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公司内外部沟通邮件写作指南

一、适用沟通情境

本指南适用于公司内部各部门间协作、跨层级汇报、工作同步，以及外部客户对接、供应商沟通、合作伙伴协作、跨机构联络等场景。无论是日常事务性沟通、项目推进，还是问题反馈、成果确认，规范的邮件写作能提升沟通效率，保证信息传递准确、专业，维护公司形象。

二、邮件撰写步骤详解

第一步：明确沟通目标与核心信息

动笔前先厘清“邮件要解决什么问题”“需要收件人做什么”。例如：请求外部客户提供资料（目标：获取XX项目所需数据）、同步内部项目进度（目标：让相关部门知晓当前进展及下一步计划）。核心信息需简洁，避免冗余。

第二步：确定收件人、抄送人与密送人

收件人：直接负责处理邮件内容的核心对象（如外部对接人、内部协作部门负责人）。

抄送人：需知晓邮件内容但无需直接处理的人员（如项目相关领导、部门同事）。

密送人：需保密知晓的人员（如仅限特定领导知悉的信息），谨慎使用，避免无关人员误触。

注意：避免“群发”无关人员，减少信息干扰。

第三步：撰写邮件主题——清晰直观，一眼识别

主题需包含“核心事由+关键信息”，让收件人快速判断邮件重要性。格式建议：

外部邮件：【事由】公司名称+对接事项（如：【合作邀请】XX公司与XX项目初步方案沟通）

内部邮件：【部门/项目】事项+优先级（如：【市场部】Q3活动方案审批-需3日内反馈）

避免使用“重要！”“请查收”等模糊表述，慎用感叹号。

第四步：构建邮件——逻辑清晰，语气得体

称呼：

外部：对客户用“尊敬的XX总/XX女士/XX先生”（已知职务姓名时）；未知姓名用“尊敬的XX公司负责人”。

内部：对上级用“XX经理/总”；对平级/下级用“XX同事/XX同学”（公司内部通用称呼）。

开场白：一句话说明邮件目的，避免寒暄过长。

示例：“您好！关于XX项目的技术对接需求，特向您同步最新进展并确认后续安排。”

主体内容：分点阐述，条理清晰。

若涉及多个事项，用“1.事项一；2.事项二”分点；

若需数据/方案支撑，可简要说明，复杂内容建议附件；

明确行动要求（如“请XX部门于X月X日前提供XX材料”“烦请贵方确认X月X日是否可签约”）。

结尾：礼貌收尾，表达感谢或期待。

示例：“感谢您的支持与配合，期待您的回复。”或“如有疑问，欢迎随时联系。”

落款：

姓名、部门、职务（外部邮件可加公司名称，内部邮件可）；

联系方式（可选，如内部协作可留分机号）。

第五步：添加附件（如有）

附件命名规范：“文件名_版本号_日期”（如：“XX项目方案V1.2docx”）；

中需提示附件内容（如：“具体方案详见附件《XX项目方案V1.2docx》”）；

确认附件已，避免出现“附件忘记添加”的低级错误。

第六步：检查校对——避免细节失误

检查错别字、标点符号（如“的、得、地”使用是否正确，逗号句号是否规范）；

核对收件人、主题、附件是否准确；

通读，保证语气专业、无歧义，避免口语化表达（如“搞定”“OK”等）。

三、邮件模板参考

（一）外部沟通模板

模板名称

适用场景

结构要素与示例内容

客户合作邀请邮件

首次联系客户，表达合作意向

主题：【合作邀请】XX公司关于XX领域合作意向函称呼：尊敬的XX总（客户公司名称）您好！我是XX公司市场部经理，久闻贵司在XX领域深耕多年，近期我司推出XX解决方案，与贵司业务高度契合，特致此函希望能有机会与贵司开展合作。附件为我司合作方案简介，包含核心优势与合作模式，期待能安排时间进一步沟通。感谢拨冗阅读，盼复！落款：姓名：经理部门：市场部职务：合作拓展经理公司：XX有限公司

供应商进度催办邮件

向供应商确认订单交付进度

主题：【进度跟进】XX订单（订单号：XXX）交付时间确认称呼：XX公司客服（供应商名称）您好！关于我司X月X日下单的XX产品（订单号：XXX），原定交付日期为X月X日，因项目排期调整，需确认贵司能否提前至X月X日前交付？若需我司配合提供资料，请随时告知。感谢支持！落款：姓名：主管部门：采购部公司：XX有限公司

（二）内部沟通模板

模板名称

适用场景

结构要素与示例内容

项目进度同步邮件

向上级/协作部门同步项目进展

主题：【研发部】XX项目V2.0版本开发进度同步（截止X月X日）称呼：XX总/各位同事大家好！现同步XX项目V2.0版本当前进展：1.需求分析：已完成，详见附件《需求文档V3.0》；2.前端开发：完成80%，预计X月X日全部完成；3.测试计划：已启动，需测试部配合安排X月X日首轮联调。如有问题，请随时联系我。落款：姓名：*工程师部门：研发部职务：项目经理

跨部门协作请求邮件

请求其他部门提供资源/支持

主题：【请求协助】人力资源部关于XX活动人员支持需求称呼：XX经理（行政部）您好！为配合公司X