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固定资产管理标准操作手册

一、手册应用场景与适用情境

本手册适用于各类企业、事业单位及社会团体等组织的固定资产管理工作，旨在规范资产从“入口”到“出口”的全生命周期管理流程。具体应用场景包括：

新增资产入账：组织采购或接受捐赠、划转等新增固定资产时，需完成验收、登记、贴标等入库操作；

日常领用与归还：员工因工作需要领用固定资产（如办公设备、生产工具等）时，需遵循申请、审批、领用及后续归还流程；

内部调拨管理：因部门职能调整、人员变动或资产优化配置需跨部门转移资产时，涉及交接、审批及台账更新；

定期盘点核查：按季度/半年度/年度对固定资产进行实物清点，保证账实一致，处理盘盈盘亏差异；

资产报废处置：对达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰的资产，进行鉴定、审批及合规处置。

二、资产全生命周期操作流程

（一）新增资产入库管理

操作目标：保证新增资产信息准确、手续完备，及时纳入统一管理。

步骤说明：

采购申请与审批

使用部门根据工作需要填写《固定资产采购申请表》，注明资产名称、规格型号、预估数量、用途、预算金额等信息，经部门负责人*签字确认后，提交至行政部（或资产管理部）。

行政部汇总需求，核对预算合规性，按审批权限报请分管领导及总经理（或单位负责人）审批。审批通过后，交由采购部门执行采购。

资产到货验收

资产到货后，由行政部组织采购部门、使用部门及技术人员共同验收：

核对资产实物与采购清单的名称、规格型号、数量、供应商信息是否一致；

检查资产外观、功能及配件是否完好，符合采购要求；

技术部门需对专用设备（如生产仪器、IT设备等）进行功能测试，出具《验收意见书》。

验收合格后，验收人（至少2人）在《固定资产验收单》上签字；若不合格，由采购部门联系供应商退换货。

信息登记与贴标

行政部根据《验收单》信息，在固定资产管理系统中录入资产台账，内容包括：资产编号（唯一编码规则，如“ZC-部门代码-年份-序号”）、资产名称、规格型号、类别（如办公设备、电子设备、家具用具等）、采购日期、启用日期、原值、供应商、使用部门、责任人、存放地点等，《固定资产台账表》（详见第三部分）。

打印“资产标签”（包含资产编号、名称、启用日期），粘贴于资产显眼位置（如电脑主机背面、办公桌侧面等），保证标签清晰、不易脱落。

财务入账

行政部将《验收单》《采购发票》《固定资产台账表》复印件提交至财务部，财务部核对无误后，按会计制度规定进行资产入账，建立固定资产明细账。

（二）日常领用与归还管理

操作目标：明确资产使用责任，规范领用归还流程，防止资产流失。

步骤说明：

领用申请

员工因工作需要领用固定资产时，填写《固定资产领用申请表》，注明领用资产编号、名称、领用部门、领用人、领用原因、预计归还时间等信息，经部门负责人*审批后提交至行政部。

资产发放与登记

行政部审核领用申请，确认资产状态为“闲置”后，发放资产给领用人，同时更新台账中的“使用部门”“责任人”“资产状态”为“在用”。

领用人当场检查资产完好情况，确认无误后在《固定资产领用登记表》上签字；若发觉资产损坏，需立即反馈行政部处理。

资产归还

员工岗位变动、离职或不再使用资产时，需提前3个工作日向行政部提交《固定资产归还申请》，说明归还原因。

行政部通知领用人归还资产，使用部门负责人*监督领用人清理资产（如删除个人数据、恢复出厂设置等），保证资产及配件完好。

双方共同核对资产信息，确认无误后，在《固定资产归还登记表》上签字；行政部更新台账“资产状态”为“闲置”，归还信息记录至“领用历史”字段。

（三）内部转移管理

操作目标：规范资产跨部门流转，保证账实信息同步更新。

步骤说明：

转移申请

因部门工作调整需转移资产时，由转出部门填写《固定资产内部转移申请表》，注明资产编号、名称、转出部门、转出人、转入部门、转入人、转移原因等信息，经转出部门负责人及转入部门负责人签字确认后，提交至行政部。

资产交接与审批

行政部审核转移申请，确认资产状态为“在用”且无未结清维修、报废事项后，报请分管领导*审批。

审批通过后，行政部组织转出部门、转入部门进行资产交接：双方共同核对资产实物与信息，确认无误后在《固定资产内部转移单》上签字；转出部门需同步更新本部门资产记录，转入部门确认接收。

台账更新

行政部在固定资产管理系统中更新资产台账的“使用部门”“责任人”“存放地点”等信息，并将《内部转移单》存档备查。

（四）定期盘点操作

操作目标：核查资产实存数量与台账一致性，及时发觉并处理管理漏洞。

步骤说明：

盘点准备

行政部于每季度末/每年11月制定《固定资产盘点计划》，明确盘点时间、范围（部门/资产类别）、参与人员（行政、财务、部门代表）及分工，提前3个工作日通知各部门。

各部门提前核对本部门台账资产，整理存放地点，保证资产摆放有序。

现