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【自查报告】合同管理自查报告

根据公司年度内控管理要求，本次合同管理自查工作覆盖2022年1月至2023年6月期间签订的各类合同，涉及采购、销售、服务、工程等四大类共计326份合同，通过查阅档案资料、系统数据比对、现场访谈核实等方式，重点核查合同管理全流程的合规性、规范性及风险控制情况。现将自查情况报告如下：

合同管理制度体系建设方面，公司已建立《合同管理办法》《合同审批权限指引》《标准合同文本使用规范》等12项制度文件，形成覆盖合同起草、审核、签订、履行、归档等全生命周期的管理框架。但在实际执行中发现制度更新存在滞后性，如2023年新修订的《民法典》中关于保证合同的规定未及时纳入合同审查要点，导致3份设备采购合同仍沿用旧版担保条款。此外，各业务部门存在制度理解偏差，市场部在签订技术服务合同时，未严格执行重大合同法律审查前置规定，2份金额超500万元的合同未经法务部审核即进入审批流程。

合同审批流程执行情况显示，326份合同中298份通过OA系统完成审批，线上审批率达91.4%。但审批环节存在三个突出问题：一是部分审批节点流于形式，抽查发现15份合同的财务审核意见仅标注已阅，未针对付款周期、税务条款等提出实质性审核意见；二是紧急合同审批存在程序简化现象，23份标注加急的合同平均审批时长压缩至正常流程的40%，其中7份合同跳过了法务部合规审查；三是审批权限设置与实际业务存在脱节，随着子公司业务拓展，现行《合同审批权限指引》中单笔合同超1000万元需总经理审批的条款，导致2023年第一季度有12份子公司合同因等待审批耽误了最佳签约时机。

合同文本管理方面，公司已制定18类标准合同模板，但实际使用率仅为67%。非标合同主要集中在创新业务领域，如新能源项目合作协议、跨境技术许可合同等。非标合同起草存在三个风险点：一是合同要素不完整，8份广告服务合同未明确知识产权归属，6份软件开发合同缺失验收标准条款；二是权利义务约定不对等，12份采购合同中违约责任条款仅约束乙方（供应商），未设置甲方（公司）违约条款；三是争议解决方式选择不科学，3份涉外合同约定由国内仲裁机构管辖，与合同履行地法律冲突。标准模板使用中也发现问题，2022版《销售合同》模板未更新增值税税率调整内容，导致15份合同仍按16%税率签订，实际执行时需签订补充协议调整。

合同相对方管理环节，公司建立了供应商黑名单制度，但准入审查存在漏洞。通过比对工商信息系统发现，5家合作方在签约时已存在经营异常记录，其中2家处于股权冻结状态。客户信用评估机制执行不到位，对32家新客户的信用评级仅依赖财务报表，未进行实地走访或第三方征信调查，导致2023年第二季度出现1起客户拖欠货款事件，涉及金额86万元。此外，客户档案动态更新不及时，18家客户的联系方式、法定代表人变更后未同步更新至合同管理系统，影响履约沟通效率。

合同履行跟踪方面，建立了三色预警机制（绿色正常、黄色预警、红色违约），但预警信号响应滞后。2023年有12份合同触发黄色预警（逾期付款或交付），平均响应时间达5个工作日，其中3份演变为红色违约状态。合同台账管理存在数据不一致问题，财务部门的应付账款台账与法务部门的合同履约台账存在23笔金额差异，最大差异额达127万元，经核查系补充协议未及时录入系统导致。履约证据保存不完整，15份工程合同缺少阶段性验收单，8份服务合同未留存服务过程确认记录，增加了潜在纠纷风险。

合同档案管理已实现电子化存档，但存在重存储轻管理现象。电子档案命名不规范，采用合同+日期简单命名的占比达43%，不利于检索；扫描件清晰度不足，28份合同关键页存在字迹模糊问题；档案借阅登记不完整，12次跨部门借阅未记录归还时间。纸质档案保管存在安全隐患，3个部门的合同档案柜未设置温湿度控制，部分2022年以前的合同出现纸张泛黄现象。

合同纠纷处理方面，2022年以来共发生合同纠纷6起，涉案金额合计320万元。其中4起通过协商解决，2起进入诉讼程序。纠纷原因分析显示：3起源于合同条款约定不明（如质量标准模糊），2起因对方履约能力下降，1起属于恶意违约。纠纷处理暴露出两个问题：一是证据收集不及时，1起设备采购合同纠纷中，因未保存安装调试记录，导致诉讼中举证困难；二是外部律师选聘流程过长，从纠纷发生到确定代理律师平均耗时21天，影响纠纷处置时效。

针对上述问题，已制定整改措施：一是修订《合同管理办法》，新增民法典合规条款审查清单，完善紧急合同审批绿色通道程序，明确子公司合同审批权限下放标准；二是优化合同审批系统，设置财务审核强制填写项，开发法务审查智能提示功能，将非标合同起草纳入法务部前置指导范围；三是建立合同相对方动态管理机制，对接第三方征信平台，每季度更新客户信用评级，对黑名单企业实施业务准入一票否决；四是升级合同履行跟踪系统，