采购流程合规性审查标准化表格.docVIP

采购流程合规性审查标准化工具说明

一、适用场景与价值定位

本工具适用于企业各类采购活动的合规性审查，涵盖日常采购、项目采购、紧急采购等多种场景。具体包括：新供应商引入前的资质合规核查、大额采购（如单笔超过*万元）的全流程合规把关、跨部门协作采购的责任边界确认，以及年度/季度采购专项审计中的标准化审查。通过统一审查标准，可减少人为判断偏差，保证采购活动符合《_________采购法》《企业内部控制基本规范》等法规要求，同时降低采购风险、提升采购效率，为企业决策提供合规支撑。

二、审查流程与操作步骤

第一步：明确审查依据与范围

操作内容：

根据采购类型（如货物类、服务类、工程类），确定适用的法律法规（如《招标投标法》）、企业内部制度（如《采购管理办法》《供应商管理规范》）及合同模板；

界定审查范围，包含采购需求提出、供应商选择、合同签订、履约验收、资金支付等全流程节点，或针对特定环节（如招标文件、评标过程）进行专项审查。

责任主体：采购部牵头，法务部、财务部协同确认。

第二步：收集整理审查材料

操作内容：

采购方向审查组提交完整材料包，包括但不限于：采购需求审批单、供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、业绩证明等）、采购方式审批表（如公开招标、竞争性谈判的审批记录）、招标文件/谈判文件、投标文件、评标报告、合同文本、验收报告、付款凭证等；

材料需分类整理并标注版本号，保证关键文件（如签字盖章页）清晰可辨。

责任主体：采购专员负责材料准备，采购经理审核完整性。

第三步：逐项开展合规性审查

操作内容：

采购需求合规性：审查需求是否与业务目标匹配，是否存在倾向性/排他性条款（如“特定品牌”“独家代理”等），是否经过需求部门负责人及分管领导审批；

供应商资质合规性：核对供应商营业执照、经营范围与采购内容是否一致，资质证书是否在有效期内，是否存在失信行为（如列入经营异常名录、严重违法失信企业名单）；

采购方式合规性：审查采购方式选择是否符合企业规定（如达到*万元以上必须公开招标），特殊采购方式（如单一来源采购）是否履行了专家论证或上级审批；

招标/谈判过程合规性：检查招标文件是否设置不合理条件，评标专家是否从专家库随机抽取且与投标人无利害关系，评标过程是否记录完整、签字确认；

合同条款合规性：核对合同主体与供应商是否一致，付款条件、违约责任、知识产权条款等是否符合企业制度，法务部是否出具审核意见；

履约与验收合规性：审查验收是否由需求部门、采购部、使用部门共同参与，验收标准与合同约定是否一致，验收报告是否有三方签字；

资金支付合规性：核对付款凭证与合同、验收报告是否一致，发票类型与采购内容是否匹配，是否经过财务部复核。

责任主体：审查组（采购部、法务部、财务部）按职责分工审查，记录问题点并标注风险等级（高/中/低）。

第四步：反馈问题与推动整改

操作内容：

审查组向采购方出具《合规性审查问题清单》，明确问题描述、违反条款、整改建议及整改期限；

采购方针对问题制定整改方案（如补充资质文件、重新组织招标、修改合同条款），并在期限内反馈整改结果；

审查组对整改结果进行复核，确认问题关闭后方可进入下一环节。

责任主体：审查组负责问题跟踪，采购方负责整改落实，采购部负责人监督整改进度。

第五步：出具审查结论与归档

操作内容：

审查组根据审查结果及整改情况，出具《采购流程合规性审查报告》，结论分为“合规”“基本合规（需整改）”“不合规”三类；

“基本合规”项目需完成整改并经复核通过后，方可视为最终合规；“不合规”项目需暂停采购流程，重新启动并符合要求后方可继续；

将审查材料（含问题清单、整改报告、审查报告）整理归档，保存期限不少于*年，保证可追溯。

责任主体：审查组组长出具报告，采购部负责档案管理。

三、采购流程合规性审查标准化表单

采购项目基本信息

项目名称

项目编号

采购类型

□货物类□服务类□工程类

采购方式

采购预算

实际采购金额

需求部门

采购负责人

供应商名称

联系人及电话

审查模块

审查内容

是否符合（√/×）

问题描述（×时填写）

整改要求

整改责任人

整改期限

一、采购需求合规

1.需求是否经需求部门负责人审批？2.是否存在倾向性/排他性条款？3.需求描述是否清晰、无歧义？

*某

年月*日

二、供应商资质合规

1.营业执照、经营范围与采购内容一致？2.相关行业许可证（如需）在有效期内？3.无失信记录？

*某

年月*日

三、采购方式合规

1.采购方式选择符合企业规定？2.特殊方式履行审批/论证程序？

*某

年月*日

四、招标/谈判过程合规

1.招标文件/谈判文件经法务审核？2.评标专家抽取合规、无利害关系？3.评标记录完整、签字齐全？

*某

年月*日

五、合同条款合规

1.合同主体与供应商一致？2.付款