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行政采购申请与审批流程清单

一、适用范围

本流程适用于公司内部行政类采购需求的管理，包括但不限于：日常办公物资（如文具、纸张、清洁用品）、办公设备（如电脑、打印机、办公家具）、服务类采购（如保洁、维修、快递服务）及其他行政相关物品或服务的采购申请与审批。涉及生产原料、固定资产（如大型设备）等非行政类采购，需参照公司专项流程执行。

二、详细操作流程

（一）申请发起与材料准备

需求提出：申请人（部门员工或行政专员）根据实际工作需要，确认采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途及期望到货时间。

填写申请单：通过公司OA系统或行政部模板，填写《行政采购申请单》，需注明：

申请部门、申请人、联系方式、申请日期；

采购明细（物品/服务名称、规格、数量、单价、总价、用途说明）；

附件（如需，可附产品报价单、需求说明等）。

提交申请：将填写完整的《行政采购申请单》提交至部门负责人初审。

（二）部门初审

审核内容：部门负责人*对申请的必要性、合理性及是否符合部门预算进行审核，重点确认：

采购物品/服务是否为部门工作必需；

数量、规格是否与实际需求匹配；

预估价格是否在部门年度预算范围内。

处理结果：

审核通过：在《行政采购申请单》“部门负责人意见”栏签字确认，流转至下一环节；

审核不通过：注明驳回理由（如“预算不足”“需求不明确”），退回申请人修改或补充材料。

（三）跨部门会签（如需）

会签情形：采购涉及跨部门协作或特殊需求时，需启动会签流程，例如：

采购金额超过部门权限（如超过5000元），需财务部门*审核预算；

采购物品涉及IT设备，需IT部门*审核技术参数；

采购服务涉及安全合规（如消防设施），需行政安全岗*审核资质。

会签流程：相关部门在收到申请单后2个工作日内完成审核，签署意见后流转至下一环节，保证无异议。

（四）管理层审批

根据采购金额及物品类型，按权限提交至对应管理层审批：

小额采购（金额≤5000元）：由行政部负责人*审批，重点审核采购合规性及价格合理性。

中额采购（5000元＜金额≤20000元）：由分管行政副总*审批，需结合部门预算及年度采购计划审核。

大额采购（金额＞20000元）：由总经理*审批，需评估采购必要性、成本效益及对公司整体运营的影响。

*审批时限：管理层需在收到申请单后1-3个工作日内完成审批，逾期未反馈视为默认通过。

（五）采购执行

任务分配：审批通过后，行政部采购专员*根据申请单内容，明确采购方式（如定点采购、比价采购、电商平台采购）。

供应商选择：

定点采购：优先选择公司合作供应商名录内的合格供应商；

比价采购：需向至少3家供应商询价，对比价格、质量、服务后选定最优供应商；

电商平台采购：通过公司指定采购平台下单，保证价格透明、流程合规。

下单与跟进：采购专员与供应商确认交货时间、地点及售后条款，下达采购订单，并实时跟进物流进度，保证按时到货。

（六）到货验收与费用结算

货物验收：

到货后，申请人或行政部验收员*对照《行政采购申请单》核对物品名称、规格、数量、质量，保证无误；

如涉及服务类采购（如保洁、维修），需由需求部门确认服务效果并签署《服务验收单》。

问题处理：验收中发觉数量不符、质量损坏等问题，需在24小时内联系供应商退换货，并记录处理结果。

费用结算：验收合格后，采购专员整理采购合同、验收单、供应商发票等合规票据，提交财务部门*审核，按公司财务制度办理付款手续。

（七）资料归档

归档内容：采购全流程资料（含《行政采购申请单》、审批记录、采购合同、验收单、付款凭证等）需整理成册，电子版存入公司档案系统，纸质版由行政部统一保存。

保存期限：采购资料保存期限不少于3年，以备后续审计或查询。

三、采购申请单模板

行政采购申请单

编号：–

申请部门

申请人

*

采购类别

□办公物资□设备□服务□其他

采购明细

序号

物品/服务名称

1

2

采购总预算

（大写）

附件清单

□报价单□需求说明□其他：_________

审批流程

部门负责人意见

签字：*日期：

财务部门意见（如需）

签字：*日期：

分管领导意见（如需）

签字：*日期：

总经理意见（如需）

签字：*日期：

行政部采购执行

采购专员：*

四、操作要点与风险提示

预算控制：所有采购需严格控制在部门年度预算内，超预算采购需提前提交预算调整申请，经审批后方可执行。

合规性要求：禁止采购与工作无关的物品或服务，不得指定非合规供应商，保证采购过程公开、透明。

材料完整性：申请单填写需清晰、完整，附件齐全（如报价单、技术参数等），避免因信息不全导致审批延误。

审批时效：各环节审批人需在规定时限内完成审核，紧急采购可启动“绿色通道”，但需注明紧急原因并同步告知相关部门。

验收标准：验收时需严格按照申请单约定的规格、质量标准执行，