行政管理办公物品采购与维护清单.docxVIP

行政管理办公物品采购与维护清单工具模板

一、适用工作情境

本工具模板适用于企业、事业单位及各类组织的行政管理场景，具体包括：

新入职员工办公配置：为新增员工统一采购办公桌椅、文具、电脑设备等基础物品；

部门常规物品补充：部门因业务发展或日常消耗（如纸张、墨盒、文件夹等）提出采购需求；

办公设备维护更新：打印机、空调、办公家具等设备出现故障、老化或功能升级时的维修与更换；

季度/年度盘点计划：定期对现有办公物品进行清点，核对库存状态，制定采购或维护计划；

临时性活动保障：如会议、培训、展会等活动所需的临时办公物品采购与活动后回收维护。

二、操作流程详解

（一）办公物品采购流程

1.需求提报

操作主体：各部门负责人或指定人员

具体步骤：

（1）根据部门实际需求，填写《办公物品需求申请表》（详见模板一），明确物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望到货时间及预算来源；

（2）部门负责人对需求的合理性与必要性进行审核，签字确认后提交至行政部。

2.需求审批

操作主体：行政部、财务部、分管领导

具体步骤：

（1）行政部收到需求后，对照《办公物品库存台账》核对现有库存，避免重复采购；

（2）对超出常规标准或单价较高的物品（如单价超500元的设备），组织技术评估（如IT部门对电子设备的功能审核）；

（3）财务部审核预算是否符合部门年度预算额度，超预算需求需提交分管领导审批；

（4）最终审批通过后，行政部汇总需求，形成《采购任务清单》。

3.供应商选择与比价

操作主体：行政部采购专员

具体步骤：

（1）对于常规消耗品（如文具、纸张），从《合格供应商名录》中选择2-3家固定供应商进行询价；

（2）对于设备或定制物品，需公开询价或邀请至少3家供应商提供报价单，对比价格、质量、售后保障及交货周期；

（3）填写《比价记录表》，明确选择供应商的理由，报行政部负责人审批。

4.下单与采购执行

操作主体：行政部采购专员

具体步骤：

（1）与供应商签订采购合同（或下单确认单），明确物品规格、数量、价格、交货时间、验收标准及违约责任；

（2）跟踪订单进度，保证供应商按时交货；如遇延迟，及时与供应商沟通并调整到货时间。

5.验收入库

操作主体：行政部库管员、需求部门代表

具体步骤：

（1）物品到货后，库管员核对送货单与采购订单信息（名称、规格、数量），确认无误后开箱验收；

（2）对设备类物品，需通电测试功能是否正常（如打印机打印效果、电脑开机状态）；对消耗品，检查包装是否完好、保质期是否合格；

（3）需求部门代表现场确认物品是否符合使用需求，三方签字确认后，库管员更新《办公物品库存台账》，物品入库并登记领用信息。

（二）办公物品维护流程

1.日常巡检与保养

操作主体：物品使用人、行政部专员

具体步骤：

（1）使用人每日对个人办公物品（如电脑、座椅）进行简单检查，发觉异常（如椅子摇晃、电脑死机）及时报修；

（2）行政部每周组织1次公共区域物品巡检（如会议室设备、空调），填写《日常巡检记录表》，记录物品状态及需处理问题。

2.故障报修与处理

操作主体：使用人、行政部、维修方

具体步骤：

（1）使用人发觉故障后，填写《物品故障报修单》（详见模板二），说明物品名称、故障现象、位置及使用人信息；

（2）行政部收到报修单后，根据故障类型分类处理：小故障（如打印机缺纸）由行政部直接处理；复杂故障（如电脑主板损坏）联系专业维修方；

（3）维修完成后，使用人确认故障是否排除，签字验收，行政部更新《物品维护记录表》。

3.定期专业维护

操作主体：行政部、外部专业机构

具体步骤：

（1）每季度对大型设备（如空调、投影仪）安排1次专业保养，由行政部联系维保单位提供服务；

（2）维护过程中，行政部全程监督，保证维护项目符合标准，填写《专业维护报告》并存档。

4.报废与处置

操作主体：行政部、财务部、分管领导

具体步骤：

（1）对无法修复、超过使用年限或维修成本过高的物品，由库管员填写《物品报废申请表》，注明物品名称、编号、报废原因、数量及残值预估；

（2）行政部审核报废物品的实际情况，财务部评估残值价值，报分管领导审批；

（3）审批通过后，由行政部统一处置（如变卖、回收），处置后注销《库存台账》，保证账实相符。

三、清单模板参考

模板一：办公物品需求申请表

序号

物品名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

预算来源

部门负责人签字

申请日期

1

办公椅

人体工学款

把

2

450

900

新员工入职配置

行政部预算

*华

2023-10-08

2

A4复印纸

80g/500张

包

5

25

125

部门日常使用

市场部预算

*敏

2023-10-08

3

打印机墨盒

HP932XL黑色

个

1

180

180

财务部打印机

财务部预