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企业员工差旅规范及报销流程详解

差旅作为企业运营中不可或缺的一环，其规范管理与高效报销不仅关系到企业成本的合理控制，更直接影响员工的出行体验与工作效率。为确保差旅活动的有序进行，明确各环节责任，特制定本规范及流程详解，旨在为全体员工提供清晰指引，同时保障企业资源的合规使用。

一、差旅事前规范

差旅行为的规范应始于出行之前，充分的准备与审批是保障后续流程顺畅的基础。

（一）出差申请与审批

员工因工作需要确需出差时，应提前填写《出差申请单》。该申请单需清晰注明出差事由、目的地、计划出差起止日期、拟乘坐的交通工具类型（如飞机、火车、汽车等）、是否需要陪同以及预估费用等核心信息。填写完毕后，需按照公司既定的审批权限逐级上报审批。未经有效审批的出差，可能导致后续费用无法正常报销，故务必确保此环节的完整性与及时性。对于紧急情况下的出差，无法提前完成书面申请的，应事先通过口头或即时通讯工具向直属上级及相关负责人报备，出差返回后应尽快补办正式审批手续。

（二）交通方式选择与预订

在选择交通方式时，应以经济、高效、安全为基本原则，并结合出差任务的紧急程度及目的地的实际交通状况综合考量。公司通常会对不同级别员工、不同行程距离对应的交通方式做出指导性规定，例如短途优先选择火车或汽车，长途且任务紧急时可选择飞机经济舱等。员工应在规定范围内选择合适的交通方式。

交通票务的预订，建议通过公司指定的合作平台或行政部门统一安排，以获取更优惠的协议价格并便于行程管理。如因特殊情况需自行预订，应选择正规渠道，并保留相关预订凭证。

（三）住宿标准与安排

住宿选择应优先考虑便捷性、安全性及经济性。公司会根据不同城市级别及员工职级设定相应的住宿标准。员工在预订酒店时，应在标准范围内选择，并尽量选择与公司有合作协议的酒店，以享受协议价格及便捷的结算服务。如遇特殊情况（如大型会议、展会期间）导致协议酒店价格上浮或无房，需提前与上级领导及行政部门沟通，经批准后方可选择其他酒店，并有义务在报销时提供相关证明。

（四）差旅补贴预支（如适用）

对于预计差旅费用较高或出差周期较长的情况，员工可根据公司规定申请预支部分差旅补贴。预支申请需在《出差申请单》中注明或单独填写《费用预支单》，并随出差申请一同审批。预支金额将根据出差天数、补贴标准及实际需求进行核定。预支款项在出差结束报销时进行多退少补。

二、差旅途中行为规范

差旅途中的行为不仅代表个人，也关乎企业形象，同时需注意费用的合理控制。

（一）费用发生原则

在差旅期间，员工应本着节约的原则合理安排各项支出，所有费用必须是因公务产生的直接且必要的支出。严禁虚报冒领、铺张浪费。

（二）票据收集意识

员工应养成即时收集与妥善保管各类原始票据的习惯。这些票据包括但不限于交通票据（机票、火车票、汽车票等）、住宿发票、餐饮发票（如未包含在伙食补贴内）、以及其他与公务相关的零星支出凭证（如复印费、办公用品购置费等）。票据信息应清晰完整，包括开票日期、服务内容、金额、开票单位名称及发票专用章等。

（三）行程变更处理

如因工作安排调整或不可预见因素导致行程变更（如延期、改签、退票等），员工应第一时间向上级领导汇报，并及时通知相关预订方。因行程变更产生的额外费用，需在报销时详细说明原因，并提供相应证明材料，由审批人根据实际情况判断是否予以报销。

三、差旅费用报销流程

差旅结束后，及时、准确地完成费用报销是员工的责任，也是确保财务数据及时更新的基础。

（一）报销凭证准备

报销人需在出差结束后的规定时限内（通常为返回工作岗位后若干个工作日内），整理所有差旅期间产生的费用票据，并按费用类别（如交通费、住宿费、伙食补贴、市内交通费、其他杂费等）进行分类、排序和粘贴。

1.交通类票据：需提供与出差行程相符的原始票据，机票行程单或电子客票行程单需附登机牌（如有要求）；火车票需为实名票据。

2.住宿类票据：需提供正规的住宿发票，发票抬头应为公司全称。部分情况下，还需附上酒店提供的住宿明细清单。

3.补贴类：如公司实行伙食补贴和市内交通补贴制度，通常无需提供发票，按实际出差天数及规定标准计算。具体天数计算以交通票据的出发和返回日期为准。

4.其他费用票据：如确因公务发生的其他费用，需提供相应的发票及简要说明。

（二）报销单填写

报销人需规范填写公司统一格式的《费用报销单》。填写内容应真实、准确、完整，包括：

*报销人基本信息（姓名、部门、工号等）

*出差事由、起止日期、出差地点

*各项费用的明细填写，需与所附原始票据金额一致，小计与合计金额准确无误

*报销金额大小写一致

*报销人亲笔签名

将整理好的原始票据按顺序附在《费用报销单》后，如有预支款项，需在报销单中注明预支金额及本次应退补金额。

（三）审批流程

填写完整的《费用