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学员退费管理制度

总则

为维护学员的合法权益，规范退费管理流程，结合本培训机构的实际情况，特制定本学员退费管理制度。本制度适用于在本培训机构报名参加各类课程学习的所有学员。退费管理工作应遵循合法合规、公平公正、及时高效的原则，保障学员与培训机构双方的利益。

退费范围界定

1.课程质量未达标

若教师教学水平严重不足，未能按照教学计划完成教学内容，或者教学方法不当，导致多数学生反映无法有效掌握知识和技能，经教学管理部门核实后，学员可申请退费。例如，教师在讲解专业课程时，频繁出现知识错误，且对学员的疑问不能给予正确解答，影响了正常的教学进度和效果。

教学设施设备存在严重问题，如教室的投影仪频繁故障，影响教学演示；电脑机房的设备老化，无法满足课程软件的运行需求，导致学员无法正常进行实践操作，经多次维修仍无法解决，学员有权提出退费申请。

2.学员自身特殊情况

因学员突发重大疾病，提供县级以上医院出具的诊断证明和病历，证明其身体状况无法继续参加课程学习，可申请退费。如学员在学习期间被诊断患有严重的心脏病，需要长期住院治疗和休养。

学员因工作调动到外地，且新工作地点与培训机构距离过远，无法继续参加课程，提供工作单位出具的工作调动证明，可办理退费。例如，学员被公司派往国外分支机构工作。

学员直系亲属出现重大变故，如遭遇重大疾病或意外事故，学员需要全身心照顾，无法继续学业，提供相关证明材料后可申请退费。

3.不可抗力因素

因自然灾害、政府政策调整等不可抗力因素，导致培训机构无法按照原计划开展教学活动。如因当地政府城市规划，要求培训机构所在场地进行拆迁，且无法及时找到合适的新场地继续教学，学员可申请退费。

退费申请时间规定

1.开课前期

如果学员在课程正式开课前提出退费申请，应在报名缴费后的[X]个工作日内提出。在该时间段内提出申请的，培训机构将全额退还学员所缴纳的课程费用，包括学费、教材费等各项费用。

例如，学员在1月1日缴纳课程费用，课程计划于2月1日开课，若学员在1月10日前提出退费申请，符合开课前期退费时间要求，可获得全额退费。

2.开课中期

在课程已经开始，但尚未完成总课程时长的[X]%时，学员提出退费申请，应在发现问题后的[X]个工作日内提出。在满足退费条件的情况下，培训机构将按照已完成课程的比例扣除相应费用后，退还剩余费用。剩余费用的计算公式为：应退费用=总费用×（1已完成课程时长/总课程时长）。

例如，某课程总时长为100小时，总费用为5000元，学员在完成30小时课程后提出退费申请，且符合退费条件，则应退费用=5000×（130/100）=3500元。

3.开课后期

当课程完成总时长的[X]%以上时，原则上不再办理退费。但如果存在课程质量严重不达标等特殊情况，学员在发现问题后的[X]个工作日内提出退费申请，经培训机构审核同意后，可根据实际情况退还部分费用。退还比例将根据具体情况进行评估，一般不超过总费用的[X]%。

退费申请流程

1.提交申请材料

学员需填写《学员退费申请表》，详细说明退费原因、缴费金额、缴费方式等信息，并签字确认。同时，根据退费原因提供相应的证明材料：

因课程质量问题退费，需提供教学情况反馈（如学习笔记、作业完成情况、同学证明等）。例如，学员将教师在课堂上讲解错误的知识点记录下来，并附上自己对作业解答的疑问点。

因自身特殊情况退费，提供相关的证明文件，如医院诊断证明、工作调动证明、亲属重大变故证明等原件及复印件。

因不可抗力因素退费，提供相关的政府文件、新闻报道等证明材料。

2.受理与审核

学员将填写完整的《学员退费申请表》及证明材料一并提交给培训机构的客服部门或前台工作人员。工作人员在收到申请材料后的[X]个工作日内进行初步审核，检查申请材料是否齐全、退费原因是否合理。

对于申请材料不齐全的，工作人员应及时联系学员补充材料。初审通过后，将申请材料转交给教学管理部门、财务部门等相关部门进行联合审核。教学管理部门主要审核退费原因中涉及教学方面的内容，财务部门核实缴费情况和退费金额的计算。审核时间一般不超过[X]个工作日。

3.审核结果通知

审核结束后，培训机构将在[X]个工作日内通过电话、短信或电子邮件等方式将审核结果通知学员。如果审核通过，告知学员退费的具体金额和退费方式；如果审核不通过，说明不通过的原因。

例如，若因学员提供的医院诊断证明不符合要求导致审核不通过，应明确告知学员需要重新提供符合规定的证明材料。

4.退费办理

对于审核通过的退费申请，培训机构在审核结果通知学员后的[X]个工作日内办理退费手续。退费方式将按照学员当初的缴费方式进行退还：

若学员通过银行转账缴费，培训机构将退费金额直接转账至学员缴费时使用的银行账户，并提供转账凭证。

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