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供应商信息管理与评估标准化手册

一、手册适用范围

本手册适用于企业采购部门、供应商管理部门及相关协作单位，覆盖供应商全生命周期管理场景，包括但不限于：新供应商合作前的信息采集与资质审核、现有供应商的日常信息维护、季度/年度绩效评估、合作终止后的档案归档等环节。旨在通过标准化流程，保证供应商信息的准确性、完整性，提升评估结果的客观性，为企业供应链稳定提供支撑。

二、供应商信息管理全流程

（一）供应商信息采集与初筛

信息采集启动

采购部门根据业务需求（如新品开发、产能补充、成本优化等），发起供应商信息采集任务，明确所需供应商的行业类型、主营产品/服务、产能规模等基本要求。

示例：若需采购电子元器件，需明确供应商是否具备ISO9001认证、月产能不低于万件、是否有同类行业合作案例等。

信息提交与收集

潜在供应商通过指定渠道（如供应商门户、邮件提交）提供《供应商基本信息表》（见模板一）及相关佐证材料（营业执照、资质证书、产品目录等），材料需加盖公章（扫描件）。

采购专员*负责对接，保证材料齐全性，对缺失项及时反馈供应商补充。

初步筛选

采购经理*组织团队对收集的信息进行初筛，重点核对：

企业合法存续状态（通过“国家企业信用信息公示系统”核验）；

主营业务与需求匹配度；

基本资质是否齐全（如行业强制认证、安全生产许可等）。

筛选通过者进入下一环节，不通过者由采购专员*以书面形式反馈原因。

（二）供应商信息审核与分类建档

多部门联合审核

采购部门牵头，联合质量部、法务部、生产部对通过初筛的供应商进行综合审核：

质量部：审核质量体系认证（如ISO9001、IATF16949）、质量控制流程、不良品率等；

法务部：审核合同条款合规性、知识产权归属、诉讼记录等；

生产部：审核产能匹配度、交付周期、生产设备先进性等。

审核结果形成《供应商资质审核表》（见模板二），由各部门负责人签字确认。

供应商分类建档

根据供应商的战略价值、合作风险及合作时长，将供应商分为三类并建立档案：

战略型供应商：长期合作、对企业供应链影响重大（如核心零部件供应商），档案需包含详细资质文件、合作历史、改进记录等；

常规型供应商：日常物料/服务供应，档案包含基本信息、资质文件、季度评估结果等；

补充型供应商：临时或应急采购，档案简化为基本信息及有效资质文件。

档案采用“一供应商一档”原则，电子档案存储于企业供应链管理系统，纸质档案由采购部专人保管。

（三）供应商信息动态更新

定期更新机制

资质文件到期前30天，采购专员*通过系统向供应商发送《资质更新提醒函》，要求提交最新资质（如营业执照年检报告、认证续期文件等）；

每季度末，供应商需提交《经营状况更新表》，说明产能、联系方式、主要管理人员变动等信息。

即时更新触发条件

若发生以下情况，需24小时内启动信息更新流程：

供应商注册地址、联系方式变更；

企业股权结构、法定代表人变更；

产品标准、生产工艺调整；

出现重大质量、法律纠纷等。

更新后的信息需经原审核部门复核确认，保证档案与实际情况一致。

三、供应商评估标准化流程

（一）评估周期与组织

评估周期：常规型供应商每季度评估1次，战略型供应商每月评估1次，补充型供应商按次评估（合作完成后3个工作日内完成）；

评估组织：采购经理担任组长，成员包括质量工程师、生产计划专员、财务成本分析师，必要时邀请使用部门代表参与。

（二）评估实施步骤

数据收集

评估小组从供应链管理系统、仓库收货记录、财务付款数据、质量投诉系统等渠道收集供应商近期的绩效数据，包括：

质量指标：批次合格率、退货率、客诉处理及时率；

交付指标：准时交付率、订单满足率、交付周期稳定性；

服务指标：响应速度（如技术咨询24小时内回复）、问题解决率、配合改进意愿；

价格指标：价格竞争力（与市场均价对比）、成本优化贡献、付款条件合理性。

量化评分

采用《供应商绩效评估打分表》（见模板三），按100分制评分，各指标权重

质量指标（40分）：批次合格率≥99%得40分，每降低0.5%扣2分；

交付指标（30分）：准时交付率100%得30分，每降低1%扣3分；

服务指标（20分）：响应及时率100%得20分，延迟1次扣5分；

价格指标（10分）：价格低于市场均价5%以上得10分，持平得6分，高于3%以下扣3分。

等级判定

根据总分将供应商分为四级：

A级（90分及以上）：优秀供应商，可优先分配订单，给予付款优惠；

B级（80-89分）：合格供应商，维持现有合作，针对扣分项制定改进计划；

C级（60-79分）：待改进供应商，下发《供应商绩效改进计划表》（见模板四），要求30日内完成整改并复评；

D级（60分以下）：不合格供应商，暂停合作或终止协议。

结果反馈与应用

评估结果经采购总监审批后，5个工作日内书面通知供应商，A级供应商在