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办公室接待工作步骤

目标

为确保企业各项接待工作能够保质保量有序进行，表现企业水平，特对企业相关接待工作做一下要求：

步骤

任务确定：在接到相关接待任务通知后，应仔细了解接待规模、

规格、时间、具体要求等细节问题，并对部分基础要素进行确定。

方案制订：在最短时间内依据接待具体内容作出对应接待方

案，报企业领导审批，并依据领导意见做对应修改，对于一

些可能存在变数地方需要做部分预案以备用。

提前准备：接待方案经企业领导批复同意后，应在要求时间内做

好各项准备工作，如航班查询、制作接机牌、酒店房间预订、餐

厅预定、车辆安排、会场安排、横幅制作、席卡制作、礼品购置、

接待日程、任务和人员安排等等。

接待实施：严格根据方案内容实施，遇有临时性改变或发生意外

情况时，应立即向企业领导请示。工作人员应做到仪表端庄、和

蔼大方、语言表示正确、亲切、服务细致、周到、尽善尽美。

小结：每次接待任务完成后，应依据实际情况作出小结，总结经

验，填补不足，为以后愈加好完成接待任务累计经验和培训人员。

质量控制

企业领导和具体负责接待同志应加强对整个接待工作质量监控，立即指出不足地方，确保任务顺利完成。

其它

全部参与接待工作人员应依据各自分工做好对应各项准备工作，包含车辆保修养、原有安排等等，未经企业领导同意，不得私自改变各自所负担任务。

前期准备一

接机

查询、落实贵宾所乘飞机航班、火车班次抵达时间；

对陌生贵宾制作接机牌、接站牌；

提前一小时通知接机、接站领导和接机、接站车辆司机；

提前10—20分钟抵达机场或火车站。

入住宾馆

确定贵宾抵达时间、人员情况后，第一时间预定宾馆房间。标准上重大领导和贵宾预定套间，其它均预定标间；

关键贵宾入住前一小时，酒店前悬挂欢迎横幅或LED显示，房间安排水果、鲜花；

天天早餐安排企业领导陪同；

离酒店当日，办公室负责接待工作人员立即办好结账手续。

就餐

确定就餐时间、人员、规格后，第一时间预定餐厅包厢；

就餐前四个小时，通知到贵宾、陪同领导个工作人员；

关键就餐一个小时前制作好就餐人员席卡，就餐前一个小时点菜，

坚持节省标准。

就餐前半小时，烟、酒到位。

落实车辆，就餐前十分钟，除主宾外，全部些人员到位（关键就餐

安排摄影人员）

办公室负责接待人员就餐结束前十分钟结账，并通知司机送客。

办公室负责接待人员打包。

旅游

提前两天制订方案，报企业领导审核同意；并送贵宾、陪同企业

领导，发接待工作人员和司机。

长途旅行，提前两个小时准备好所需费用，车上饮用水、酒水、

水果、雨伞、相机等；

提前2—4个小时安旅游点入住酒店和就餐饭点；

送机、送站

离开前一天为贵宾购置好机票，并交贵宾审验；

提前两个小时购置好礼品；

送机、送站两个小时前，通知送机、送站企业领导和工作人员、

司机；

提前半个小时到一个小时抵达机场或火车站；

工作人员办理好打包、托运手续，并收回来并电子客票（若机票

有企业负担）。

收尾工作

立即核报差旅费；

未用完酒水、雨伞等，接待工作人员应立即收回，并交办公室统

一保管；

完成贵宾临行前交办其它事宜。

前期准备二

1、任务确定：在接到相关接待任务通知后，应仔细了解接待规模、

规格、时间、具体要求等细节问题，并对部分基础要素进行确定。

准备工作：办公室内需提前打扫卫生，做到洁净、整齐，提前准

备茶水、水果。提前一个小时在企业门口做好欢迎牌，并通知公

司对应领导提前五分钟在企业门口迎接贵宾。

待贵宾至会议室坐定后，由企业领导向贵宾，介绍企业历史及发

展，并一同观看企业宣传片或宣传册。（必需时需安排人员拍照）。

会议结束后，立即确定相关领导是否安排就餐。若需安排，第一

时间预定就餐包厢，准备就餐需用烟、酒。

接待结束后，若需要，企业宣传部第一时间将次新闻公布至企业

网站及微信公众账号。