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合同审批流程管理与风险控制工具

适用业务场景

本工具适用于各类企业（含中小型企业、集团化公司）的内部合同全生命周期管理，覆盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等多种类型。具体场景包括：

业务部门发起合同时需规范流程、明确责任；

法务、财务、管理层需高效审核条款、识别风险；

企业需留存审批痕迹、保证合规性，规避合同纠纷；

合同履行过程中需跟踪进度、归档管理，实现风险可追溯。

全流程操作步骤

第一步：合同发起与材料准备

操作主体：业务经办人（*）

操作内容：

明确合同需求：梳理合作背景、交易对方信息、合同标的、权利义务、付款方式、违约责任等核心要素；

准备基础材料：

合同草案（需包含双方主体信息、合同编号、签订日期等基础条款）；

附件材料（如对方资质证明、技术协议、报价单、项目立项审批表等）；

《合同审批申请表》（注明合同类型、预计金额、紧急程度、需审核部门等）。

风险控制点：保证合同草案内容完整，无关键条款缺失（如争议解决方式、保密条款）；对方主体资质（营业执照、相关许可证等）需真实有效，避免与无资质主体合作。

第二步：多部门协同审核

操作主体：业务部门负责人、法务部门、财务部门（根据合同类型可增加审计、风控等部门）

操作流程：

业务部门初审：

业务负责人（*）审核合同内容是否符合业务需求、条款是否与前期沟通一致；

重点核对标的数量、质量标准、履行期限等业务条款的准确性；

审核通过后，在《合同审批申请表》“业务部门意见”栏签字，流转至下一环节。

法务部门审核：

法务专员（*）重点审查合同合法性（是否符合法律法规、行业监管要求）、条款严谨性（避免歧义、漏洞）；

核对违约责任、知识产权、争议解决方式等法律风险点，提出修改意见（如需修改，退回业务部门调整）；

审核通过后，在“法务部门意见”栏签字，并标注“建议批准”或“需补充材料”。

财务部门审核：

财务专员（*）审核合同中的财务条款：付款条件、资金安排、税费承担、发票要求是否符合财务制度；

评估企业现金流风险（如大额预付款、分期付款的合理性），保证资金安全；

审核通过后，在“财务部门意见”栏签字，同步确认付款计划。

风险控制点：审核环节不得跳审，若某一部门提出重大修改意见，需退回业务部门调整后重新审核；紧急合同需标注“加急”，但不得简化审核流程。

第三步：分级审批与决策

操作主体：分管领导、总经理/决策委员会（根据合同金额、重要性分级）

审批权限划分（示例）：

金额≤5万元：部门负责人+分管领导审批；

5万元＜金额≤50万元：部门负责人+分管领导+法务+财务+总经理审批；

金额＞50万元或重大战略合同：需提交决策委员会审议，总经理最终审批。

操作内容：

审批人根据各部门审核意见，结合企业战略、资源匹配度等进行综合决策；

对审批通过的合同，在《合同审批申请表》“审批意见”栏签字确认；对未通过的，注明原因并退回业务部门。

风险控制点：审批人需对审批结果负责，不得越权审批；重大合同需留存会议纪要或审批决议，保证决策合规。

第四步：合同签署与用印管理

操作主体：授权签约人、行政部/法务部（用印审批）

操作流程：

业务部门根据审批通过的《合同审批申请表》，准备正式合同文本（需与审批版本一致，一式X份，双方各执X份，企业存档X份）；

授权签约人（一般为法定代表人或其书面授权的人员，*）核对合同条款无误后，在指定位置签字；

行政部/法务部审核《合同审批申请表》与合同文本一致后，办理用印手续，登记用印台账（记录合同编号、用印日期、份数、经办人等）。

风险控制点：严禁在空白合同上用印；签约人需核对对方签约主体是否与合同相对方一致，避免无权代理或越权签约。

第五步：合同履行与跟踪

操作主体：业务部门、财务部门、法务部门

操作内容：

业务部门负责合同履行跟踪，记录履约进度（如交付时间、验收结果）、对方履约情况，填写《合同履行跟踪表》；

财务部门根据合同约定付款节点，审核履约证明（如验收单、发票）后安排付款，同步登记付款台账；

若出现对方违约（如延迟交付、质量不达标），业务部门需及时收集证据，法务部门协助处理争议（协商、仲裁或诉讼）。

风险控制点：定期开展履约检查（如每月/每季度），对逾期未履约或存在风险的合同，及时上报管理层并启动应对预案。

第六步：合同归档与数据管理

操作主体：行政部/档案管理部门、业务部门

操作流程：

合同履行完毕或终止后，业务部门将合同正本、审批材料、履行记录（如验收报告、沟通函件等）整理成册，移交档案管理部门；

档案管理部门对合同进行分类编号（如“合同-年份-类型-序号”），录入电子档案系统，保证电子版与纸质版一致；

建立合同台账（含合同编号、名称、对方主体、签订日期、金额、履行状态、归档日期等），定期更新，便于查询与分析。

风险控制点：合同档案保存期限符合法律要求（