企业行政办公物资采购申请表.docxVIP

办公物资采购申请适用情境

在企业日常运营中，行政办公物资的采购是保障各项工作顺利开展的基础环节。本申请表适用于以下场景：

常规物资补购：如打印机耗材、纸张、文具等日常消耗品库存不足时，需提交申请补充采购；

新员工入职配置：部门因新增人员需配置办公设备（如电脑、座椅、文件柜等）或基础物资；

临时项目需求：开展专项工作或临时项目时，需采购特定物资（如会议用品、活动物料等）；

设备维修更换：现有办公设备损坏无法修复，需申请更换同型号或升级设备；

其他特殊情况：如部门搬迁、办公环境调整等导致的物资新增或调整需求。

申请流程操作指引

第一步：明确需求，填写申请信息

申请人需根据实际需求，详细填写《物资采购申请表》，保证以下信息完整准确：

基础信息：申请部门、申请人姓名、联系方式、申请日期；

物资明细：逐一列出需采购的物资名称、规格型号（如品牌、尺寸、型号等）、单位（个/箱/台等）、数量、预估单价（参考历史采购价或市场均价）、预估总价，并汇总总金额；

申请理由：简述采购原因（如“XX打印机墨盒已用尽，需补充2支”“新员工张三入职，需配置基础办公文具”）及物资用途（如“用于日常文件打印”“部门新员工办公使用”）。

第二步：部门负责人审批

申请人将填写完整的申请表提交至本部门负责人审批。部门负责人需核实：

申请采购的物资是否为部门工作必需；

数量和规格是否符合实际需求，是否存在过度申请；

预估总金额是否在部门年度预算范围内。

审批通过后，负责人在“部门审批意见”栏签字确认并注明日期；如不通过，需注明理由并退回申请人调整。

第三步：行政部审核

部门审批通过后，申请表提交至行政部。行政部将重点审核：

物资是否符合公司行政管理制度（如是否为指定品牌、是否在采购目录范围内）；

是否存在可替代物资（如闲置物资调配是否满足需求，避免重复采购）；

预估价格是否合理，必要时通过市场询价确认；

月度/季度采购总额是否超限（如设定单次采购上限或月度总额控制）。

审核通过后，行政部在“行政部审核意见”栏签字；如需调整，与申请人沟通修改后重新审核。

第四步：采购部执行采购

行政部审核通过后，将申请表转交采购部。采购部根据审批结果执行采购：

对于常规物资，从合格供应商库中选择合作方下单；

对于专项或高价值物资，需进行比价或招标采购，保证性价比最优；

采购完成后，及时将采购明细（含实际单价、总价）反馈至行政部。

第五步：物资验收与领用

物资到货后，由申请人所在部门与行政部共同验收：

核对物资名称、规格、数量是否与申请一致；

检查物资质量是否完好，是否符合使用标准；

验收无误后，申请人在“领用签字”栏签字确认，部门留存领用记录；

如发觉数量不符或质量问题，采购部需及时联系供应商处理。

办公物资采购申请表模板

申请编号

申请日期

年月日

申请部门

申请人

*

联系方式

（部门内分机/办公软件账号）

紧急程度

□普通□紧急□特急

序号

物资名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

备注（如用途、特殊要求）

1

2

3

合计金额（大写）

合计金额（小写）

元

申请理由

（请详细说明采购原因、物资用途及必要性，如“部门打印机日常耗材已耗尽，需采购A4纸10箱、黑色墨盒5支，用于日常文件打印及会议资料准备”）

部门审批意见

审批人：*

日期：年月日□同意采购□不同意采购，理由：

行政部审核意见

审核人：*

日期：年月日□审核通过，转采购部执行□需调整，调整建议：

采购部执行情况

执行人：*

日期：年月日采购供应商：____________________实际采购金额：________元预计到货日期：年月日

到货验收情况

验收人：*

日期：年月日□数量、规格、质量均符合要求□存在以下问题：____________________领用人签字：*

填写与使用注意事项

信息真实完整：申请人需保证所填物资信息、数量、规格及申请理由真实准确，避免因信息错误导致采购延误或物资不符。

提前规划申请：常规物资建议提前3-5个工作日提交申请，紧急物资需在申请表中注明“紧急”并同步联系行政部协调，保证不影响工作进度。

遵循预算管理：采购申请需符合部门年度预算，超预算或大额采购（如单次超过5000元）需额外提交《预算外采购申请表》，经分管领导审批后方可推进。

审批流程规范：申请表需按“申请人→部门负责人→行政部→采购部”顺序逐级审批，不得跳级或逆向提交；审批意见需明确“同意”或“不同意”，并注明理由。

物资合理利用：申购物资前需确认部门内是否有闲置物资可调配，或是否存在功能相似的现有物资，避免重复采购造成资源浪费。

验收与登记：物资到货后需及时验收，验收无误后签字领用并做好部门内部登记，保证物资使用可追溯；如遇问题，需在到货后24小时内反馈至采购部。