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询价函撰写规范与范文示例

在商业活动中，询价函作为采购方与潜在供应商之间建立联系、获取关键信息的桥梁，其撰写质量直接影响采购效率、成本控制乃至后续合作的顺利程度。一份规范、清晰、专业的询价函，能够有效减少沟通成本，确保供应商提供准确报价，为采购决策提供可靠依据。反之，模糊不清或要素缺失的询价函则可能导致报价混乱、信息失真，延误采购进程。本文将系统阐述询价函的撰写规范，并辅以实用范文，旨在帮助相关从业人员掌握这一基础而重要的商务文书技能。

一、询价函撰写的基本原则

询价函的核心目标是获取准确、可比的报价信息，因此在撰写时需遵循以下基本原则：

1.清晰准确：内容表达必须清晰，避免歧义。涉及产品规格、型号、数量、技术参数等关键信息，务必准确无误，必要时可提供标准或图纸作为附件。

2.全面具体：所需信息应尽可能全面，让供应商清楚了解采购需求的各个方面，包括但不限于产品/服务细节、数量、质量标准、交货期、交货地点、付款方式、报价有效期等。

3.客观中立：在描述需求和潜在合作时，应保持客观中立的态度，不偏袒任何一方，也不对其他供应商进行不当评价，为所有报价方提供公平竞争的基础。

4.礼貌专业：行文应体现商业礼仪，语言礼貌得体，展现专业素养。即使是例行公事，友好的沟通态度也有助于建立良好的合作氛围。

5.时效性：明确规定报价截止日期和报价有效期，确保采购流程的及时性。

二、询价函的核心构成要素

一份结构完整、内容详实的询价函通常包含以下核心要素，撰写时可根据实际情况灵活调整，但关键信息不应遗漏：

1.发函方信息：清晰注明公司全称、地址、联系人、联系电话、电子邮箱等，便于供应商回复和沟通。

2.收函方信息：准确的供应商名称或相关负责人。如同时向多家供应商询价，抬头应分别列明或采用通用称呼后群发（需注意保密）。

3.函件日期与编号：发函的具体日期，以及公司内部便于归档管理的函件编号。

4.标题：简明扼要地概括询价主题，例如“关于[产品/服务名称]的询价函”或“[项目名称]所需[产品/服务名称]询价”。

5.引言/事由：简要说明询价的目的、背景和依据，例如“为满足我司[某项目/日常运营]需求，现就以下产品/服务进行询价，恳请贵司提供报价。”

6.产品/服务详情：

*名称与规格型号：准确的产品或服务名称，详细的规格、型号、材质、技术参数、执行标准等。对于复杂产品，建议提供详细的技术规格说明书作为附件。

*数量：明确的采购数量，如为预估数量，应注明。

*质量要求：产品应符合的质量标准、认证要求等。

7.报价要求：

*报价截止时间：明确供应商提交报价的最后期限。

*报价有效期：要求供应商明确其报价的有效时长。

*报价方式：指定报价单的格式（如公司标准报价单或按本询价函附件格式填写）、提交方式（如邮件、传真、密封送达等）。

*报价内容：要求报价包含的具体项目，如单价、总价、是否含税费（明确税率）、是否含运费及保险费等。

8.交货/服务要求：

*交货/服务时间：期望的到货日期或服务开始与完成时间。

*交货/服务地点：具体的目的地或服务提供地点。

*运输方式：如有特殊要求，需明确。

9.付款方式：期望的付款条件，如预付比例、货到付款、分期付款的节点等。

10.附件：如有必要，附上产品图片、详细规格书、图纸、技术参数表、报价单模板等，以补充说明需求。

11.保密条款（如适用）：对于涉及商业秘密或敏感信息的询价，可加入保密要求。

12.联系方式与答疑：指定负责本次询价的联系人及联系方式，并说明是否安排答疑会或接受书面提问。

13.结束语：通常为感谢语，如“感谢贵司的支持与配合，期待您的及时回复。”

14.落款：发函公司全称（并加盖公章）、授权代表签字（可选）。

三、询价函范文示例

（一）通用产品采购询价函示例

[你公司全称]

地址：[你公司地址]

联系人：[你的姓名]

联系电话：[你的电话]

电子邮箱：[你的邮箱]

日期：YYYY年MM月DD日

询价函编号：XJ-YYYYMMDD-XXX

致：[供应商公司全称]

地址：[供应商地址，如知晓]

联系人：[供应商联系人，如知晓]

主题：关于[产品具体名称，如：XX型号办公用笔记本电脑]的询价函

尊敬的[供应商名称/先生/女士]：

为保障我司日常办公设备更新需求，现就一批[产品具体名称]进行询价采购。恳请贵司根据以下需求提供详细报价及相关信息。

一、产品需求详情：

序号

产品名称

规格型号

主要技术参数（示例）

单位

数量

备注

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