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物资采购计划编制与成本控制手册

前言

本手册旨在规范企业物资采购计划的编制流程，强化采购成本控制意识，通过标准化操作提升采购效率、降低采购成本，保证物资采购活动满足生产经营需求的同时实现资源优化配置。手册适用于企业各部门物资采购计划的编制、审核、执行及成本管控工作，相关岗位人员应严格遵照执行。

一、适用场景

本手册适用于以下与企业物资采购相关的场景：

年度/季度采购计划编制：根据企业年度生产经营目标、预算安排及库存状况，系统性规划未来一定周期内的物资采购需求。

项目专项采购计划：针对新建项目、技改项目、研发项目等专项任务，编制配套物资的采购计划，保证项目进度与物资供应同步。

月度/临时追加采购：因生产调整、紧急维修、临时任务等原因产生的月度常规采购或紧急采购需求，需按流程编制计划并控制成本。

供应商管理优化：结合采购计划执行情况，对供应商的供货能力、价格水平、服务质量进行评估，优化供应商结构。

成本分析与改进：定期对采购成本数据进行分析，识别成本控制薄弱环节，制定改进措施，持续降低采购支出。

二、物资采购计划编制流程与操作步骤

（一）需求收集与确认

需求发起

各需求部门（如生产部、设备部、行政部等）根据实际工作需要，填写《物资采购需求申请表》，明确物资名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、到货时间、用途等关键信息。

对于项目采购，需附项目立项批复文件及物资清单；对于紧急采购，需说明紧急原因及延迟交付的影响。

需求审核

需求部门负责人对申请表的合理性、必要性进行审核，重点确认数量是否与实际匹配、技术参数是否清晰、到货时间是否可行。

库管部门同步核对现有库存，避免重复采购（对于可复用物资，需注明库存数量及可用状态）。

审核通过后，需求部门将《物资采购需求申请表》提交至采购部。

需求汇总与分类

采购部收集各部门需求申请表，按物资类别（如原材料、备品备件、办公用品、设备等）、采购优先级（紧急/常规/长期）进行分类汇总。

与需求部门沟通确认模糊需求，保证信息准确无误，避免因需求不明确导致采购偏差。

（二）采购计划编制

信息收集与分析

收集历史采购数据（近1-3年同类物资的价格、采购周期、供应商表现）、市场价格动态（通过行业网站、市场调研、供应商报价等）、库存周转率、预算指标等信息。

分析生产计划、项目进度与物资需求的关联性，保证采购计划与生产经营节奏匹配。

计划草拟

采购专员根据汇总需求及分析结果，草拟《物资采购计划汇总表》，内容包括：物资名称、规格型号、单位、需求数量、计划单价、计划总价、供应商建议、到货时间、预算科目等。

对于单价较高或批量较大的物资，需附《成本估算分析表》，说明价格构成（如原材料成本、加工费、运费等）及定价依据。

计划平衡与调整

采购部联合财务部、需求部门对计划进行平衡：

财务部审核计划是否符合年度/季度预算总额，超预算部分需说明原因并提交审批；

需求部门确认到货时间是否满足工作进度，数量是否合理；

采购部根据反馈调整计划，优先保障核心生产及紧急需求，优化采购批次（如将小批量需求合并为批量采购以降低成本）。

（三）计划审核与审批

分级审核

采购部负责人对计划的完整性、合规性、经济性进行初审，重点审核需求真实性、价格合理性、供应商选择的适宜性。

财务部审核预算匹配度及成本控制措施。

对于金额较大（如超过10万元）或战略物资采购，需提交企业分管领导/总经理审批。

审批反馈

审核通过后，采购部将最终版《物资采购计划汇总表》分发至需求部门、财务部、库管部等相关部门，作为后续采购执行的依据。

审核未通过的，采购部需根据反馈意见修改计划，重新履行审批流程。

（四）采购执行与成本控制

供应商选择与价格控制

根据采购计划，通过招标、询价、比价、单一来源采购等方式确定供应商（优先选择合作良好、价格合理、质量稳定的合格供应商）。

对于批量物资，需至少获取3家供应商报价，填写《供应商比价记录表》，对比价格、质量、交期、服务等指标，选择最优方案。

与供应商签订采购合同，明确价格、质量标准、交货时间、付款方式、违约责任等条款，避免后续纠纷。

订单下达与跟踪

采购部根据审批后的计划及合同，向供应商下达《采购订单》，同步跟踪生产进度、物流运输情况，保证按时到货。

到货后，需求部门、库管部、质检部共同验收，核对物资数量、质量、规格是否与订单一致，填写《物资验收单》，不合格物资及时退换。

成本动态监控

采购专员实时记录采购实际支出（含物资价格、运费、税费等），与计划成本对比，分析差异原因（如市场价格波动、数量偏差、供应商违约等）。

对于成本超支情况（如超计划金额5%以上），需及时向采购部负责人汇报，说明原因并制定控制措施（如协商降价、调整采购批次等）。

（五）计划执行反馈与优化

数据统计与分析

每月/季度末，采购部汇总采购计划执行情况，包括完成