标准手册.docVIP

企业行政日常管理标准手册

一、办公环境管理规范

适用情境

适用于企业日常办公区域（包括工位、会议室、公共区域等）的环境维护与秩序管理，保证办公环境整洁、有序、安全，为员工提供良好的工作氛围。同时适用于新员工入职时的办公区域安排与介绍。

操作流程

日常清洁维护

每日上班前（8:30前），保洁人员对公共区域（走廊、茶水间、卫生间等）进行清洁，包括地面清扫、垃圾清理、桌面擦拭（会议室、接待区）。

员工每日下班前10分钟，整理个人工位，保持桌面物品摆放整齐（文件按类别归档、办公用品归位），关闭个人电脑及用电设备电源。

定期检查与评估

每周五下午16:00，由行政专员*组织各部门行政对接人进行办公环境联合检查，重点检查工位整洁度、公共区域卫生、物品摆放规范性。

检查结果记录于《办公环境检查表》，对不符合要求的部门（如工位杂乱、公共区域有杂物）下达整改通知，要求2个工作日内完成整改并反馈。

新员工办公区域安排

新员工入职前1个工作日，行政专员*根据部门需求分配工位，保证工位（含桌椅、文件柜、电源插座）完好，并发放《办公区域使用指南》（包含工位物品摆放规范、公共区域使用注意事项）。

入职当天，由部门行政对接人带领新员工熟悉办公区域，介绍茶水间、卫生间、会议室等位置及使用规则。

表单范例

办公环境检查表

检查区域

检查项目

标准（符合/不符合）

整改要求

责任部门

整改时限

部门工位区

桌面物品摆放整齐

销售部

2个工作日

公共走廊

无杂物堆积

清理堆积纸箱

行政部

当日完成

会议室

设备关闭、桌椅归位

市场部

当日完成

执行要点

保洁人员需每日填写《清洁工作记录表》，保证清洁工作可追溯。

员工个人物品（如背包、水杯）需摆放于指定位置，不得占用公共通道。

联合检查结果纳入部门月度考核，连续3次优秀的部门给予通报表扬。

二、会议组织与流程管理

适用情境

适用于企业内部各类会议（包括部门例会、项目推进会、跨部门协调会、外部客户洽谈会等）的组织、召开及后续跟进，保证会议高效、有序、目标明确。

操作流程

会议申请与审批

会议发起人需提前2个工作日通过OA系统提交《会议申请单》，填写会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需设备及材料（如投影仪、白板、PPT等）。

部门负责人对会议必要性进行审批（如跨部门会议需提前征求相关部门意见），行政专员根据会议室使用情况协调场地，保证会议室资源不冲突。

会议准备

会议召开前1小时，行政专员*检查会议室设备（投影仪、麦克风、空调等）是否正常运行，布置会场（摆放桌椅、调试设备、准备会议材料、饮用水等）。

会议发起人提前30分钟将会议议程及相关材料发送至参会人员邮箱，保证参会人员提前知晓会议内容。

会议进行

会议开始前10分钟，参会人员签到入场，由行政专员*核对参会人员名单，保证关键人员（如部门负责人、项目负责人）到会。

会议期间，由行政专员*负责计时（如每个议题发言时间不超过15分钟），记录会议要点（包括讨论结果、待办事项、责任人及完成时限）。

如遇特殊情况需变更会议时间或地点，发起人需提前1个工作日通知所有参会人员并说明原因。

会后跟进

会议结束后2个工作日内，行政专员整理《会议记录》，经会议发起人审核无误后，通过OA系统发送至所有参会人员及相关部门。

《会议记录》需包含：会议主题、时间、地点、参会人员、议程、讨论结果、待办事项（明确责任人、完成时限），并附会议材料（如PPT、签到表）。

表单范例

会议申请单

会议主题

项目进度协调会

会议时间

2023年10月20日14:00-16:00

会议地点

3楼第一会议室

参会人员

张经理（市场部）、李经理（技术部）、王专员（行政部）

会议议程

1.项目A进度汇报（15分钟）2.技术问题讨论（30分钟）3.下阶段计划制定（15分钟）

所需设备

投影仪、麦克风、白板

申请人

*专员（市场部）

审批人

*经理（市场部）

会议记录模板

会议主题

项目进度协调会

时间/地点

2023年10月20日14:00-16:00/3楼第一会议室

参会人员

张经理、李经理、王专员

讨论结果

1.项目A当前进度完成80%，按计划推进2.技术部需于10月25日前解决接口问题

待办事项

1.市场部：10月22日前提交项目A宣传方案（责任人：张经理）2.技术部：10月25日前完成接口调试（责任人：李经理）

记录人

王专员（行政部）

执行要点

会议需严格控制时长，避免超时；如需延长，需经参会人员多数同意。

会议期间需将手机调至静音或震动模式，避免影响会议秩序。

《会议记录》需在会后3个工作日内归档至部门档案，保存期限不少于1年。

三、办公用品申领与管理

适用情境

适用于企业日常办公用品（如纸张、笔、文件夹、订书机等）的申领、采购、发放及库存管理，保证办公用品供应充足、使用规范、成