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用印申请单

一、用印申请单的核心价值与管理意义

印章，作为企业法人意志的体现和权力的象征，其使用的规范性直接关系到企业的生存与发展。用印申请单作为印章使用的前置审批和记录工具，其核心价值主要体现在以下几个层面：

首先，风险控制的第一道防线。通过规范的申请和审批流程，可以有效防止越权用印、违规用印甚至滥用印章等行为的发生，从源头上杜绝因印章使用不当引发的合同纠纷、经济损失或法律诉讼。

其次，责任追溯的重要依据。用印申请单上记录的申请人、审批人、用印事由、用印文件等关键信息，构成了一个完整的责任链条。一旦发生问题，可迅速追溯到相关责任人及具体环节，为问题的核查与解决提供有力支持。

再次，内部管理的规范化体现。推行标准化的用印申请流程，是企业内部管理精细化、规范化的具体表现。它有助于形成清晰的工作指引，确保各部门在印章使用上遵循统一标准，提升整体运营效率。

最后，决策过程的合规性佐证。对于重要合同、协议或对外承诺等文件的用印，用印申请单及其附带的审批记录，能够证明该行为经过了必要的内部决策程序，符合企业治理结构的要求，增强了行为的合规性与严肃性。

二、用印申请单的构成要素详解

一份完整有效的用印申请单，应包含以下关键构成要素。这些要素的设置旨在确保信息的完整性、准确性和可追溯性。

1.申请部门/申请人：明确提出用印申请的具体部门及经办人员。

*填写要点：部门名称需规范全称，申请人应填写实际经办人姓名，并最好预留联系电话以便沟通。

2.申请日期：提交用印申请的具体日期。

*填写要点：务必填写真实、准确的申请日期，便于追溯和统计。

3.用印文件名称及编号（如有）：清晰列出所需加盖印章的文件全称。若文件已有编号（如合同编号、发文编号），也应一并填写。

*填写要点：文件名称需与实际文件完全一致，避免简称或模糊表述。编号应核对无误。

4.用印文件份数：明确所需加盖印章的文件正本、副本数量。

*填写要点：务必准确，避免浪费或后续补印的麻烦。

5.用印事由/文件摘要：简要说明用印文件的核心内容、用途及背景。

*填写要点：简明扼要，突出重点，使审批人能够快速了解用印的必要性和关联性。例如，“与某公司签订XX项目合作合同”、“发布关于XX事项的通知”等。

6.拟用印章种类：根据文件性质选择所需加盖的印章类型，如公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人章等。

*填写要点：根据企业印章管理制度及文件性质正确选择，可多选，但需逐一列明。

7.审批流程与签字栏：这是用印申请单的核心部分，需根据企业内部授权体系设置相应的审批环节。通常包括部门负责人审批、相关业务主管领导审批、法务部门审核（如涉及合同、重要法律文件）、财务部门审核（如涉及资金往来）、以及最终负责印章保管部门的审批等。

*填写要点：每个审批环节应有明确的审批人签字及审批日期。审批人需对文件内容的真实性、合规性及用印的必要性进行审核。

8.用印记录：由印章保管人在完成用印后填写，包括实际用印日期、用印人（保管人）签字。

*填写要点：此部分由印章管理员填写，确保记录与实际用印行为一致。

9.备注（可选）：用于填写其他需要说明的特殊情况或额外要求。

*填写要点：非必填项，仅在有特殊情况时填写，如“急件”、“需骑缝章”等。

三、用印申请与审批流程的规范管理

用印申请单的填写只是第一步，规范、高效的审批流程是确保印章安全使用的核心保障。企业应根据自身规模、组织架构和业务特点，制定清晰的用印审批权限和流程。

1.申请发起：申请人根据文件性质和用印需求，完整填写用印申请单，并附上待盖章文件的原件或清晰复印件（供审批人审阅）。

2.逐级审批：申请人将填写好的申请单及待印文件，按照企业规定的审批权限，依次提交给相关负责人审批。审批人应仔细审阅文件内容与申请事由是否相符，用印是否符合规定，在确认无误后签字批准。对于重大合同、对外担保、投融资等特殊事项的用印，审批层级应更为严格，可能需要更高管理层甚至决策机构的审批。

3.法务/合规审核：对于合同、协议、重要对外承诺等具有法律意义的文件，在提交最终审批前，应经过企业法务部门或指定合规人员的专业审核，以评估法律风险。

4.印章保管部门复核与用印：印章保管人员在接收经完整审批的用印申请单及待印文件后，应对申请单的审批完整性、文件与申请内容的一致性进行最终复核。确认无误后，按照申请要求在指定文件的指定位置规范用印，并在申请单上记录用印情况并签字。

5.文件领取与登记：用印完成后，申请人需在印章保管部门进行领用登记，确认文件已取走。

6.存档管理：用印申请单及相关审批文件（如必要）应作为企业重要档案资料，由印章保管部门或指定档案管理部门统一编号、分类、归