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企业采购申请与审批工具集

一、适用场景与业务范围

本工具集适用于企业内部各类采购需求的申请与审批管理，覆盖以下典型场景：

日常办公物资采购：如文具、耗材、办公设备等常规物资的补充采购；

固定资产采购：如电脑、打印机、生产设备等价值较高、使用周期长的资产购置；

项目专项采购：如研发项目所需的原材料、实验设备，或市场活动宣传物料等；

服务类采购：如咨询、培训、维修等服务的引入。

涉及部门包括各业务部门、行政部、财务部、资产管理部及管理层，保证采购需求规范、流程透明、成本可控。

二、全流程操作指引

（一）采购申请发起

登录系统：申请人通过企业内部管理系统（如OA系统）进入“采购申请”模块；

选择采购类型：根据需求勾选“日常办公物资”“固定资产”“项目专项采购”或“服务类采购”，系统自动匹配对应表单模板；

填写基础信息：依次输入申请部门、申请人姓名（*）、联系方式（内部分机号）、申请日期、期望到货日期（如为服务类采购则填写服务开始日期）；

填写采购明细：逐项添加采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价（含税）、总价，并详细说明采购用途（如“替换部门故障打印机”“研发项目A所需实验材料”）；

附件：根据要求支撑材料，如固定资产采购需提供3家供应商报价单，项目专项采购需附项目立项批文，服务类采购需提供服务需求说明书；

提交申请：检查信息无误后“提交”，系统自动申请编号（如CG-2024-001），并流转至部门负责人审批。

（二）部门审批

审批人接收：部门负责人（*）在系统待办列表中查看采购申请，核对明细与附件的完整性；

审批处理：

若信息完整、符合部门预算，“同意”，系统流转至下一审批节点（如行政部或资产管理部审核）；

若信息有误或需补充说明，“驳回”，填写驳回理由（如“规格型号不明确，需补充技术参数”），申请退回申请人修改；

特殊需求审批：若采购金额超部门权限（如单笔超5000元），需在审批意见中注明“提请上级审批”，系统自动流转至分管领导（*）。

（三）专业审核（行政部/资产管理部/财务部）

行政部/资产管理部审核（根据采购类型触发）：

审核采购必要性：如办公物资是否为急需、固定资产是否在闲置设备可调配范围内；

审核规格参数：对照《企业物资采购标准目录》，确认规格型号是否符合要求（如电脑CPU、内存配置标准）；

审核供应商选择：若为日常采购，确认是否在合格供应商库内；若为新供应商，需审核其资质文件（营业执照、相关许可证）。

财务部审核：

审核预算匹配度：对照部门年度预算，确认采购项目是否有预算额度，超预算部分需说明资金来源；

审核价格合理性：对比历史采购价格或市场均价，判断预估单价是否合理（如单价偏离超20%，需要求申请人补充说明）。

（四）管理层审批

审批层级：根据采购金额确定审批人（如5000元以下由部门负责人审批，5000-20000元由分管领导审批，20000元以上由总经理（*）审批）；

审批重点：审核采购项目的战略匹配性（如是否符合年度工作计划）、成本效益及合规性；

结果反馈：审批通过后，系统自动《采购审批单》，同步至采购执行部门；审批驳回的，由采购执行部门通知申请人并说明原因。

（五）采购执行与结果反馈

采购执行：采购部门（如行政部或采购部）根据审批通过的申请，联系供应商下单、签订合同（单笔超10000元需签订书面合同），并跟踪物流/服务进度；

到货验收：申请人及相关部门（如资产管理部）按采购要求验收物品/服务，在系统中填写《验收确认单》，注明“合格”或“不合格”（不合格需说明原因并启动退换货流程）；

结果反馈：采购部门在系统中更新采购状态（“已完成”“进行中”“已终止”），并通过消息提醒申请人查看结果。

三、标准化申请表模板

企业采购申请表

申请信息

内容

申请编号

（系统自动）

申请部门

申请人

*

内部分机号

申请日期

年月日

期望到货/服务日期

年月日

采购明细

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

总价（元）

用途说明

1

2

合计金额（大写）

小写：

附件清单

□供应商报价单（≥3家）□项目立项批文□服务需求说明书□其他：________

审批流程

申请人→部门负责人（）→行政部/资产管理部→财务部→分管领导（）→总经理（*）

审批意见|部门负责人：日期：行政/资产部：日期：财务部：日期：分管领导：日期：总经理：日期：|

四、关键操作提示与风险规避

信息填写规范：物品名称需准确（如“A4复印纸”而非“纸张”），规格型号避免模糊表述（如“高功能电脑”需明确“i5处理器、16G内存、512G固态硬盘”），数量预估需合理（避免过多囤积或频繁申领）；

附件要求：固定资产采购必须提供3家供应商报价单（加盖公章扫描件），项目专项采购需附项目编号及立