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公司采购管理制度及流程

一、总则

为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物资及服务的质量，防范采购过程中的各类风险，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度及流程。本制度适用于公司所有生产性、非生产性物资的采购以及各类服务的外包，旨在通过系统化、规范化的管理，实现采购活动的公开、公平、公正与效益最大化。

二、采购管理制度

（一）采购管理的基本原则

1.需求导向原则：采购活动应严格依据经审批的实际需求进行，避免盲目采购和资源浪费。

2.性价比最优原则：在满足质量、交期等前提下，通过充分的市场调研和比价，追求成本与效益的最佳平衡。

3.公开透明原则：采购过程应尽可能公开化，引入适当的竞争机制，确保采购行为的透明度和公正性。

4.合规诚信原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规定，与供应商建立并维护诚信合作关系，杜绝商业贿赂及其他不正当行为。

5.集中采购与分散采购相结合原则：对于通用性强、采购量大的物资或服务，推行集中采购以获取规模优势；对于特殊、紧急或小额的采购，可在授权范围内实行分散采购。

（二）组织与职责

1.采购部门：作为公司采购工作的归口管理部门，负责采购制度的制定与修订、采购计划的汇总与执行、供应商的开发与管理、采购合同的洽谈与签订、采购过程的组织与实施、采购成本的控制以及采购档案的管理。

2.需求部门：根据实际业务需要，提出采购需求，明确物资或服务的规格、型号、数量、质量要求、预计单价、需求日期等，并对需求的真实性、合理性负责。参与相关采购物资的验收工作。

3.财务部门：负责采购预算的审核与控制，采购款项的审核与支付，参与大宗采购的比价议价，对采购活动的财务合规性进行监督。

4.法务部门（或指定人员）：负责对采购合同的合法性、合规性进行审核，提供法律支持，协助处理采购过程中的法律纠纷。

5.仓库部门：负责采购物资的入库验收、保管与发放，并建立相应的库存台账。

6.审计部门（如设有）：负责对采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购成本的真实性与效益性进行监督与审计。

（三）采购行为规范

1.采购计划与审批：所有采购均需纳入采购计划管理。需求部门提交采购申请，经其部门负责人审批后，报采购部门汇总。采购部门根据公司资金状况及整体运营需求，编制采购计划，按审批权限逐级报批。

2.供应商管理：建立健全供应商准入、评估、分级及淘汰机制。通过实地考察、资质审核、历史业绩评估等方式选择合格供应商，建立供应商信息库。定期对供应商的履约能力、产品质量、价格水平、服务态度等进行综合评价。

3.采购方式选择：根据采购物资的特性、金额大小及市场情况，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。不同采购方式应明确其适用条件和操作流程。

4.合同管理：采购金额达到规定标准的，必须签订书面采购合同。合同内容应包括标的物、数量、质量标准、价格、交付方式、交付期限、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等关键条款。合同签订前须履行必要的审核程序。

5.价格控制：采购人员应通过市场调研、多方询价、比价、议价等方式，充分了解市场行情，努力获取最优惠的采购价格。对于大额或重要物资的采购，应组织至少三家及以上供应商进行比价。

6.禁止行为：严禁采购人员利用职务之便收受供应商回扣、礼品或其他不正当利益；严禁与供应商串通，损害公司利益；严禁采购质次价高的物资。

（四）采购监督与责任追究

公司鼓励员工对采购过程中的违规行为进行举报。对于严格遵守采购制度、为公司节约成本做出显著贡献的人员，公司将给予适当奖励。对于违反本制度规定，造成公司经济损失或不良影响的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；涉嫌违法的，移交司法机关处理。

（五）附则

本制度由公司采购部门负责解释。各部门可根据本制度，结合自身实际情况制定相应的实施细则。本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

三、公司采购管理流程

（一）需求提出与审批

1.需求申请：需求部门根据业务发展或日常运营需要，填写《采购申请表》，详细列明采购物品或服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量要求、预估单价、总金额、需求日期及其他特殊要求。

2.部门审核：需求部门负责人对本部门提交的《采购申请表》的真实性、必要性及合理性进行审核签字。

3.逐级审批：审核通过的《采购申请表》按公司规定的审批权限，提交给相关领导审批。对于大额或重大采购项目，可能需要经过更高层级的审批。

（二）采购计划制定

1.需求汇总：采购部门对各需求部门提交的、已获批准的《采购申请表》进行汇总整理。

2.制定计划：采购部门根据汇总的需求、库存情况（如适用）、公司资