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- 2026-01-29 发布于广东
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STYLEREF标题1沟通控制程序
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沟通控制程序
1.目的
为规范公司内外部信息传递与反馈流程，保障质量、环境、HSF及信息管理体系的有效运行，促进部门协作与持续改进，特制定本程序。
2.适用范围
适用于公司各部门、各层级之间的工作沟通，以及与质量管理体系相关的外部信息接收、处理与反馈。
3.定义
无
4.职责
部门
主要沟通职责
人事部
环境体系要求、政府环境要求、人事行政管理要求等相关内部沟通。
体系组
质量、HSPM体系要求、验厂要求等内部沟通。
业务部
客户产品要求、产品有害物质等相关资讯沟通。
品质部
客户投诉、供应商材料不良处理及跨部门沟通协调。
采购部
供应商价格、交期、质量、服务、协议等商务沟通。
各部门
本部门职责范围内的沟通，并配合人事部、体系组满足管理体系内部沟通要求。
5.工作内容
5.1.沟通方式
5.1.1.正式沟通
依据组织结构进行的信息传递：
上行沟通：下级对上级，逐级报告。
下行沟通：上级对下级，通过命令、通知、会议等形式逐级传达。
平级沟通：部门之间通过会议、邮件、联络单等方式进行。
5.1.2.非正式沟通
为补充正式沟通，可开展部门或员工间的非正式交流（如小组活动、友谊交流等），公司引导其向积极有益的方向发展。
5.2.沟通原则
同级协商解决，无法达成一致时向上级汇报。
以平行沟通为主，避免越级报告，特殊情况或跨部门事务可在两级内沟通。
5.3.重点会议沟通规则
5.3.1.公司例行会议安排
会议名称
主题
频率
报告人
主持人
参加人员
记录
管理评审会议
总结分析管理体系运行情况、经营计划、客户满意度等
每年1次
各部门负责人
总经理/授权代表
各部门负责人
管理评审报告
内审首末次会议
内部审核安排与总结
每年1次
内审组长
内审组长
各部门负责人/管代
内审相关报告
运营周会
上周工作总结与改进，下周计划
每周1次
各部门负责人
总经理/授权代表
各部门负责人及相关人员
周会跟进表
经营管理月会
上月绩效达成与改进措施
每月1次
各部门负责人
总经理/授权代表
各部门负责人及相关人员
会议记录
品质会议
品质/HSF目标达成与改进事项
每周1次
各部门负责人
品质经理
各部门负责人
会议记录
每月供应商材料管理会议
供应商绩效检讨
每月1次
采购经理
运营副总
各相关人员
会议记录
每月安全会议
安全目标与注意事项
每月1次
行政经理
人事总监/授权代表
各部门负责人
会议记录
5.3.2.重要事项报告要求
重要事项
提出部门
提出时间
报告上级
报告下级
报告方式
重大质量/HSF事故
品质部
调查后2天内
运营副总/总经理
相关部门
调查报告
重大合同评审
业务部
获知信息1小时内
业务部总监/总经理
合同评审人员
电子邮件
人身伤亡事故
人事部
1小时内口头，3天内书面
人事经理/总经理
相关人员
调查报告
5.3.3.日常内部沟通时效要求
途径
操作规范
绩效考核（扣分）
信息收集部门
电话
及时接听，不便时需说明并在4小时内回复
总监5分/次；经理3分/次；员工2分/次
人事部
企业微信
当日阅读并回复私聊及@信息，4小时内或按约定回复
2分/次
人事部
内部联络单
当日阅读并回复，4小时内或按约定反馈
3分/次
人事部
内部邮件
当日阅读，2个工作日内或按约定回复
3分/次
人事部
5.4.沟通纪律
遵循下级服从上级原则，实事求是汇报与处理问题。
禁止使用伤害他人自尊的言语。
5.5.问题升级机制
两次口头汇报未获回复，第三次须以书面形式请示，确保有据可查。
书面请示仍未解决，应逐级向上汇报，避免因延误造成损失。
5.6.跟踪与闭环
领导布置工作须有检查，员工请示须有汇报，确保事事有跟踪、闭环。
5.7.员工意见反馈
公司设立意见箱与投诉箱，员工可匿名或署名反馈。
人事部定期收集处理，重大事件及时上报总经理。
5.8.外部沟通
5.8.1.与客户沟通
阶段
沟通内容
方式
责任部门
频率
输出
新产品开发
产品/HS/法规要求
邮件、微信
研发项目部
开发时
RFQ
量产阶段
HS变更、不合格品处理等
通知单、书面申请
业务部/品质部
发生时
变更单、退货通知
客户满意度调查
HSF符合性及管理
问卷、电话、走访
业务部
每年一次
满意度调查表
5.8.2.与第三方沟通
体系认证监督审核：体系组负责，每年一次，输出外审计划。
UL检查：体系组负责，每季度一次，输出审核报告。
5.8.3.与供方沟通
时机
内容
方式
责任部门
频率
输出
供应商调查评估
体系、品质、环保等要求
问卷、现场审核
采购部/品质部
开发时
供应商调查表
物料承认
结构、功能、环保等
邮件、微信
采购部
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