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企业物资采购成本控制清单表样板

一、适用工作情境

本清单适用于企业各类物资采购活动中的成本管控场景，包括但不限于：年度常规物资批量采购、项目专项物资采购、紧急临时采购、新供应商引入评估等。通过系统化记录与分析，帮助企业实现采购全流程成本透明化、决策科学化，适用于采购部门、财务部门、物资使用部门及相关管理岗位的协同工作。

二、标准化操作流程

（一）需求确认与预算核定

需求提报：由物资使用部门提交《采购需求申请表》，明确物资名称、规格型号、技术参数、需求数量、期望到货时间及使用场景，经部门负责人*审核后提交采购部。

预算匹配：采购部对接财务部，核对需求物资的历史采购单价、市场价格波动情况及年度预算额度，核定“预算单价”与“预算总价”，填写至清单“预算”栏，保证不超预算。

（二）供应商信息收集与初选

供应商池建立：采购部通过企业合格供应商名录、行业平台推荐、公开招标等方式，收集至少3家候选供应商信息，记录其名称、主营品类、合作年限、供货能力及信用评级。

资质初审：对候选供应商的营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等）进行审核，剔除不符合要求的供应商，保留2-3家进入比价环节。

（三）询价与比价分析

询价执行：向通过初审的供应商发出《询价单》，明确物资规格、数量、交货期及付款条件，要求其在规定时间内提供书面报价（含单价、总价及运费等附加费用）。

比价分析：采购部汇总各供应商报价，填写清单“候选供应商报价”栏，从价格、质量、交货期、付款周期等维度进行综合评分（价格权重建议不超过60%），形成《比价分析报告》作为决策依据。

（四）采购决策与合同签订

确定供应商：根据比价结果，结合物资重要性及库存情况，由采购部负责人、财务部负责人及分管领导*共同评审，确定最终合作供应商，填写清单“最终供应商选择”栏。

合同拟定：与供应商签订采购合同，明确价格、质量标准、验收方式、违约责任等条款，合同金额需与最终采购单价、总价一致，并抄送财务部备案。

（五）订单执行与成本跟踪

订单下达：采购部根据合同采购订单，发送至供应商并同步跟踪生产/备货进度，保证按时交货。

到货验收：物资使用部门与采购部共同到货验收，核对物资数量、规格、质量，合格后签署《到货验收单》；不合格则按合同约定处理，并记录差异原因。

成本登记：将实际采购单价、总价、运费等实际成本填入清单“实际采购”栏，计算“成本差异”（实际总价-预算总价）及“差异率”（成本差异/预算总价×100%）。

（六）采购成本核算与优化反馈

数据汇总：每月末，采购部汇总本月采购清单，与财务部核对付款情况，形成《月度采购成本分析报告》，重点分析差异率超5%的物资。

优化改进：对成本差异较大的项目，组织相关部门复盘原因（如市场价格波动、供应商选择失误、需求变更等），提出改进措施（如调整采购策略、签订长期协议、优化需求提报流程等），更新供应商名录或预算标准。

三、清单表模板结构

序号

物资类别

物资名称及规格型号

单位

需求数量

预算单价（元）

预算总价（元）

候选供应商A（单价/总价）

候选供应商B（单价/总价）

最终供应商选择

实际采购单价（元）

实际采购总价（元）

成本差异（元）

差异率（%）

差异原因分析

采购执行人

审核人

备注

1

办公设备

联想ThinkPadT14笔记本

台

10

5,000

50,000

4,900/49,000

5,100/51,000

A供应商

4,850

48,500

-500

-1.00

市场促销降价

张*

李*

无

2

生产原料

A型钢材（Φ20mm）

吨

50

4,200

210,000

4,150/207,500

4,250/212,500

B供应商

4,180

209,000

-1,000

-0.48

批量采购折扣

王*

赵*

含运费

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

四、使用关键要点

数据准确性：需求部门需保证需求数量、规格参数与实际使用需求一致，避免因信息偏差导致采购过剩或不足；采购部需严格核对供应商报价及合同条款，防止隐性成本（如额外运费、包装费）未纳入预算。

预算刚性执行：预算金额需经财务部审核确认，未经审批不得超预算采购；确因市场价格上涨等客观原因需调整预算的，需提交《预算调整申请表》，经分管领导*审批后方可执行。

供应商动态管理：建立供应商评价机制，每季度从价格、质量、交货及时性、售后服务等维度评分，对评分低于70分的供应商启动淘汰流程，保证供应商池的优质性。

差异原因追溯：成本差异率超±3%的项目，必须在“差异原因分析”栏详细说明主观（如人为失误）或客观（如政策调整）因素，并提出整改措施，避免同类问题重复发生。

部门协同：采购部需定期（如每月）向使用部门、财务部反馈采购成本数据，使用部门应提前规划需求，避免紧急