企业采购管理审批流程与采购策略.docVIP

企业采购管理审批流程与采购策略通用工具模板

一、适用场景与范围

二、采购审批流程操作步骤

（一）需求发起与部门初审

发起申请：业务部门根据实际需求（如新增设备、补充耗材、项目服务等），填写《采购申请表》（见模板表格1），注明采购品类、规格、数量、预估单价、用途、预算科目及紧急程度，经部门负责人签字确认后提交至采购部。

部门初审：采购部收到申请后，1个工作日内完成初审，重点核查：

采购需求的合理性（是否与业务计划匹配、是否存在重复采购）；

预算是否符合公司财务制度（超预算需附《预算调整申请表》）；

采购品类是否属于公司集中采购目录（如属于，需按集中采购流程执行）。

初审通过后，流转至下一环节；驳回则反馈业务部门补充材料或调整需求。

（二）采购方式确定与供应商寻源

确定采购方式：根据采购金额、品类特性及公司制度，选择对应采购方式：

公开招标：适用于金额≥50万元或涉及重大资产的采购，需通过第三方平台发布招标公告，邀请≥3家合格供应商参与；

询比价：适用于5万元≤金额＜50万元的标准化物资/服务，向≥3家供应商询价，综合评估价格、资质、服务后确定候选供应商；

单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购（如专利产品、定制化服务），需附《单一来源采购审批表》，经总经理审批后方可执行。

供应商寻源与资质审核：采购部通过合格供应商库、行业平台或公开渠道筛选供应商，审核其营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业准入许可）、过往合作业绩（近2年同类项目案例），保证供应商符合公司《供应商管理办法》要求。

（三）采购执行与合同审批

编制采购文件：根据采购方式编制招标文件/询价单/合同草案，明确采购需求、技术标准、交付时间、付款方式、违约责任等核心条款，法务部对合同条款进行合规性审核（重点审核知识产权、争议解决机制等）。

签订采购合同：采购部与供应商就合同细节达成一致后，提交至分管副总及总经理审批（审批权限根据金额划分，如金额≥20万元需总经理审批）。审批通过后，双方加盖公章，合同正式生效。

（四）订单下达与交付验收

下达订单：采购部根据合同签订结果，通过ERP系统或书面形式向供应商下达采购订单，明确交货批次、地点、时间及验收标准。

交付验收：供应商按订单交付后，由采购部牵头，组织业务部门、质检部（如涉及物资质量）共同验收：

核对物资名称、规格、数量是否与订单一致；

检查质量是否符合技术标准（如提供检测报告、试用评估）；

服务类项目需确认服务内容是否达到合同约定（如IT运维需提供月度服务报告）。

验收合格后，填写《采购验收单》（需三方签字确认）；不合格则反馈供应商限期整改，整改后仍不达标者，按合同条款追究违约责任。

（五）付款结算与档案归档

付款申请：采购部凭《采购合同》《采购验收单》《供应商发票》（需与合同信息一致），填写《付款申请表》，提交财务部审核。

财务审批与付款：财务部核对发票真伪、金额与验收单是否一致，审批通过后按合同约定付款方式（如预付款、分期付款、货到付款）办理结算。

档案归档：采购部将采购全流程资料（申请表、审批记录、合同、验收单、发票等）整理归档，保存期限≥5年，保证可追溯性。

三、采购策略制定操作步骤

（一）需求分析与品类划分

收集需求：通过业务部门调研、历史采购数据（近2年采购量、金额、品类）、年度经营计划等，汇总各品类采购需求，形成《采购需求清单》。

品类划分：根据采购金额占比、供应市场复杂度（供应商数量、价格波动）、对企业经营影响程度，将采购品类划分为四类：

战略品类（金额高、供应风险大，如核心原材料）；

杠杆品类（金额高、供应市场成熟，如标准化设备）；

瓶颈品类（金额低、供应风险高，如专用配件）；

常规品类（金额低、供应市场成熟，如办公文具）。

（二）市场调研与风险评估

市场调研：针对各品类开展市场调研，内容包括：

供应市场分析（供应商集中度、价格趋势、替代品可行性）；

需求侧分析（采购频次、季节性波动、用量预测）；

行业标杆采购实践（参考同行业企业采购策略、成本控制措施）。

风险评估：识别采购过程中的潜在风险（如供应商断供、价格大幅上涨、质量不达标），评估风险发生概率及影响程度，形成《采购风险评估表》。

（三）策略制定与审批

根据品类划分及风险评估结果，制定差异化采购策略：

战略品类：与核心供应商建立长期战略合作关系，签订年度框架协议，通过联合采购、VMI（供应商管理库存）降低成本；开发备用供应商，降低供应风险。

杠杆品类：采用集中采购、招标采购，以量换价，争取批量折扣；定期开展市场询价，保证价格合理性。

瓶颈品类：寻找替代供应商或替代品，减少对单一供应商依赖；与供应商签订小批量、多频次供货协议，保障及时供应。

常规品类：通过电商平台、协议供应商进行采购，简化流程；实施定额管理，控制采购量。

策略制定完成后，提交采购