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企业文档存档及归档流程标准模板

一、适用范围与典型应用场景

合同管理类：采购合同、销售合同、服务协议、保密协议等；

制度规范类：公司章程、管理制度、操作手册、流程文件等；

会议记录类：董事会纪要、部门例会纪要、项目推进会记录等；

人事档案类：劳动合同、员工入职登记表、绩效考核记录、离职证明等；

财务凭证类：报销单据、发票（电子/纸质）、财务报表、审计报告等；

项目资料类：项目立项书、可行性研究报告、验收报告、成果交付物等。

二、标准化操作流程及步骤详解

（一）文档与收集

文档创建责任划分

各部门负责人为本部门文档与收集的第一责任人，保证文档内容完整、格式规范（如统一字体、字号、页边距等）。

涉及跨部门协作的文档，由牵头部门组织编制，协办部门配合提供相关材料。

收集范围及时限

文档形成后3个工作日内，由经办人将文档（含电子版及纸质版，若为电子文档需确认版本号）提交至部门负责人审核。

部门负责人审核通过后，每月最后一个工作日前汇总本部门当月文档，移交至档案管理部门（或指定专职档案管理员）。

（二）文档分类与编号

分类标准

采用“一级分类+二级分类”方式：

一级分类：按部门或职能划分，如“行政部”“人事部”“财务部”“业务部”“法务部”等；

二级分类：按文档类型划分，如“行政部”下设“制度文件”“会议记录”“固定资产档案”等。

编号规则

编号格式为：一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号，示例：

行政部制度文件：XZ-ZD-2024-001（XZ=行政部，ZD=制度文件，2024=年份，001=流水号）；

财务部报销凭证：CW-PZ-2024-056（CW=财务部，PZ=报销凭证，2024=年份，056=流水号）。

流水号按年度从001开始连续编制，不得空号或跳号。

（三）文档归档存储

归档审核

档案管理员收到部门移交的文档后，1个工作日内完成审核，重点检查文档完整性（如签字、盖章是否齐全）、分类准确性、编号规范性。

审核不通过的，退回原部门2个工作日内整改；整改后重新提交审核。

存储方式

电子文档：存储至企业指定的档案管理系统（如OA系统、电子档案平台），按分类编号建立文件夹层级，时需注明“归档编号+文档名称”，并设置读取权限（仅授权人员可访问）。

纸质文档：使用无酸档案盒封装，档案盒正面标注“归档编号+一级分类+二级分类+年度”，侧面标注“起止流水号”（如“XZ-ZD-2024001-010”）；档案盒内附《文档目录清单》，注明文档名称、页数、形成日期、责任人等信息。

存储位置管理

电子文档：档案管理员定期（每季度）检查系统存储状态，保证数据备份至本地服务器及云端双存储，防止数据丢失。

纸质文档：存入专用档案柜，按分类编号顺序排列；档案柜张贴《档案存放位置索引表》，方便检索。

（四）文档借阅与利用

借阅申请

借阅人需填写《文档借阅申请表》（见表1），注明借阅文档编号、名称、借阅事由、借阅期限（一般不超过7个工作日）、用途（如“项目评审”“审计核查”等），经部门负责人签字后提交至档案管理员。

涉密文档（如未公开的合同、财务数据）需经分管副总经理及以上领导审批。

借阅与归还

档案管理员审批通过后，电子文档通过系统授权访问，纸质文档当场借出；借阅人需在《文档借阅登记表》（见表2）签字确认。

借阅期满需续借的，需提前1个工作日提交续借申请，续借期限不超过原期限；逾期未还的，档案管理员需催收，并记录逾期原因。

借阅期间，文档不得涂改、转借、复制（特殊情况复制的，需经审批并注明“复制件用途”）；归还时档案管理员检查文档完整性，确认无误后收回。

（五）文档鉴定与销毁

鉴定周期

档案管理部门每3年组织一次文档鉴定，由档案管理员、法务专员、各部门代表组成鉴定小组，对到期文档进行价值评估。

销毁流程

鉴定小组确定无保存价值的文档，编制《文档销毁清单》（见表3），注明文档编号、名称、形成日期、销毁原因、销毁方式（如纸质文档碎纸销毁、电子文档彻底删除），经总经理审批后执行。

销毁时需由2名以上人员监销，监销人在《文档销毁清单》签字确认，保证文档信息无法恢复；销毁记录需永久保存。

三、核心表单模板设计

表1：文档借阅申请表

借阅人

部门

借阅日期

联系方式

文档编号

文档名称

借阅事由

借阅期限（自至）

部门负责人意见：

签字：日期：

档案管理员审批意见：

签字：日期：

备注（如是否允许复制、是否涉密等）：

表2：文档借阅登记表

借阅日期

归档编号

文档名称

借阅人

部门

借阅期限

归还日期

经手人

备注

表3：文档销毁清单

序号

归档编号

文档名称

形成日期

页数

销毁原因

鉴定小组意见

审批人

销毁日期

监销人

1

2

四、执行过程中的关键控制点

（一）合规性控制

严格遵守《_________档案法》及行业相关法规，保证文档归档、借阅、销毁