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专业行业展会现场管理预案

1.总则

1.1预案目的

为规范专业行业展会现场管理流程，保证展会期间“安全有序、服务高效、体验优化、问题闭环”，最大限度降低运营风险，提升参展商与观众的满意度，保障展会目标达成（如行业交流、品牌曝光、交易促成等），特制定本预案。

1.2适用范围

本预案适用于所有由主办方组织的专业行业展会现场管理活动，包括但不限于：展位搭建与撤展、观众入场与分流、现场秩序维护、应急事件处置、设施设备运行、服务质量监督等全流程环节。

1.3基本原则

安全第一：将人员安全、展品安全、设施安全作为核心底线，所有管理活动需符合消防、建筑、公共卫生等法规要求。

预防为主：通过前期风险评估、流程优化、人员培训等方式，减少突发事件的发生概率。

协同联动：建立主办方、场馆方、服务商、参展商、安保团队等多方协同机制，实现信息共享与快速响应。

服务导向：以参展商与观众需求为中心，提供标准化、个性化服务，提升现场体验。

灵活应变：针对现场突发情况，允许在预案框架内动态调整管理策略，保证问题及时解决。

2.组织架构与职责分工

2.1现场管理组织架构

设立“展会现场总指挥部”，实行“总指挥—执行小组—专项小组—岗位人员”四级管理架构，保证责任到人、指令畅通。

层级

组成部门/人员

核心职责

总指挥部

主办方总经理、执行总监、场馆方负责人

统筹现场管理全局，决策重大事项，协调跨部门资源

执行小组

运营组、安保组、工程组、客服组、财务组

落实总指挥部指令，推进各模块工作执行，监督小组职责履行

专项小组

应急处置组、媒体公关组、展商服务组

针对专项任务（如突发事件、媒体对接、展商需求响应）制定专项方案并执行

岗位人员

各小组下设具体岗位（如引导员、巡逻员）

执行日常管理任务，实时上报现场情况，落实应急处置措施

2.2关键岗位职责

2.2.1总指挥

审批现场管理重大方案（如人流管控、应急启动）；

协调相关部门（公安、消防、卫健）联动；

对展会现场管理结果负总责。

2.2.2运营组组长

统筹展位搭建、观众入场、活动执行等日常运营；

监控现场人流密度、动线通畅度，动态调整管理策略；

对接参展商需求，协调解决现场运营问题。

2.2.3安保组组长

制定安保方案（巡逻路线、监控覆盖、安检流程）；

组织安全演练（火灾、踩踏、盗窃等）；

指挥突发事件中的秩序维护与人员疏散。

2.2.4工程组组长

负责现场电力、空调、网络、消防等设施设备的运行保障；

监督展位搭建的合规性（如材料防火、结构承重）；

应对设施故障（如停电、设备损坏）的紧急抢修。

2.2.5客服组组长

设立现场服务中心（主入口、展馆内、休息区），提供咨询、投诉处理、失物招领等服务；

收集参展商与观众的反馈，实时同步至执行小组；

运营服务与线上反馈渠道（如客服、APP反馈入口）。

3.前期筹备管理

3.1现场规划与布局

3.1.1展位布局设计

功能分区：明确划分展览区（按行业/产品类别划分）、洽谈区（独立封闭空间，配备隔音设施）、活动区（论坛区、发布会区，远离主通道避免人流拥堵）、服务区（餐饮、休息、医疗、母婴室等，均匀分布展馆各区域）。

动线规划：采用“环形+主次通道”设计，主通道宽度≥4米（满足消防疏散要求），次通道≥2.5米；在人流交汇点（如展馆入口、热门展位附近）设置缓冲区，避免拥堵。

标示系统：统一设计主视觉导视牌（标注展区分布、卫生间、应急出口、服务中心位置），地面粘贴directional箭头标识，展位号采用“分区+数字”编码（如A区001、B区015），便于快速定位。

3.1.2设施设备配置

电力保障：根据参展商需求提供标准展位（220V/5A）和特装展位（定制电力方案），总电力负荷预留20%冗余；配备应急发电机（功率≥场馆总用电量的30%），断电后10分钟内自动切换。

网络覆盖：提供5G信号全覆盖，展馆内设置Wi-Fi热点（密度≥1个/500㎡），保证直播、扫码等高带宽需求；搭建专用网络（用于数据传输与内部通信），与公共网络隔离。

环境控制：根据展会季节调整空调温度（夏季24-26℃，冬季20-22℃），新风系统每小时换气≥12次；在餐饮区设置独立排风系统，避免异味扩散。

3.2人员培训与演练

3.2.1岗前培训

通用培训：所有现场人员需接受展会概况、岗位职责、服务规范（如仪容仪表、沟通话术）、应急流程（如火灾报警、人员疏散）培训，考核合格后方可上岗。

专项培训：

安保人员：重点培训安检流程（禁带物品识别、可疑人员排查）、监控设备操作、冲突化解技巧；

工程人员：熟悉场馆电力、消防系统图，掌握应急抢修工具使用（如发电机、液压钳）；

客服人员：培训投诉处理“五步法”（倾听、道歉、解决、反馈、记录），熟悉参展商资料与展会日程。

3.2.2应急演练

演练