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采购申请与审批标准化工具：降本增效实用指南

一、适用场景与业务背景

在企业运营中，采购活动涉及多部门协同、多层级审批，若缺乏标准化流程，易出现需求提报模糊、审批环节冗余、采购成本失控等问题。本工具适用于以下场景：

日常办公采购：如办公用品、低值易耗品等常规物资的申购；

生产运营采购：如原材料、零部件、设备维护等生产相关物资的采购需求；

项目专项采购：如研发项目、市场活动等临时性、专项物资的采购；

成本管控需求：企业需通过规范流程明确采购预算、比价要求，降低隐性成本（如紧急采购溢价、重复采购等）。

通过标准化工具，可实现采购需求“清晰化、流程化、责任化”，从源头控制成本，提升采购效率。

二、标准化操作流程详解

步骤1：采购需求发起与提报

责任人：需求部门经办人（张三）、部门负责人（李四）

操作说明：

需求部门根据实际业务需要，填写《采购申请单》（详见第三部分模板），明确采购物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算金额等关键信息；

部门负责人（李四）对需求的合理性、必要性进行审核，确认与部门工作计划匹配后签字；

将《采购申请单》及相关附件（如技术参数、比价记录、项目立项批复等）提交至采购部。

步骤2：采购部初审与预算核查

责任人：采购专员（王五）、财务部预算专员（赵六）

操作说明：

采购专员（王五）收到申请后，1个工作日内完成初审，重点核查：

采购信息是否完整（名称、规格、数量等无遗漏）；

是否存在历史可替代库存（优先调用闲置物资）；

是否属于集中采购目录（若属于，需按集中采购流程执行）；

初审通过后，提交财务部预算专员（赵六）进行预算匹配审核，确认申请金额在部门年度/季度预算范围内；

若超预算，需需求部门提交《预算调整申请》，经分管领导（孙七）审批后返回采购部。

步骤3：采购方式确定与执行

责任人：采购部经理（周八）、采购专员（王五）

操作说明：

根据采购金额与物品类型确定采购方式（参考标准：

金额≤5000元：询价比价（至少3家供应商报价）；

5000元＜金额≤5万元：公开招标或邀请招标；

金额＞5万元：需提交公司管理层审批后执行招标）；

采购专员（王五）组织比价/招标，形成《比价记录表》或《招标结果报告》，经采购部经理（周八）审核确认；

确定供应商后，签订采购合同（或订单），明确价格、交付时间、质量标准等条款，避免后期成本追加。

步骤4：审批流程完结与通知

责任人：采购部、需求部门

操作说明：

采购部将完整的《采购申请单》《比价记录表》《采购合同》等材料提交至最终审批人（如分管副总吴九），审批时限：常规采购≤2个工作日，紧急采购≤1个工作日；

审批通过后，采购部通知需求部门领取采购物品；审批驳回的，需明确驳回原因并反馈至需求部门整改。

步骤5：采购执行与成本反馈

责任人：需求部门、采购部、财务部

操作说明：

需求部门验收物品，核对数量、质量无误后签字确认，若有差异需及时反馈采购部协调处理；

采购部每月汇总采购数据，分析实际成本与预算差异，形成《采购成本分析报告》，提交管理层；

财务部根据验收单、合同、发票等凭证办理付款，保证采购流程闭环。

三、采购申请单模板及填写说明

采购申请单编号

申请部门

申请日期

预计到货日期

序号

物品名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

是否属于集中采购

1

□是□否

2

□是□否

预算科目

预算金额（元）

已使用预算（元）

本次申请预算（元）

预算余额（元）

附件清单（可附技术参数、比价记录、项目批复等）

□技术参数说明书□比价记录表□项目立项批复□其他：________________

审批意见

需求部门负责人：李四

日期：______年_月_日

采购部初审：王五

日期：______年_月_日

财务部预算审核：赵六

日期：______年_月_日

采购部经理：周八

日期：______年_月_日

分管领导：吴九

日期：______年_月_日

填写说明：

“采购申请单编号”由采购部统一编制，格式为“CG-部门代码-年份-序号”（如“CG-CW-2024-001”）；

“规格型号”“用途说明”需详细填写，避免模糊表述（如“办公用品”需明确为“A4打印纸80g/包”）；

“是否属于集中采购”需根据公司《集中采购目录》勾选，属于集中采购的需注明“集中采购编号”；

附件需清晰、完整，比价记录需包含至少3家供应商的报价单（需加盖供应商公章或骑缝章）。

四、关键使用提示与风险规避

预算控制优先：所有采购申请必须先核查预算，无预算或超预算需履行预算调整流程，避免盲目采购导致成本超支；

审批时效管理：各审批人需在规定时限内完成审核，紧急采购可启动“绿色通道”，但需在备注栏注明“紧急”原因并由分管领导签字确认；

信息准确完整：申请人需保证采购信息无误，规格型号、数量等错