会计报销单证生成与审查指南模板.docVIP

会计日常报销单证与审查指南模板

一、适用范围与常见应用场景

本指南适用于企业及各类组织日常运营中各类费用的报销单证处理，涵盖员工因公支出、部门业务活动产生的费用报销场景，主要包括但不限于：

差旅费（交通、住宿、市内交通等）

办公费（文具、耗材、通讯等）

业务招待费（客户接待、商务活动等）

培训费（外部课程、会议资料等）

其他符合组织管理规定的因公支出

无论员工因公外出、部门日常运营还是专项活动开展，均需按本指南规范报销单证，保证费用支出的真实性、合规性和可追溯性。

二、报销单证与审查全流程操作指引

（一）报销单证阶段

步骤1：收集整理原始凭证

申请人需在费用发生时取得合法、合规的原始凭证（如费用明细清单、行程单、收据等），保证凭证内容完整（含日期、金额、支出事由、收款方信息等），字迹清晰、无涂改。

多笔同类费用需合并整理，按时间顺序排列，并在凭证右上角编号（如“1-1”“1-2”），便于后续核对。

步骤2：填写报销单基本信息

使用组织统一印制的《费用报销单》，逐项填写以下信息：

申请人信息：姓名*、所属部门、岗位、联系方式；

报销周期：起始日期至截止日期；

费用类型：勾选对应分类（如差旅费、办公费等）；

支出事由：简要说明费用用途（如“XX项目调研差旅”“部门办公用品采购”）；

附件数量：填写所附原始凭证的总页数或份数。

步骤3：填写费用明细项

按原始凭证逐笔填写《费用报销明细表》，每行记录一笔费用，包含：

费用项目名称（如“高铁票”“酒店住宿”“会议资料费”）；

发生日期；

金额（大小写需一致，大写金额前加“人民币”字样，数字间无空格）；

支付方式（如现金、转账、公务卡等）；

备注说明（如“往返”“含早餐”等补充信息）。

若涉及多人共同支出（如团队差旅），需注明参与人员姓名*及各自承担金额。

步骤4：粘贴凭证并签字确认

将原始凭证按编号顺序整齐粘贴在《费用报销凭证粘贴单》上，凭证边缘超出粘贴单部分不超过0.5厘米，避免遮挡关键信息；

申请人在报销单“申请人签字”处亲笔签名，并注明日期；

若费用需预先垫付，需附《借款单》复印件（借款流程需符合组织财务制度）。

（二）报销单证审查阶段

步骤1：形式审查（初审）

审查人（通常为部门负责人或指定人员）需核对以下内容：

报销单填写是否完整：无漏填项、字迹清晰、无涂改；

原始凭证是否齐全：附件数量与报销单标注一致，凭证无破损、关键信息（日期、金额、事由）清晰可辨；

签署是否完整：申请人签字、部门负责人初审签字均需齐全。

若形式不符要求，需退回申请人补充完善，并在《报销单退回记录表》中注明退回原因及整改要求。

步骤2：内容审查（复审）

财务人员对报销单证的内容合规性、合理性进行审查：

事由真实性：核对费用支出是否与申请事由匹配（如差旅费是否对应项目名称，招待费是否注明接待对象及目的）；

金额准确性：复核明细表金额与原始凭证金额是否一致，小计、总计计算是否正确；

标准符合性：检查费用是否符合组织规定的支出标准（如差旅住宿标准、招待费限额等），超标准部分需附《特殊费用说明》及审批人签字；

时效性：费用发生日期至报销提交日期是否超过规定时限（通常为30天，特殊情况需说明原因）。

步骤3：审批流程核查

根据费用金额及组织权限，逐级核对审批流程：

部门负责人：确认费用归属部门及事由合理性；

财务负责人：审核费用合规性及预算执行情况；

分管领导：对大额或特殊费用进行审批（具体金额标准由组织自行制定）；

审批人需在对应签字栏签署姓名*及审批意见，不得代签。

步骤4：凭证归档

审查通过的报销单证，由财务人员按月份、费用类型分类编号，录入财务系统；

原始凭证及报销单统一装订，封面注明凭证期间、凭证号、总金额、经办人，存档保存（保存期限应符合会计档案管理规定）。

三、标准报销单证模板及填写说明

（一）费用报销单（主表）

项目

填写内容

说明

申请人姓名*

张三

需与证件号码及员工信息一致

所属部门

市场部

按组织架构全称填写

报销周期

2023年10月1日-2023年10月15日

费用所属的自然月或项目周期

费用类型

□差旅费□办公费□业务招待费□其他（请注明）

勾选对应类型，勾选“其他”需补充说明

支出事由

XX区域市场推广活动调研

简明扼要，不超过30字

附件份数

5

填写所附原始凭证（如车票、发票等）的总份数

费用合计（小写）

￥1,250.00

需与明细表合计一致

费用合计（大写）

人民币壹仟贰佰伍拾元整

大写金额顶格填写，后加“整”字，不得涂改

申请人签字*

张三

需亲笔签名，不得代签

部门负责人初审*

李四

确认费用合理性后签字

财务负责人复审*

王五

审核合规性及预算后签字

分管领导审批*

赵六

按权限审批，超标准费用需备注说明

出纳付款日期

2023年10月18日

出纳填写

出纳签字*