沟通会议记录及行动计划模板.docVIP

适用范围与典型场景

全流程操作指南

一、会前筹备：明确目标，夯实基础

确定会议核心目标

会议召集人需提前明确会议目的（如同步进度、解决问题、决策事项等），并据此拟定会议议程，明确各议题的讨论时长与预期成果。

通知参会人员

通过企业内部沟通工具（如OA系统、企业钉钉等）发送会议通知，包含会议主题、时间、地点（或线上会议）、议程、需提前准备的资料（如项目数据、问题清单等），并要求参会人员提前熟悉议题。

准备会议记录工具

指定记录人（可为会议主持人或专人），提前准备好本模板电子版或纸质版，保证能快速记录关键信息；若需录音或拍照辅助记录，需提前征得参会人员同意。

二、会中记录：聚焦核心，精准捕捉

记录会议基本信息

在模板“会议记录”部分填写会议名称、日期、具体时间、地点（或线上会议平台）、主持人、记录人、参会人员（含姓名/工号，用代替具体姓名，如“张（产品部）”）、缺席人员及原因（如“李*因出差缺席”）。

逐项记录议题讨论内容

按议程顺序，对每个议题记录：

讨论要点：参会人员的主要观点、提出的问题、数据支撑（如“当前项目进度滞后15%，原因在于开发资源不足”）；

分歧点：未达成一致的争议内容（如“市场部主张优先推广A功能，技术部建议先解决B功能的稳定性问题”）；

达成共识：经讨论一致认可的结果（如“优先解决B功能稳定性，下周一前提供测试版本”）。

明确决议事项与行动项初稿

对会议形成的决议（如“批准项目预算调整方案”）和需后续执行的任务，初步记录：任务描述、初步认领的负责人、计划完成时间（如“王*负责协调开发资源，3日内提交资源调配计划”）。

三、会后整理：核对信息，完善输出

整理会议记录

会议结束后2个工作日内，记录人根据会议笔记、录音（如有）核对信息，保证讨论内容、决议事项、行动项准确无误，避免遗漏或歧义。

分发确认

将整理后的会议记录通过邮件或内部系统发送给所有参会人员，附上“请在1个工作日内核对内容，如有异议请反馈”的提示，主持人根据反馈最终定稿。

同步抄送相关人员

若会议内容涉及非参会部门（如决议需财务部配合预算调整），将定稿会议记录抄送相关部门负责人，保证信息同步到位。

四、计划落地：跟踪执行，闭环管理

制定详细行动计划

根据会议记录中的行动项，在“行动计划跟踪表”中细化：

任务编号：按“会议日期-议题序号-行动项序号”规则编制（如01-02”表示10月27日第1个议题的第2个行动项）；

任务描述：明确具体动作（如“完成B功能模块测试，输出缺陷报告”）；

负责人：明确到具体岗位及姓名（*号代替）；

时间节点：区分“计划开始时间”“计划完成时间”“关键里程碑”（如“10月30日前完成测试，11月2日前修复80%缺陷”）；

交付物：明确成果形式（如“测试报告（含缺陷清单）、修复方案文档”）。

定期跟踪进度

负责人需按计划更新任务进度（在“当前进度”栏勾选“未开始/进行中/已完成/延期”），每周向主持人提交简要进展；对于延期任务，需在“备注”栏说明原因及调整后的计划。

闭环反馈

任务完成后，负责人需提交交付物至主持人或指定对接人，由其在“行动计划跟踪表”中确认完成，并同步至相关方；若任务未按计划完成，需组织专项会议分析原因并制定补救措施。

五、复盘优化：持续迭代，提升效率

定期回顾会议成效

每月或每季度，部门负责人组织复盘会议，回顾使用本模板的会议记录与行动计划执行情况，分析高频问题（如“行动项延期率过高”“决议描述模糊”）及原因。

优化模板与流程

根据复盘结果，可调整模板字段（如增加“风险提示”栏）、优化会议流程（如要求议题负责人提前提交材料），或改进跟踪机制（如引入看板工具可视化进度），提升模板适用性与实用性。

会议记录模板

会议基本信息

会议名称

会议日期

会议时间

会议地点/平台

主持人

记录人

参会人员（含部门）

（市场部）、（技术部）、*（运营部）等

缺席人员及原因

*（设计部，因客户现场需求对接）

会议议程与讨论记录

议题序号

议题名称

讨论要点（关键观点、数据、问题）

分歧点

达成共识

01

Q4产品推广方案规划

1.市场：目标用户增长30%，需投入50万预算；2.技术：现有系统承载能力不足，需先扩容（预计耗时2周）；3.运营*：建议同步开展用户裂变活动，降低获客成本。

市场认为应优先投入推广预算，技术主张先解决系统扩容问题，避免推广后流量过大导致崩溃。

1.优先完成系统扩容（10月30日前上线）；2.11月1日启动推广方案，预算调整为40万（含裂变活动成本）。

02

第三方合作供应商评估

1.采购：A供应商报价低但交付周期长，B供应商报价高但服务质量有保障；2.财务：A供应商报价在预算内，B供应商需额外申请10万预算。

采购倾向A供应商，财务建议优先考虑B供应商（长期合作成本更