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行政文件归档管理目录索引模板

一、适用工作场景

二、标准化操作流程

1.文件收集与初步筛选

责任主体：各部门文件管理员或指定经办人（如部门助理）。

操作要点：

按月/季度收集本部门形成的行政文件，包括纸质文件（需原件完整，无缺页、破损）及电子文件（需为最终版，格式统一为PDF/Word）。

剔除临时性、参考性文件（如草稿、重复通知）及与行政工作无关的文件（如个人非工作记录）。

对收集的文件进行初步分类（如按“综合管理”“人事管理”“财务报销”“会议文件”等大类划分）。

2.文件分类与编号规则制定

责任主体：行政部档案管理员（如档案专员）牵头，各部门配合。

操作要点：

分类标准：采用“年度+部门+文件类型”三级分类法，例如“2024-综合管理-通知”“2024-人事管理-制度”。

编号规则：统一为“年份（4位）+部门代码（2位，如“综合”为“01”，“人事”为“02”）+文件类型代码（2位，如“通知”为“01”，“报告”为“02”）+流水号（3位，按文件形成顺序从001开始）”，例如“20240101001”代表2024年综合管理部第1号通知。

电子文件需在文件名中包含编号，便于与纸质文件对应。

3.文件登记与目录编制

责任主体：行政部档案管理员（如档案专员）。

操作要点：

依据《行政文件归档目录索引模板》（详见第三部分），逐项填写文件信息，包括文件名称、文号/编号、形成日期、页数、保管期限等核心字段。

纸质文件需在每份文件首页右上角加盖“归档章”（含编号、归档日期等信息），电子文件需添加归档水印（含编号及“归档文件”标识）。

目录编制完成后，需由部门负责人（如部门经理）审核签字，保证信息准确无误。

4.归档存储与索引更新

责任主体：行政部档案管理员（如档案专员）及IT部门（电子文件）。

操作要点：

纸质文件：按分类编号顺序存入专用档案盒，档案盒侧面标注“年度-部门-文件类型+起止编号”（如“2024-综合管理-通知20240101001-20240101010”），并按类别存入档案柜，张贴分类标签。

电子文件：存储至单位指定的档案管理系统服务器，建立与纸质文件编号对应的电子目录，支持关键词检索（如文件名称、文号、形成部门等）。

索引目录需实时更新：新增文件时及时补充登记，销毁文件时（到期且无保存价值）在目录中标注“已销毁”及销毁日期，并由监销人（如行政主管）签字确认。

5.定期维护与检查

责任主体：行政部档案管理员（如档案专员）及分管领导（如行政总监）。

操作要点：

每季度对档案存储环境进行检查（纸质文件防潮、防火、防虫；电子文件备份有效性验证）。

每年开展一次档案盘点，核对目录与实物/电子文件的对应关系，保证账实相符。

根据单位制度变化及文件重要性调整，适时更新分类标准及保管期限表（如新增“战略规划”类文件，延长核心制度文件保管期限）。

三、目录索引模板结构

序号

文件名称

文号/编号

分类类别

形成日期

页数

保管期限

存放位置（柜号/文件夹）

责任人

备注

1

关于2024年春节放假的通知

20240101001

2024-综合管理-通知

2024-01-15

2

10年

A-01-01

*助理

含附件1份

2

年度部门绩效考核办法

20240202001

2024-人事管理-制度

2024-02-20

15

长期

B-02-05

*主管

2024年3月1日起执行

3

第三季度行政工作总结报告

20240301003

2024-综合管理-报告

2024-09-30

8

30年

A-01-03

*经理

含数据报表

4

办公用品采购申请单

20240403002

2024-行政事务-申请

2024-04-10

1

5年

C-03-02

*专员

附件：供应商报价单

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

四、关键管理要点

规范分类，避免交叉：分类标准需统一且稳定，避免同一文件重复归入不同类别（如“会议纪要”按会议主题归入对应部门类别，而非单独设“会议文件”类）。

及时归档，保证完整：文件形成后30日内完成归档，避免积压；跨部门文件需明确主办部门，由主办部门负责归档。

保密管理，权限控制：涉密文件需单独分类、加密存储，查阅需经分管领导批准，并在《文件查阅登记表》中记录查阅人、时间、用途。

电子备份，双轨保障：电子文件需定期（每月）刻录光盘或异地备份，纸质文件扫描成电子版后同步存入系统，实现“双备份”管理。

定期清理，合规销毁：对保管期限届满的文件，由行政部提出销毁申请，经法务部门（如法务专员）及分管领导审核后，由2人以上共同监销，并在目录中详细记录销毁信息。

交接记录，责任明确：档案管理员岗位变动时，需办理档案交接手续，填写《档案交接清单》，由交接双方及监交人（如行政主管）签字确认，保证档案管理连续性。