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2026/01/23

印章使用管理制度

汇报人：WPS

CONTENTS

目录

01

制度制定目的

02

适用范围

03

印章分类与管理

04

印章使用流程

05

监督与责任

制度制定目的

01

规范印章使用

明确用印审批流程

企业需建立“申请-审核-批准-用印”全流程，如某上市公司要求合同用印需经法务、财务双部门签字，年减少错用风险30%。

实施用印登记与留痕管理

某国企采用电子用印系统，每次盖章自动记录用印人、时间、文件名称，2023年通过追溯机制挽回经济损失120万元。

防范风险

杜绝越权用印风险

某公司曾因部门经理未经审批加盖公章签订合同，造成200万元经济损失，制度需明确审批流程，禁止擅自用印。

防范伪造印章风险

2022年某建筑企业遭遇伪造公章签订工程合同骗局，损失超500万元，制度应规范印章保管与防伪措施。

避免用印登记疏漏风险

某国企因用印登记不全，无法追溯某次担保文件用印记录，导致法律纠纷，制度需强制详细记录用印信息。

适用范围

02

适用人员

公司管理层

公司总经理、副总经理等高层管理人员，在签署重大合作协议（如与腾讯的年度战略合作协议）时需亲自用印并承担审批责任。

部门负责人

各部门经理（如人力资源部经理）在签发员工劳动合同、薪酬调整文件等部门重要文件时，需凭审批单使用部门专用印章。

适用人员

行政专员

行政部指定专员负责日常印章保管与使用登记，例如在为员工开具收入证明时，需核对员工身份信息后加盖公司公章。

授权代表

经公司书面授权的业务代表（如销售代表），在外地与客户签订采购合同时，可携带临时授权书使用合同专用章。

适用印章类型

公司公章

公司公章用于签订合同、发布正式文件等重要场合，如与合作方签订百万级项目合同时需加盖公章并登记备案。

财务专用章

财务专用章主要用于处理财务相关事务，例如开具支票、银行汇款等，某上市公司曾因财务章管理不当导致资金损失事件。

印章分类与管理

03

印章分类标准

按法律效力等级分类

企业公章、合同专用章等属高法律效力印章，如某上市公司用公章签署重大投资协议，需董事长审批。

按使用场景分类

财务专用章用于支票盖章等财务场景，某制造企业规定其仅能在财务部保险柜内由双人保管使用。

按管理权限分类

部门章由部门负责人管理，如某科技公司人力资源部章仅限用于员工入职、离职等内部文件。

印章保管方式

公司公章

公司公章用于签订重要合同，如2023年某科技公司与供应商签订的年度采购协议，需经总经理审批后盖章生效。

财务专用章

财务专用章主要用于银行结算，某制造企业每月通过该章办理工资发放转账，需双人复核后使用。

印章使用流程

04

使用申请

明确用印审批流程

某科技公司规定合同用印需经部门经理、法务、财务三重审批，2023年通过该流程拦截3起不合规用印申请。

建立用印登记台账制度

某国企要求每次用印需记录用印人、事由、时间及文件编号，2022年通过台账追溯到2起印章滥用事件并追责。

审核批准

按法律效力分类

根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位印章的规定》，公章、合同章具有法律约束力，如企业签订合同时必须加盖合同专用章。

按使用范围分类

分为单位公章（如“XX有限公司”公章）、部门章（如人力资源部章）和专项章（如财务专用章），各自在对应业务场景使用。

按制作材质分类

常见有铜质章（如银行公章多为铜制，耐用防伪）、橡胶章（日常办公使用）和电子印章（如第三方平台签约时的电子签章）。

用印登记

防范越权用印风险

某建筑公司曾因项目经理擅自用公章签订合同造成300万元损失，需明确审批权限，禁止超越职权使用印章。

防范伪造印章风险

2023年某科技公司遭遇伪造公章诈骗，导致150万元资金流失，应加强印章防伪技术，定期核验印章真伪。

防范用印流程不规范风险

某国企因用印登记不全，无法追溯文件用印情况，引发法律纠纷，需建立完整的用印登记和备案制度。

特殊情况处理

公司管理层

公司总经理、副总经理等高层管理人员，在签署重大合同、发布公司战略文件等重要事项时，需使用公司印章。

行政部门人员

行政部专员负责印章的日常保管、登记使用，如某科技公司规定行政人员需每日下班前将印章存入保险柜。

特殊情况处理

业务部门负责人

销售部经理在签订销售合同、市场部总监在审批对外宣传材料时，需按流程申请使用部门专用印章。

财务部门人员

财务总监在审批财务报表、出纳在开具支票等财务业务中，需使用财务专用印章，确保财务操作合法合规。

监督与责任

05

监督机制

公司公章

公司公章用于签订合同、发布正式文件等重要场景，如与供应商签订采购合同时需加盖此章，具有最高法律效力。

财务专用章

财务专用章主要用于财务收支相