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销售贸易型公司管理制度

一、总则

本制度旨在规范公司销售贸易活动的管理流程，明确各部门及人员的职责权限，提升运营效率，保障公司资产安全，促进公司持续、健康、稳定发展。本制度依据国家相关法律法规，并结合公司实际经营特点制定，适用于公司全体员工及所有销售贸易相关业务。

公司从事销售贸易活动，应遵循“诚信为本、客户至上、合规经营、追求卓越”的原则，力求实现客户、公司与员工的共同价值。

二、组织机构与职责

（一）组织架构

公司销售贸易管理的组织架构应清晰明确，通常包括销售部门、采购部门、市场部门（若有）、商务部/运营部、财务部、行政人事部等。各部门应在公司统一领导下，协同开展工作。

（二）主要部门职责

1.销售部门：负责市场调研与分析、客户开发与维护、销售合同洽谈与签订、销售订单跟进、货款回收、客户关系管理及售后服务协调等工作。

2.采购部门：根据销售订单及市场需求，负责供应商的开发、评估与管理，采购计划制定，采购合同洽谈与执行，确保采购物资的质量、交期与成本控制。

3.商务部/运营部：（或根据公司实际设置的类似部门，如贸易部、供应链管理部）负责销售合同与采购合同的审核、订单履约过程中的协调（包括物流、仓储、报关报检等，如涉及进出口业务）、单据处理、客户与供应商的日常沟通协调、贸易风险的初步把控。

4.财务部：负责销售与采购业务的账务处理、资金管理、应收账款与应付账款管理、成本核算、费用审核与报销、税务筹划及相关财务风险控制。

5.行政人事部：负责人力资源规划、招聘、培训、绩效考核、薪酬福利、劳动纪律、企业文化建设及行政后勤保障工作，确保公司人力资源的有效配置和正常运营秩序。

三、销售管理

（一）市场开发与客户管理

1.销售部门应积极开展市场调研，分析市场趋势、竞争对手及客户需求，制定合理的市场开发策略。

2.客户开发应遵循合规原则，对新客户进行必要的背景调查与信用评估，建立客户档案，并进行动态管理。客户档案应包含客户基本信息、合作历史、信用状况等。

3.定期对客户进行回访与维护，了解客户需求，处理客户反馈，提升客户满意度与忠诚度。

（二）销售业务流程

1.商机获取与评估：销售人员通过多种渠道获取销售线索，进行初步评估后，转化为有效商机。

2.报价与谈判：根据客户需求及公司定价策略，向客户提供正式报价。报价单应明确产品/服务名称、规格、数量、价格、交货期、付款方式等关键信息。随后进行商务谈判，力求达成双方都能接受的条款。

3.合同签订：谈判达成一致后，签订正式销售合同。合同内容应符合国家法律法规及公司规定，明确双方权利义务。合同签订前须经过相关部门（如商务部、财务部）审核。

4.订单执行：销售合同签订后，及时将订单信息传递至相关部门（如采购部、商务部），确保产品按时、按质、按量交付。

5.发货与交付：根据合同约定安排发货，确保物流环节顺畅，并及时通知客户收货。货物交付时，需由客户签收确认。

6.售后服务：配合相关部门处理客户在产品使用过程中遇到的问题，提供必要的技术支持或退换货服务。

（三）销售合同管理

1.公司所有销售业务均需签订书面合同（特殊小额零售业务除外，但需有其他书面凭证）。

2.合同文本应优先采用公司标准合同模板。如使用客户提供的合同版本，需经过公司法务或指定人员审核。

3.合同签订后，原件由指定部门（如商务部或行政部）统一归档保管，复印件交相关部门执行。

4.建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行跟踪管理。

（四）销售回款管理

1.销售人员是对应客户回款的第一责任人，应积极跟进货款回收。

2.财务部负责应收账款的核算与监控，定期与客户进行对账，并将回款情况及时反馈给销售部门。

3.对于逾期未收回的款项，销售部门应及时上报，并采取有效措施进行催收，必要时启动法律程序。

四、采购与供应链管理

（一）供应商管理

1.建立供应商准入机制，对潜在供应商进行资质审查、实地考察、样品测试及综合评估，择优选取合格供应商。

2.建立供应商档案，记录供应商基本信息、合作历史、产品质量、价格、交期、服务等情况，并进行动态评估与分级管理。

3.与核心供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢。

（二）采购业务流程

1.采购需求：根据销售订单、库存状况及市场预测，由相关部门（如销售部、商务部）提出采购需求。

2.采购计划：采购部门汇总采购需求，制定采购计划，明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求、交货期、预算等。

3.询比价与采购：根据采购计划，向合格供应商进行询比价，选择性价比最优的供应商进行采购。大额或重要采购可采用招标方式。

4.采购合同签订：与选定供应商签订采购合同，明确双方权利义务，特别是质量标准、交货期、价