企业信息管理与保护制度规范文档.docVIP

企业信息管理与保护制度规范文档

一、适用范围与背景

本制度规范适用于企业内部各类信息的全生命周期管理，涵盖信息采集、存储、传输、使用、销毁等环节，旨在保障企业信息的完整性、保密性和可用性，防范信息泄露、篡改或丢失风险。适用于企业全体员工、部门及外部合作方（如供应商、服务商）在企业活动中涉及的企业信息处理行为，保证信息管理符合法律法规要求及企业战略发展需要。

二、制度框架与核心原则

（一）信息分类分级管理

根据信息敏感程度及影响范围，将企业信息分为四类：

公开信息：可对外公开披露的信息（如企业简介、产品宣传资料、公开财报摘要）；

内部信息：仅限企业内部使用的信息（如内部管理制度、会议纪要、非核心业务数据）；

敏感信息：泄露可能对企业造成轻微损失的信息（如员工基本信息、非核心客户资料、未公开的项目计划）；

机密信息：泄露可能对企业造成重大损失或法律责任的信息（如核心技术参数、财务核心数据、重大战略决策、客户合同细节）。

（二）核心管理原则

合法合规：遵守《网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》等相关法律法规；

最小权限：员工仅能获取履行工作职责所必需的信息权限；

全程可控：信息处理各环节留痕，保证可追溯、可审计；

责任到人：明确信息采集、存储、使用等环节的责任主体。

三、操作流程详解

（一）信息采集与登记

采集授权：信息采集需经业务部门负责人*审批，明确采集目的、范围及方式，禁止超范围采集；

信息核验：采集外部信息（如客户资料、合作伙伴信息）时，需核验信息来源的真实性、合法性，避免采集虚假或侵权信息；

登记备案：采集完成后，填写《企业信息采集登记表》（见表1），提交信息安全管理部门*存档。

（二）信息存储与备份

存储规范：

公开信息：存储于企业指定公开服务器或文件系统，可设置只读权限；

内部信息：存储于内部办公系统，仅限企业内部IP地址访问；

敏感/机密信息：须加密存储（采用AES-256加密算法），存储于专用服务器或加密设备，访问需双因素认证（如密码+动态验证码）。

备份管理：

每日17:00自动备份当日新增信息，备份文件存储于异地灾备中心；

每月第一个周一进行全量备份备份，备份介质（如移动硬盘）由信息安全专员*专人保管，存放于带锁档案柜；

备份数据每季度进行一次恢复测试，保证备份数据可用性。

（三）信息传输与共享

传输安全：

禁止通过个人邮箱、社交软件（如QQ）传输敏感/机密信息；

传输敏感/机密信息时，须使用企业加密传输工具（如企业VPN+文件加密），并填写《信息传输审批单》（见表2），经部门负责人及信息安全管理部门双重审批；

外部共享信息（如向合作伙伴提供项目资料），需签订《信息共享保密协议》，明确信息使用范围、保密义务及违约责任。

接收验证：接收方收到信息后，需核对信息完整性（如文件哈希值）及发送方权限，确认无误后签收。

（四）信息使用与销毁

使用规范：

员工仅可在工作职责范围内使用信息，禁止将内部/敏感信息用于非工作用途（如个人研究、对外泄露）；

复制敏感/机密信息需填写《信息复制申请表》，经部门负责人*审批，复制后立即存储于加密设备，禁止在本地设备留存明文。

销毁管理：

超过保存期限的信息、无保存价值的信息或失效信息，由信息责任部门提出销毁申请，填写《信息销毁审批表》（见表3），经信息安全管理部门审核、分管领导*批准后执行；

销毁方式：纸质信息使用碎纸机交叉切割（颗粒尺寸≤2mm×2mm）；电子信息采用数据擦除软件（如DBAN）进行三次覆写，保证无法恢复；

销毁完成后，由信息安全专员*填写《信息销毁记录表》（见表4），注明销毁时间、方式、监销人及销毁人，存档保存不少于3年。

四、配套表单模板

表1：企业信息采集登记表

信息名称

信息类别（公开/内部/敏感/机密）

采集目的

信息来源

采集人*

采集日期

部门负责人*审批意见

例：2023年Q3销售数据

敏感

季度业绩分析

销售部系统导出

张*

2023-10-01

同意，按流程存储

表2：信息传输审批单

发送部门*

接收方（部门/外部单位）

信息名称及数量

信息类别

传输方式（加密/明文）

审批人*（部门负责人）

审批人*（信息安全部门）

审批日期

市场部

合作方A公司

项目方案V1.0（1份）

机密

企业加密传输工具

李*

王*

2023-10-05

表3：信息销毁审批表

信息责任部门*

信息名称及保存期限

销毁原因（超期/失效/无价值）

销毁方式（碎纸/擦除）

审批人*（信息安全部门）

分管领导*审批意见

审批日期

人力资源部

2022年离职员工档案（保存5年）

超保存期限

碎纸机交叉切割

赵*

同意，按流程销毁

2023-10-10

表4：信息销毁记录表

销毁日期

销毁信息名称

销毁数量

销毁方式

监销人*

销毁人*

存档编号

2023-10-12

202