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机关单位档案管理工作流程标准

一、总则

机关单位档案管理是机关工作的重要组成部分，是维护机关历史真实面貌、促进工作查考利用、保障单位合法权益的基础性工作。为规范机关单位档案管理行为，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规及行业标准，结合机关单位工作实际，制定本流程标准。

本标准适用于各级各类机关单位的档案管理工作。机关单位在档案管理过程中，应遵循统一领导、分级负责，全程管理、规范有序，安全保密、方便利用的原则。

二、档案的形成与收集

档案的形成与收集是档案管理工作的起点，是确保档案齐全完整的首要环节。

（一）文件材料的形成

各部门在履行职能、开展业务工作过程中，应规范文件材料的形成。文件材料的格式、内容、签署、用印等必须符合国家及本单位相关规定，确保其真实性、合法性和有效性。承办人员应负责所办事项文件材料的积累，并对材料的完整性、准确性负责。

（二）档案材料的收集范围

收集范围应涵盖机关单位在各项工作中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料，包括但不限于：

1.本单位制定的各类政策性、规范性文件及重要会议材料；

2.本单位对外行文、对内管理的重要文件；

3.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的报告、总结、统计报表等；

4.具有凭证作用的合同、协议、奖状、证书等；

5.其他按照规定应当归档的文件材料。

（三）收集要求与时限

1.日常收集：各部门应指定专人负责本部门文件材料的日常收集、整理和暂存工作。办理完毕的文件材料，应及时交本部门档案员。

2.定期收集：各部门档案员应在每年上半年，将上一年度形成的、已办理完毕且具有保存价值的文件材料，按照规定整理后向单位档案管理部门移交。

3.专项收集：对于重大活动、重要会议、重点建设项目等形成的档案材料，应明确专人负责，确保在活动结束后及时完整收集。

4.材料要求：收集的文件材料应齐全完整，手续完备，字迹清楚，符合长期保存要求。复印件须注明原件保管处及复印日期，并由相关责任人签字确认。

三、档案的整理与鉴定

档案的整理与鉴定是档案管理的核心环节，旨在系统化管理档案，确定其保存价值和保管期限。

（一）档案整理原则

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作包括分类、排列、编号、编目等步骤。

（二）分类

应按照国家或行业统一的档案分类标准，结合本单位实际情况，制定科学合理的档案分类方案。常用的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据档案性质选择单一分类法或复合分类法。

（三）组卷（件）与排列

1.组卷（件）：将具有共同特征或相互联系的文件材料组合成案卷或单件。对于以“件”为单位整理的档案，一般以每份文件为一件；对于成套性材料，可集中组成一件。

2.排列：卷内文件材料应按照其形成的时间顺序或逻辑关系进行系统排列，并在卷内目录或件内备考表中注明。

（四）编号与编目

1.编号：根据分类方案和排列顺序，对案卷或单件档案进行编号，赋予其唯一的档号。档号编制应规范、稳定，便于检索。

2.编目：按照规定格式编制案卷目录、卷内文件目录或归档文件目录。目录内容应包括档号、文件名、文号、责任者、形成日期、页数、备注等基本要素。

（五）鉴定

1.价值鉴定：由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，根据档案价值鉴定标准，对已整理的档案进行价值评估，确定其保管期限（永久、长期、短期）。

2.到期鉴定：对于已到保管期限的档案，应定期进行复查鉴定。仍有保存价值的，应重新划定保管期限；确无保存价值的，按规定程序予以销毁。

3.鉴定记录：鉴定过程和结果应有详细记录，鉴定小组成员应签字确认，鉴定记录应妥善保存。

四、档案的保管与保护

档案的保管与保护是确保档案安全、延长档案寿命的关键环节。

（一）库房管理

1.档案库房：应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。

2.温湿度控制：库房内温度应控制在适宜范围内，相对湿度保持在规定区间。应配备必要的温湿度调控设备和监测仪器，并做好记录。

3.库房秩序：非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

（二）档案装具

应使用符合国家标准的档案装具，如档案盒、档案柜、密集架等，确保档案存放整齐、安全。不同载体的档案应分别存放，特殊载体档案（如照片、录音录像带、磁盘、光盘等）应有专门的保管设备和措施。

（三）档案日常维护

1.定期检查：档案管理人员应定期对所保管的档案进行检查，发现问题及时处理并报告。

2.清洁除尘：定期对档案装具和档案表面进行