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企业流程审批体系标准文件化指引流程建设模板

一、适用范围与应用背景

本指引适用于各类企业（含集团化公司、中小企业）的流程审批体系标准化建设，旨在解决企业中审批流程不清晰、权责不明确、文件格式不规范、跨部门协作效率低等问题。企业规模扩大和业务复杂度提升，标准化的流程审批体系可保证审批行为合规、高效，降低运营风险，同时为新员工快速上手提供操作依据，为企业数字化转型奠定基础。

二、流程建设分步骤操作说明

（一）前期准备与需求调研

操作目标：明确企业审批体系现状、核心需求及建设方向，为后续工作提供输入。

具体步骤：

组建专项小组：由企业管理部（或流程管理部）牵头，联合人力资源部、财务部、业务核心部门负责人及关键岗位员工（如XX、YY）组成专项小组，明确分工（如调研组、梳理组、编制组）。

开展现状调研：

访谈法：与各部门负责人、关键审批人（如ZZ、AA）及一线员工沟通，知晓现有审批流程痛点（如环节冗余、时限不明、审批依据缺失）。

问卷法：设计《审批流程现状调研问卷》，收集各部门常用审批流程（如费用报销、采购申请、人事变动等）的当前路径、涉及岗位、平均耗时等数据。

文档梳理：收集现有审批相关制度、表单、流程图（若有），分析其与实际操作的差异。

输出成果：《企业审批流程需求调研报告》，内容包括现状分析、核心需求清单（如“缩短采购审批时限至3个工作日”“明确费用报销附件要求”）、优先级排序及建设目标。

（二）流程梳理与节点确认

操作目标：基于调研结果，梳理企业核心审批流程，明确各流程的关键节点、责任主体及输入输出。

具体步骤：

识别核心流程：根据业务类型，将审批流程分为“通用类”（如请假、报销）、“业务类”（如采购、销售合同）、“专项类”（如预算调整、投资项目）等，优先梳理高频、高风流程（如大额费用支出、重要合同审批）。

绘制流程图：采用标准流程图符号（如开始/结束、审批节点、判断节点、文档输入/输出），绘制各流程的“现状流程图”和“未来流程图”，明确：

流程起点（如员工提交申请）和终点（如审批完成/归档）；

审核节点（如部门初审）、审批节点（如部门经理审批）、会签节点（如财务部、法务部会签）；

各节点的处理时限（如“部门初审：1个工作日内完成”）。

节点确认：组织专项小组、业务部门及审批人召开节点确认会，核对流程节点的必要性（如是否存在冗余审批）、责任主体（如“合同审批是否需法务部强制会签”）及时限要求的合理性，形成《流程节点确认表》。

（三）审批文件模板编制

操作目标：设计标准化审批文件模板，保证申请内容清晰、审批依据充分、附件规范。

具体步骤：

明确模板类型：根据流程类型，编制对应的审批文件模板，如：

通用类：《请假申请单》《费用报销单》；

业务类：《采购申请单》《销售合同审批单》；

专项类：《预算调整申请表》《投资项目立项审批表》。

设计模板要素：每个模板需包含以下核心要素：

基础信息：申请编号（自动）、申请人、申请部门、申请日期；

申请事项：清晰描述审批事由（如“采购办公用笔记本电脑10台，预算5万元”）；

审批流程：可视化展示审批节点（如“部门经理→财务→总经理”）；

附件清单：明确需提交的证明材料（如“费用报销需附发票、消费明细、审批单”）；

审批意见：各节点的审批意见栏（含“同意/驳回/补充说明”及签字栏）。

模板评审与优化：组织各部门评审模板的易用性、完整性，避免信息冗余或缺失，最终形成《企业审批文件模板库》（含模板使用说明）。

（四）权限体系与规则设定

操作目标：明确各审批节点的权限划分，避免审批权责交叉或真空，保证审批行为合规。

具体步骤：

设定权限原则：遵循“分级授权、权责对等、不相容岗位分离”原则，如：

金额分级：费用报销根据金额大小设定不同审批层级（如“≤5000元：部门经理审批；＞5000元：总经理审批”）；

岗位分离：申请人与审批人不得为同一人（如“员工报销需由部门经理审批，不得自行审批”）。

编制权限表：针对每个流程，制定《审批权限配置表》，明确：

审批节点（如“一级审核：部门经理”）；

权限类型（如“审核权”“审批权”“会签权”）；

适用条件（如“金额≤1万元”“涉及跨部门协作”）；

审批人（如“XX（部门经理）”“YY（财务总监）”）。

权限校验：通过信息化系统（如OA系统）设置权限校验规则，保证超权限审批无法提交（如“员工提交1.2万元报销申请，系统自动跳过部门经理，直达总经理审批”）。

（五）试运行与优化

操作目标：通过实际业务测试验证流程及文件的可行性，收集反馈并持续优化。

具体步骤：

选取试运行范围：选择2-3个典型流程（如费用报销、采购申请）及1-2个试点部门（如行政部、采购部）开展试运行，试运行周期建议为1-2个月。

收集运行反馈：通过试运行记录表、座谈会等形式，收集以下信息：

流程耗时是否符