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会议纪要记录及执行跟进标准化模板

一、适用场景与价值

保证会议关键信息不遗漏，形成可追溯的书面记录；

明确任务责任人与时间节点，推动执行落地；

为后续复盘、进度跟踪及决策提供依据，提升会议效率与协作质量。

二、标准化操作流程

（一）会议前：准备工作

明确会议目标与议程

会议组织者需提前明确会议核心目标（如“确定Q3项目排期”“解决跨部门协作瓶颈”），并制定结构化议程，包括议题顺序、每项议题的讨论时长、预期成果等。

议程需提前至少1天发送给参会人员，保证各方提前准备相关材料（如项目数据、方案文档等）。

确定参会角色与分工

明确主持人（负责控场、引导讨论）、记录人（负责全程记录）、参会人（议题相关方）及列席人（提供支持但不参与决策）。

记录人需提前熟悉模板结构，准备录音设备（如需，需提前征得参会人同意）或速记工具，保证记录高效。

准备会议物料

准备会议签到表、投影设备、会议模板纸质版/电子版，以及白板、马克笔等便于实时记录讨论要点的工具。

（二）会议中：实时记录

记录会议基本信息

按模板“会议基本信息表”填写核心要素，包括：会议名称（需体现主题，如“项目需求评审会”）、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人（需全名，用代替，如“”“*”）、缺席人（如有，注明原因）、会议主题（与目标一致）。

聚焦议题讨论与决策

按议程顺序逐项记录议题讨论内容：

议题背景：简要说明议题提出的原因（如“因客户反馈功能体验不佳，需优化方案”）；

关键观点：记录各方核心发言（避免口语化，提炼结论性内容，如“研发*提出：需2周完成技术可行性评估”）；

争议点：如存在分歧，需明确各方立场（如“市场希望优先上线A功能，产品坚持B功能逻辑更优先”）；

最终决策：记录经讨论达成的共识（如“决议：优先完成B功能开发，A功能延后至下一版本”）。

细化行动项信息

对会议中明确的待办任务，按“行动项跟踪表”逐条记录，保证包含以下要素：

行动项编号（按“议题-序号”规则，如“1-1”表示第一个议题的第一项行动）；

任务描述（具体、可执行，如“完成功能技术方案文档”而非“做方案”）；

负责人（明确到具体人，避免“相关部门”等模糊表述）；

协作人（如有，需注明）；

计划完成时间（精确到日期，避免“尽快”“本周内”等模糊表述）；

交付物（明确成果形式，如“Word文档”“PPT演示稿”“测试报告”等）。

确认关键信息

会议结束前，主持人需带领参会人快速回顾决议事项及行动项，记录人同步宣读关键内容，保证各方理解一致，避免歧义。

（三）会议后：整理与跟进

整理会议纪要

会议结束后24小时内，记录人需根据会议记录整理正式纪要，内容包括：

会议基本信息（同会议中记录）；

各议题讨论摘要（重点突出决策与争议点，避免流水账）；

行动项清单（按优先级或时间顺序排列，包含编号、任务、负责人、截止时间、交付物）；

附件（如有会议资料、方案文档等，需注明清单）。

分发与确认

纪要通过邮件或协同工具（如企业钉钉）发送给所有参会人及需知悉的相关方，抄送上级领导（如需）。

发送时需附上“确认说明”（如“请于月日前确认纪要内容，如有异议请联系记录人*”），保证信息同步到位。

执行跟进与闭环

每日/每周跟踪：记录人或项目助理需通过任务管理工具（如飞书多维表格、Teambition）或定期（如每周例会）跟进行动项进度，标记状态（“进行中”“已完成”“延期”）。

延期处理：若行动项未按期完成，负责人需提前向主持人说明原因及预计完成时间，同步更新计划完成时间。

成果验收：行动项完成后，负责人需提交交付物，由主持人或指定人验收，验收后更新“实际完成时间”及“状态”，形成闭环。

三、模板工具

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

（线上请注明平台+会议号，线下请注明会议室）

主持人

*

记录人

*

参会人

（全名，用*代替，多人分行列出）

缺席人

（如有，注明姓名*及原因，如“出差”“请假”）

会议主题

会议目标

（二）议题讨论与决策表

议题编号

议题名称

讨论背景

关键观点/争议点

最终决策/结论

1-1

1-2

…

（三）行动项跟踪表

行动项编号

任务描述

负责人

协作人

计划完成时间

实际完成时间

状态（进行中/已完成/延期/取消）

备注（如延期原因、验收意见）

成果交付物（如文档、附件）

1-1

*

1-2

*

…

四、关键注意事项

记录准确性原则

避免主观臆断，记录需基于客观事实，对不确定的信息（如数据、时间）需当场向发言人确认，保证“零误差”。

讨论内容需提炼核心观点，避免大段复制发言，重点记录“谁说了什么”“最终结论是什么”。

行动项明确性原则

遵循SMART原则（具体、可衡量、可达成、相关性、时间限制），任务