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电子收据开具与管理操作规范

一、总则

1.1目的与依据

为规范本单位电子收据（以下简称“电子收据”）的开具、交付、归档、查询及作废等管理流程，确保电子收据的真实、合法、准确、完整和安全，防范财务风险，提高财务管理效率，依据国家相关财经法规及本单位财务管理制度，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于本单位所有经济业务活动中电子收据的开具、接收、管理及相关岗位人员。凡通过本单位指定电子收据管理系统（以下简称“管理系统”）生成的电子收据，均须遵守本规范。

1.3基本原则

电子收据管理应遵循以下原则：

真实合法原则：电子收据的开具必须基于真实的经济业务，符合相关法律法规及单位内部规定。

准确规范原则：收据所载信息应准确无误，开具流程应规范有序。

安全可控原则：确保电子收据生成、传输、存储、使用过程中的信息安全和操作可控。

便捷高效原则：充分利用电子化优势，提升收据管理效率，方便业务办理。

二、电子收据的开具管理

2.1开具权限与申请

电子收据的开具权限由财务部门根据岗位职责统一分配。相关业务人员需在管理系统中提交电子收据开具申请，详细填写业务事项、金额、付款方等关键信息，并附相关业务依据。

申请人员对所提供信息的真实性、准确性负责。

2.2信息录入与审核

业务人员在管理系统中录入电子收据信息时，应仔细核对，确保付款方名称、金额、事由等核心要素准确无误。

系统应具备基础的校验功能，如金额大小写转换与核对、必填项提示等。

电子收据信息录入完成后，需提交至指定审核人员进行审核。审核人员应对申请依据的充分性、信息的准确性进行复核，审核通过后方可生成电子收据。

2.3电子收据生成

审核通过后，管理系统自动按照预设规则生成唯一的电子收据号码，并加载防伪标识（如电子签章、防伪二维码等）。

电子收据一经生成，其核心信息（如金额、付款方）原则上不得随意修改。确需修改的，应按作废流程处理后重新开具。

2.4开具复核

电子收据生成后，开具人员应再次对收据内容进行检查，确保与申请信息一致，格式规范。

三、电子收据的交付与归档

3.1交付方式

电子收据生成后，管理系统应支持多种交付方式，供付款方选择，如：

系统内推送：直接发送至付款方在本单位管理系统中的账户。

邮件发送：发送至付款方预留的电子邮箱。

无论采用何种方式，均需确保交付路径的安全性和可追溯性。

3.2接收确认

鼓励付款方在收到电子收据后进行接收确认。管理系统可记录交付状态及确认信息。

3.3电子归档

电子收据生成后，管理系统应自动完成归档。归档内容应包括电子收据正本、开具申请、审核记录、交付记录等完整信息。

归档的电子收据应符合国家关于电子会计档案管理的要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。档案保存期限参照国家及单位会计档案管理规定执行。

电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。

四、电子收据的作废与红冲管理

4.1作废条件与流程

电子收据在开具当日，且未进行交付或交付后付款方未确认接收的情况下，如发现开具错误或因业务取消等原因无需开具，可由原开具人员或审核人员在系统中提交作废申请，经原审核流程审批后进行作废处理。

作废操作一经完成，系统应标记该收据为“作废”状态，并保留作废记录，原收据号码不再使用。

4.2红冲条件与流程

电子收据已交付且跨日或付款方已确认接收，因业务变更、金额调整等原因需要调整的，应开具红字电子收据进行冲销。

开具红字电子收据需由业务人员提交红冲申请，详细说明红冲原因，并附相关证明材料。红冲申请需经更高级别审核（如财务负责人）批准后方可开具。

红字电子收据应与原蓝字电子收据一一对应，并在备注栏注明原收据号码及红冲原因。

五、职责分工

5.1业务部门

负责真实、准确地发起电子收据开具申请，并提供完整的业务依据。

配合财务部门进行电子收据相关业务的核实。

5.2财务部门

负责电子收据管理规范的制定、修订与解释。

负责电子收据开具权限的设置与管理。

负责电子收据开具的审核、监督与检查工作。

负责电子会计档案的合规性管理。

协助解决电子收据开具过程中出现的问题。

5.3系统管理部门/信息技术部门

负责电子收据管理系统的日常运维、技术支持与安全保障。

确保系统稳定运行，数据安全存储与备份。

根据财务部门需求，配合进行系统功能优化与升级。

六、系统与安全管理

6.1系统功能要求

管理系统应具备用户管理、权限控制、业务申请、信息录入、审核流转、收据生成、交付推送、归档查询、作废红冲、统计分析等完整功能模块。

系统应具备操作日志记录功能，对所有关键操作（如开具、审核、作废、红冲、权限变更等）进行详细记录，包括操作人、操作时间、操作内容等，确保可追溯。

6.2数据安全与保密

严格遵守数据安全相关法律法规，采取加密、访问控制等技术手段，保障电子收据数据在传